Aanbestedingen geautomatiseerd

Met de officiële presentatie van TenderNed komende woensdag zal Maxime Verhagen, minister van Economische Zaken en betwist CDA-leider, de kiezers niet aan zich binden. Toch is het geen onbetekenend moment. Met de lancering luidt Verhagen een nieuwe fase in op weg naar een elektronische overheid. Het tijdrovende en papierslurpende aanbestedingsproces wordt volledig gedigitaliseerd. Een race tegen de klok om een aanbestedingsdossier fysiek op tijd bij ministerie, provincie- of gemeentehuis aan te leveren, gaat tot het verleden behoren.

Gemeenten, Rijk, provincies, waterschappen en zelfstandige overheidsdiensten zetten jaarlijks 10 duizend aanbestedingen uit. Aanbestedingsopdrachten boven de Europese drempelbedragen worden in TenderNed automatisch op het digitale Europese aanbestedingsplatform (TED) doorgeplaatst. Het Waterschapsbedrijf Limburg draaide mee in een pilot van Tender-Ned.

‘Hierdoor krijgt iedereen die wil inschrijven op een aanbesteding precies dezelfde informatie’, vertelt John Belleflamme, aanbestedingsadviseur van Waterschapsbedrijf Limburg. ‘Het gaat bovendien allemaal veel sneller. We hoeven minder kopieën te maken, minder papieren te versturen en we hoeven niet meer te kijken of iedereen alles krijgt. Als wij extra informatie publiceren, krijgt iedereen die zich heeft aangemeld automatisch de informatie.’ Er is ook een nadeel, moet Belleflamme bekennen: ‘Als je ondershands een aanbestedende partij zou willen passeren, dat gaat niet meer.’

Marktplein

 

Het zenuwcentrum van TenderNed, het online marktplein, is gevestigd in de Malietoren aan het einde van de A12 in Den Haag. De Malietoren is het onderkomen van werkgeversorganisatie VNO/NCW, maar TenderNed valt als projectdirectie onder verantwoordelijkheid van het ministerie van Economische Zaken. Het zoveel mogelijk harmoniseren en digitaliseren van de aanbestedingsprocedure vloeit voort uit Europese afspraken.

Projectdirecteur Heleen Mosselveld: ‘Daarnaast heeft het kabinet gezegd dat we een compacte overheid willen: onze eigen bedrijfsvoering moet op orde zijn en zoveel mogelijk eenduidig zijn. Dat is goedkoper en duidelijker.’

Gestart wordt met de zogeheten publicatiemodule in een webapplicatie. Gebruikers hoeven daardoor geen aparte hard- of software te kopen. Als een bedrijf eenmaal ingeschreven is, hoeven niet steeds weer jaarcijfers, verzekeringspolissen of het uittreksel van de Kamer van Koophandel in worden geleverd.

Alle bestuurslagen doen mee plus zelfstandige diensten die veel aanbestedingen doen zoals Rijkswaterstaat en ProRail. Weliswaar niet wettelijk verplicht maar wel gefaciliteerd door TenderNed wordt de digitale verwerking van de inschrijving. De wettelijk verplichte publicatie van de gunning wordt vanaf volgend jaar helemaal gedigitaliseerd. Elektronisch loten en veilen moeten dan ook mogelijk zijn.

De aanbestedingsprocedure van alle overheden via één online platform laten verlopen, betekent niet dat er geen speelruimte meer is. ‘TenderNed geeft de wettelijke criteria aan, maar je houdt mogelijkheden voor eigen invulling, bijvoorbeeld welke criteria je aan leveranciers wilt stellen’, zegt Anna van der Naaten, inkoopcoördinator van de gemeenten Waterland en Landsmeer. Deze gemeenten deden mee aan twee proeven met TenderNed, een gunning en een opdracht.

Transparantie

 

Door digitalisering van aanbestedingsprocedures komt er meer transparantie voor meedingende ondernemers, maar ook voor de opdrachtgever. ‘Als ik er niet ben, kan een collega precies zien hoe het staat met de betreffende aanbesteding’, aldus gemeenteambtenaar Van der Naaten.

De digitalisering van de aanbesteding levert de overheid een besparing van 60 miljoen euro per jaar op. ‘Je kunt er niet helemaal de invloed van mensen uithalen, maar er zit heel veel automatische signalering in. Daardoor filter je er regelmatig voorkomende vormfouten uit’, aldus Mosselveld.