Ambtelijke fusie gaat verbetertraject in

De doelen van de ambtelijke fusie van de gemeenten Hardenberg en Ommen zijn deels, maar nog niet allemaal behaald. Het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening aan burgers – een van de belangrijkste doelstellingen van de fusie − blijft achter. Er lijkt geen oplossing in zicht voor de btw-problematiek, die ook bij andere gemeenten speelt.

Bezuiniging

‘Er is op belangrijke onderdelen vooruitgang geboekt, maar er is tegelijkertijd nog het nodige werk aan de winkel’, aldus het evaluatierapport over de ambtelijke fusie tussen de beide gemeenten. Verhogen van de efficiency en kwaliteit van de ambtelijke organisatie, versterken van de ambtelijke en bestuurlijke samenwerking en verhoging van de dienstverlening waren de uitgangspunten van de ambtelijke fusie die medio 2012 werd beklonken. Daarnaast moesten de bedrijfsvoeringkosten per 2015 met ruim één miljoen euro worden verminderd.

Flinke stappen

‘Dat miljoen is al aan de voorkant, bij de start van de bestuursdienst Ommen-Hardenberg (BOH) in 2012, structureel ingeboekt’, vertelt Peter Snijders, burgemeester van Hardenberg en voorzitter van het dagelijks bestuur (DB) van de bestuursdienst. Daar zijn de ambtelijke organisaties van beide gemeenten bijeen gebracht. ‘We zijn drie jaar onderweg en we hebben flinke stappen gezet. Maar er is ook een aantal zaken dat achterblijft bij de doelstellingen’, erkent Snijders. Het DB onderschrijft de bevindingen en de aanbevelingen van de evaluatie waarbij naar kwaliteit, kosten en kwetsbaarheid is gekeken.

Interne samenwerking

De kwaliteit van de organisatie is verbeterd en er is veel bespaard op kosten voor personeel en huisvesting. De personeelsreductie in combinatie met het toegenomen takenpakket van gemeenten maakt de organisatie wel kwetsbaar, waarschuwt BMC, die de evaluatie heeft uitgevoerd. De interne samenwerking kan beter. De verbetering van de dienstverlening blijft achter op de geformuleerde doelstellingen. Zo is de telefonische bereikbaarheid nog niet op het vooraf vastgestelde kwaliteitsniveau, burgers worden nog niet voldoende betrokken bij beleid en de interne samenwerking en de digitale dienstverlening kunnen beter.

Twee bazen ‘lastig’

Uit de evaluatie blijkt dat er meer aandacht nodig is voor de gezamenlijke cultuur. Snijders heeft daar oog en begrip voor. ‘Ambtenaren vonden het, zeker in het begin, lastig om voor twee ‘bazen’ te werken. Ook wennen aan een nieuwe identiteit vergt tijd en aandacht. Daar gaan we de komende periode hard mee aan de slag. We hebben de afgelopen jaren ook wel erg veel, zo niet het onmogelijke, van onze medewerkers gevraagd; vooral die van de personeelszaken en financiën. En vergeet niet dat tegelijkertijd de drie decentralisaties op de gemeenten afkwamen en beide gemeenten ook nog een bezuinigingsoperatie moesten uitvoeren.’

P&C cyclus

Ook voor de gemeenteraden viel het, eveneens in het begin, niet mee, weet Snijders. ‘Daar speelt dan het punt: waar ga je over en waar niet.’ Om aan die kritiek tegemoet te komen, is onder meer de planning- en control cyclus verbeterd. ‘De bestuursdienst heeft een begroting van 44 miljoen euro. Tot op heden kunnen beide raden alleen hun zienswijzen kenbaar maken.’ Het is de bedoeling dat de raden vooraf meer worden betrokken.

Financieel verdeelmodel

Daarnaast wordt het financieel verdeelmodel tussen beide gemeenten wordt verder verfijnd. Bij de vorming van de bestuursdienst is gekozen voor een eenvoudig model met een verdeling op basis van de totale kosten voor bedrijfsvoering die beide gemeenten op de peildatum in hun begroting hadden staan. Hieruit kwam een verdeling van 75 procent : 25 procent. Raden en colleges hebben aangegeven behoefte te hebben aan een doorontwikkeling van het financieel verdeelmodel, met op onderdelen een andere verdeling, als bijvoorbeeld voor de uitvoering van beleid voor de ene gemeente meer inzet van de BOH nodig is dan voor de andere gemeente (‘de gebruiker betaalt’). De gedachte van een basispakket en een pluspakket wordt de komende maanden nader uitgewerkt.

Btw-nadeel

De oplossing van een ander financieel probleem ligt niet in handen van beide gemeenten, maar speelt hen wel parten: het btw-nadeel. De bestuursdienst Ommen-Hardenberg treedt op als volledig btw-ondernemer. De diensten van de gemeenschappelijke regeling BOH zijn belast met btw, tenzij een btw-vrijstelling geldt; de zogeheten koepelvrijstelling. ‘Vooralsnog is de koepelvrijstelling niet van toepassing’, verduidelijkt woordvoerster Carina van der Veen. ‘Dit betekent dat de BOH aan de gemeenten Hardenberg en Ommen btw in rekening brengt voor haar dienstverlening. Omdat deze kosten niet zijn toe te rekenen aan één specifiek product van de gemeente en de btw van sommige producten/diensten volledig terug te vorderen is en van andere producten in het geheel niet, gebruiken de gemeenten voor het verrekenen van de btw een mengpercentage. Per saldo ontstaat hierdoor een btw-nadeel voor de gemeenten.’ Voor de gemeente Hardenberg bedroeg dit nadeel in 2014 160.000 euro en voor Ommen 67.000 euro.

Landelijk probleem

Sinds de fusie medio 2012 wordt er – tot nu zonder resultaat − overleg gevoerd met de Belastingdienst en het ministerie om het probleem op te lossen. Overigens geldt de btw-problematiek niet alleen voor de gemeenten Ommen en Hardenberg, benadrukt Van der Veen. ‘Dit is een vraagstuk waarvoor landelijke aandacht wordt gevraagd door meerdere gemeenten die te maken hebben met een (gedeeltelijke) ambtelijke fusie.’