'Centrale overhead effectiever dan ondersteunende taken verspreiden'

‘Waar overhead verspreid zit over de organisatie, is het heel moeilijk te achterhalen wie waar mee bezig is. Dat is sterk het geval bij veel gemeenten’, aldus Mark Huijben, die vorige maand promoveerde op een proefschrift over overhead bij bedrijven, non-profitinstellingen en overheden. Het samenvoegen van ondersteunende taken van stafafdelingen als personeel & organisatie, automatisering en financiën in zogeheten shared service centra wordt door gemeenten regelmatig gebruikt om fusie te voorkomen.

Huijben stelt in zijn proefschrift dat het concentreren van alle overheadfuncties in één centraal kantoor, zoals de Raad voor de Kinderbescherming heeft gedaan, pas echt winst oplevert. ‘Voordeel hiervan is dat de overhead goed zichtbaar is. Dat creëert tegendruk en houdt de overhead laag. Het maakt een organisatie minder complex. Vaak zijn de stafafdelingen verspreid over de hele organisatie, waardoor ze niet goed zichtbaar zijn.’

Tijdens zijn onderzoek kwam Huijben het verschil tussen de Raad voor de Kinderbescherming en gemeenten tegen. ‘De Raad voor de Kinderbescherming kon binnen een dag aangeven hoeveel mensen in de overhead werken, grote gemeenten hadden 4 tot 5 dagen nodig om aan te geven hoeveel fte in overheadfuncties zitten.’

Shared Service Centra

Huijben, die als senior managing consultant werkzaam is bij adviesbureau Berenschot, is weinig enthousiast over de zogeheten shared service centra. ‘Ministeries zijn druk bezig met het inrichten van dergelijke rijksbrede centra. Ik twijfel aan het effect daarvan, want schaalvergroting leidt niet tot schaalvoordelen in de overhead.’ Volgens Huijben zouden de overheadtaken beter gecentraliseerd zichtbaar gemaakt kunnen worden binnen elk van de ministeries. ‘Daarnaast zou er een norm moeten worden vastgesteld voor de omvang van de overhead en het dienstverleningsniveau.’

Wanneer de omvang van de overhead onzichtbaar blijft, is het volgens Huijben niet goed mogelijk bij bezuinigingen te bepalen of er nog een stukje vet van de overhead af kan zonder dat dat ten koste gaat van de kerntaken. ‘In plaats van een goede norm af te spreken, kiest men in veel organisaties voor het intern doorbelasten van de kosten naar decentrale managers omdat ze daar kostenbewust van zouden worden. Maar dat is een schijnoplossing, want lijnmanagers maken vaak geen economische afwegingen.’

Meeste overhead

Ministeries en gemeenten hebben met woningbouwcorporaties de grootste overhead. Bij ministeries is gemiddeld 41,9 procent van het totaal aantal arbeidsplaatsen ingericht voor staftaken als sturing en ondersteuning van de eigen organisatie. Corporaties scoren 34,6 procent en gemeenten 33,6 procent. Sectoren met weinig overhead zijn de zorg (13,2 procent), de industrie (13,6 procent) en het onderwijs (14,4 procent). In het onderwijs nemen directieleden en leidinggevenden verhoudingsgewijs een groot aantal staftaken voor hun rekening. ‘Als je dus op onderwijs bezuinigt, leidt dat onmiddellijk tot klassenvergroting.’

Tussen gemeenten zijn er grote verschillen: er zijn gemeenten met 48 procent overhead, maar ook gemeenten met 24 procent overhead. Een hogere overhead is niet vanzelfsprekend effectiever voor het optreden van de gemeente. Schaalvergroting is daarom niet automatisch de beste oplossing. ‘De optimale schaal voor een gemeente ligt bij driehonderd fte. Bij kleiner dan honderd fte ben je kwetsbaar. Je hebt dan bijvoorbeeld maar een of twee P&O’ers. Als er dan een ziek is, heb je een probleem.’

Winst valt er volgens Huijben bij de overhead van overheden te halen door bijvoorbeeld te schrappen in de verantwoordingsbureaucratie. ‘De verantwoording is op wantrouwen gebaseerd. Die uitgebreide verantwoording voegt niets meer toe aan het goede functioneren van de gemeente. Het is daarom zinvol de verantwoordingslast te verminderen.’