Den Haag is aktes en publicaties kwijt

De gemeente Den Haag is ernstig in verlegenheid gebracht door 533 abusievelijk niet-gepubliceerde gemeentelijke bekendmakingen en twee vermiste dozen van de burgerlijke stand. Wethouder Ingrid van Engelshoven spreekt van een ernstige tekortkoming, biedt ruiterlijk excuses aan en neemt direct maatregelen.

Buitengewoon wrang
‘Dit is buitengewoon wrang en had nooit mogen gebeuren’, aldus Louis Hueber, woordvoerder van wethouder Van Engelshoven. Tussen maart 2012 en maart 2013 werden door een technisch mankement 533 gemeentelijke bekendmakingen niet in het digitale systeem geladen. ‘Om 13.00 uur deed de inlaadcomputer een back-up en kwamen berichten die dan werden ingevoerd niet door. De oplossing is dat we de back-up hebben verschoven naar 5 uur ’s nachts. Op dat moment voeren ambtenaren niets in.’

Eerdere signalen waren incidenten
In de periode van maart tot en met december 2012 kreeg de gemeente acht keer signalen dat er iets mis was gegaan. ‘Maar dat vonden we losstaande incidenten. Vanaf januari werden deze incidenten manifest, er ontstond een patroon. Toen zijn we ermee aan de slag gegaan.’ De fout is extra wrang omdat de gemeente juist sinds vorig voorjaar was overgestapt op alleen digitale gemeentelijke bekendmakingen. ‘Dat is buitengewoon wrang. De wethouder biedt ook ruiterlijk excuses aan aan alle Hagenaars. Dit had niet fout mogen gaan. Even om alles in proportie te zien: in totaal waren er in deze periode 12147 bekendmakingen. Dat laat onverlet dat elke keer dat het misging dit niet had mogen gebeuren.’

Geen zinnig woord over schadeclaims
Den Haag publiceerde de gemeentelijke bekendmakingen sinds vorig voorjaar niet meer in het plaatselijke blad De Posthoorn, maar nog wel in een papieren versie in bibliotheken en in de stadskantoren. Of de bewuste bekendmakingen daar wel in stonden weet Hueber niet zeker. Het zou wellicht uit kunnen maken als mensen schadeclaims gaan indienen, omdat ze geen bezwaar hebben kunnen maken tegen verleende vergunningen. Ze wisten er immers niet van. ‘We kunnen geen zinnig woord zeggen over eventuele schadeclaims. Het gaat natuurlijk niet om hele grote dossiers, maar om nachtontheffingen, evenementen-, bouw- en kapvergunningen. Dat kan inderdaad gevoelig liggen, maar we hebben hierover geen verontrustende telefoontjes gehad.’

Twee vermiste dozen
Maar dit was niet het enige. Den Haag mist sinds 6 februari ook twee dozen met geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten van de burgerlijke stand. De gegevens staan volgens de gemeente in de gemeentelijke basisadministratie. Er is inmiddels aangifte gedaan van vermissing.

Invoeren track& tracesysteem
Wethouder Van Engelshoven heeft meteen maatregelen genomen om een volgende blunder te voorkomen. De gemeentesecretaris voert een concernbreed onderzoek uit naar kritische bedrijfsprocessen met extra aandacht voor transport en beheer van waardevolle documenten. ‘We willen ook beter zicht hierop. Daarom willen we voor deze documenten zo snel mogelijk en ook concernbreed een track& tracesysteem invoeren, zoals dat ook bestaat voor postpakketten. Ook komt vanaf nu een check op de invoer van gemeentelijke bekendmakingen.’

Een harde leerschool
Het staat buiten kijf dat het een goed idee was om deze alleen nog digitaal te doen, aldus Hueber. ‘Dat heeft nog steeds voordelen. Mensen zijn niet meer afhankelijk van het krantje en de informatie is niet meer tijd- en plaatsgebonden. Dat idee staat niet ter discussie. Vanaf 2014 is het zelfs verplicht. Maar voor ons is het, een jaar eerder, een harde leerschool.’