‘Externe inhuur is geen zwaktebod’

Gemeentesecretaris Arjan van Gils leidt de grootste reorganisatie ooit van de gemeente Amsterdam. Tegelijk met de decentralisaties gaan het bestuurlijk stelsel, de ict en de huisvesting op de schop en moet de gemeente 120 miljoen euro besparen. Deadline: 1 januari 2015.

Welk probleem is opgelost als de grootste reorganisatie uit de geschiedenis van Amsterdam is afgerond?
‘Er waren voortdurend deelaanpassingen en optimalisaties. Ik vergelijk het met een oud huis waar je steeds iets aan moet repareren. Er komt een moment voor een fundamentelere aanpak. Dat is wat nu gebeurt. Daarmee wordt de reorganisatie groter, maar tegelijkertijd zitten er onderdelen in die anders in zeventien reorganisaties hadden gezeten. Deze reorganisatie omvat een aanpassing van het bestuurlijk stelsel, een bezuiniging van 120 miljoen en het herinrichten van het fysieke domein. Daarbij krijgen we in het sociale domein drie wezenlijk verschillende decentralisaties. Die vier onderdelen, plus de vorming van één gezamenlijke Amsterdamse organisatie op één fundering, zitten allemaal in deze reorganisatie. Dat maakt de operatie groot, ingewikkeld, maar ook doordacht. De organisatie wordt robuuster in de fundering, in ict, financiën, p&o en met flexibele ambtenaren. Dan kun je weer een tijdje vooruit.’

Verliep het proces naar de nieuwe organisatie naar wens?
‘Je ziet twee bewegingen: van de een had het sneller gemogen, want langer betekent ook langer onzekerheid. De ander vindt de massieve uitwerking goed. Uiteindelijk hebben honderden mensen meegedacht en -gepraat. De organisatie heeft zich dus tijdens de rit al gevormd, we hebben de boel niet in één keer omgeklapt. Geen cold turkey. Dit is duurder, want de programmaorganisatie duurt langer. Doordat we in die tijd strak blijven sturen op natuurlijk verloop zorgt dat voor minder boventalligheid. Sociale effecten voor ambtenaren worden een stuk overzichtelijker en onzekerheid en terughoudendheid minder. Dat helpt.’

Kwam u voor verrassingen te staan? Bijvoorbeeld toen u de vertrouwelijke Gateway Review met alle risico’s in februari onder ogen kwam?
‘De Gateway was niet verrassend. We hadden hem juist ingezet om van het ontwerp van de organisatie over te gaan op de uitvoering. Het was een scherprechter. Dat zo’n Gateway dan zegt dat je op een aantal dingen moet letten is niet zo raar.’

U moest meteen maatregelen nemen op regie & control, transitiemanagement en communicatie.
‘Ja, maar daar vraag je om. Wij zijn opdrachtgever. Wat is nodig om te doen? Als je alles al weet, is dat fijn om te horen, maar ik wil het scherp houden. Zijn er blinde vlekken? Inmiddels is al veel gebeurd. Met die Gateway kun je strak spiegelen en dat deel je met het college. Sinds de Noord-Zuidlijn is dit gemeengoed in Amsterdam. Even vooraf advocaat van de duivel spelen met experts van binnen en buiten. Zien we niks over het hoofd? Is de balans goed, zijn randvoorwaarden goed ingevuld? Dan kun je nog ingrijpen. Dat doen we professioneel.’

U neemt de meeste voorwaarden en adviezen van de COR over, maar sluit gedwongen ontslagen niet uit.
‘We hebben een goed sociaal plan. Daarom kan ik gedwongen ontslagen niet uitsluiten. Die overeenkomst met de vakbonden hebben we al jaren en dat werkt goed. In al die recente reorganisaties hadden we misschien twee of drie handen vol aan gedwongen ontslagen en dat was na het traject van meer dan twee jaar. Dat is op het totaal bijna verwaarloosbaar. In die gevallen speelt bijna altijd iets bijzonders: de competentie van de medewerker, verstoorde verhoudingen. Met het huidige natuurlijke verloop is er voldoende ruimte. We hebben extra maatregelen genomen, flankerend beleid. We faciliteren mensen die vrijwillig weggaan en verbeterden het mobiliteitscentrum voor om- en bijscholing. Het is dan mijn eer te na terug te vallen op gedwongen ontslagen. Formeel zeggen we: we sluiten het niet uit. Het is ook niet voor niks, want anders gaan mensen achterover leunen en dat is niet goed voor mensen en de organisatie.’

Wat betekent het afgesproken protocol externe inhuur? Tweederde van de gemeenten doet aan externe inhuur voor de decentralisaties, bleek uit een enquête van Nieuwsuur. Amsterdam besteedde aan externe inhuur 3,6 miljoen euro in 2013 en 2014.
‘Ja, daar moest ik wel een beetje om lachen. Oldenzaal besteedde ook een miljoen. Die absolute getallen zeggen niks. Anderzijds, als je die operatie mogelijk wil maken, huur je daar mensen voor in. Het hoort bij bijzondere gevallen. Tijdelijke experts voor tijdelijke klussen. Wij, grote steden, leunen niet op externen. Zij komen ons helpen. Externe inhuur is geen zwaktebod. Het is logisch experts naar je toe te halen voor zaken die je niet eerder deed, zodat je het goed doet, bijvoorbeeld met de decentralisaties. Je moet ze natuurlijk wel strategisch inzetten.’

Is er een maximum afgesproken?
‘We hebben in het protocol argumenten en afwegingscriteria gemaakt. Is het werk naar zijn aard tijdelijk? Is het een bijzonder expertise? Je hebt bij pieken een flexibele schil nodig bij gladheidbestrijding of evenementen. Tegelijkertijd willen we niet dat het bestaande personeel de deur uitwandelt: mensen in verbinding met de Amsterdammers, die aanspreekbaar zijn en bepaalde kennis hebben.’

Lees het hele interview met Arjan van Gils over de reorganisatie in Amsterdam en de cultuurverschillen tussen Amsterdam en Rotterdam in Binnenlands Bestuur nr. 19 van deze week.