of 60715 LinkedIn

Regels voor thuiswerken: protocol en privacy

Onverzorgd, smakkend, te laat...

Moet een werkgever accepteren dat een medewerker, gehuld in zijn onesie en omringd door katten, kinderen en vuile vaat, met zijn collega’s (en erger nog: derden) videobelt?

Behalve de aanvankelijke technische hobbels, was eerder te lezen dat het grootschalig thuiswerken en het videobellen inmiddels ook de nodige onderlinge ergernissen oplevert. Maar anderzijds moet het thuiswerken het nieuwe normaal worden.

 

In deze bijdrage gaan wij in op de vraag in hoeverre een werkgever mag ingrijpen in de thuiswerksetting van de werknemer.


Thuiswerken en videobellen

Het is alweer ruim twee maanden geleden dat vanuit het kabinet het advies kwam om zoveel mogelijk thuis te werken. Een oproep waar grootscheeps gehoor aan is gegeven. En waar werkgevers zich ook enorm voor hebben ingespannen om dit allemaal binnen heel korte tijd te realiseren.

 

Het thuiswerken in tijden van corona vraagt om creatieve oplossingen. Als vervanger voor fysieke besprekingen zijn we bijvoorbeeld massaal gaan videobellen. Deze ervaringen met videobellen zijn echter niet allemaal positief.

 

Bijna iedereen zal er inmiddels ervaring mee hebben: achter je laptop, je gesprekspartners in hun beeldhokjes, wachtend op de collega’s die nog worstelen met de wifi-verbinding of de techniek. En als je dan beter naar die hokjes kijkt, zie je ineens een werknemer die, naar het lijkt, nog in zijn pyjama loopt en het ontbijt nog even snel opeet… Bijzonder, denk je. Neemt hij zijn werk wel serieus?

 

Dat het videobellen voer is voor de nodige ergernissen blijkt uit een onderzoek van VPNdiensten.nlEen groot deel van de werknemers stoort zich aan de onverzorgde collega tijdens een video-overleg. Ook de thuiswerkende collega die bij een videocall zit te gapen, te laat inbelt, een slechte internetverbinding heeft, of zit te eten kan rekenen op irritatie.

 

Hoe kun je hier als werkgever mee omgaan? Mag een werkgever ingrijpen in de thuiswerksetting van de werknemer?


Nieuwe situatie, nieuwe regels: mag je als werkgever ingrijpen?

Wat eerder vanzelfsprekend was (je gaat toch ook niet in je pyjama naar je werk?), lijkt dus door het (langdurige) thuiswerken niet meer zo vanzelfsprekend. Deze nieuwe situaties kunnen ervoor zorgen dat werkgevers ten aanzien van de thuiswerksetting eisen aan hun werknemers willen stellen.

 

Maar mag je als werkgever bijvoorbeeld wel eisen dat een werknemer zorg draagt voor een passende outfit? Mag je het nuttigen van een maaltijd tijdens een videovergadering wel verbieden? En hoe zit het met de werknemer met een ongepaste achtergrond tijdens het videobellen? En maakt het daarbij nog uit of het gaat om een overleg met klanten of met collega’s?


Alleen met regels kun je sturen op naleving

Wat ons betreft dient iedere werkgever in de komende periode deze vraag voor zichzelf te beantwoorden: Hecht ik waarde aan de setting van thuiswerken en wat wil ik hierin aan regels stellen voor mijn medewerkers? Niet alleen om scherp te krijgen welke voorwaarden je stelt, maar ook omdat het substantieel en structureel thuiswerken het nieuwe normaal gaat worden. Dus ook in post-corona tijd.

 

Wil ik dat mijn werknemers videovergaderingen serieus nemen en (dus) verzorgd achter de computer zitten? Wil ik, dat ze gemakkelijk een weg vinden in de techniek en dat de thuiswerkplek niet te onderscheiden is van een werkplek op kantoor? Dan zal ik regels moeten gaan stellen. Want zonder regels is het voor wat betreft het nieuwe thuiswerken niet vanzelfsprekend wat de ‘common sense’ is. En alleen met regels kan een werkgever sturen op naleving en bij overtreding ook ingrijpen. Je voorkomt hiermee de discussie over wat vanzelfsprekend zou moeten zijn, zoals tijdig inbellen en niet zomaar verstek laten gaan.

 

Maar de setting is nu wel anders: je grijpt in dit geval namelijk in achter de voordeur van de werknemer. Hoe verhouden thuiswerkregels zich tot de persoonlijke levenssfeer? Wat mag je dicteren?


Het instructierecht van de werkgever versus de privacy van de werknemer

De werkgever heeft op grond van de wet het ‘instructierecht’. Op basis daarvan mag de werkgever aan de werknemer op grond van de gezagsrelatie instructies geven. Hierbij dient echter ook rekening gehouden te worden met het recht op privacy van de werknemers. Uitgangspunt is immers dat de werknemer ook op de werkvloer privacy geniet. Welke eisen mogen worden gesteld in het kader van het instructierecht (en waarmee geen inbreuk wordt gemaakt op het recht op privacy van werknemers) hangt af van verschillende factoren en zal per individueel geval verschillen.


Het controleren van thuiswerkers

Daarnaast is het denkbaar dat je als werkgever jouw werknemer bij het thuiswerken wil controleren. Over het controleren van werknemers tijdens werktijd is door Chantal Grouls, eerder al een blog verschenen.

 

Er lijken tot op heden geen afwijkende regels te gelden voor het controleren van thuiswerkende werknemers. Dit betekent dat bij het controleren van (thuiswerkende) werknemers, wordt vereist dat de werkgever aan de werknemers kenbaar maakt dat:

 

(1) kan worden gecontroleerd;

(2) er een legitiem doel moet zijn en dit doel zwaarder moet wegen dan het belang van de werknemer;

(3) het controleren moet noodzakelijk zijn (zijn er minder ingrijpende manieren mogelijk?); en

(4) de werkgever moet rekening houden met privécommunicatie van de werknemer.

 

Aangezien er met het controleren van werknemers, persoonsgegevens worden verwerkt, is de AVG van toepassing. Dit betekent dan ook dat de overige regels ten aanzien van gegevensverwerking van toepassing is, waaronder de informatieplicht, instemming van de ondernemingsraad en bij een grootschalig en/of systematische controle een verplichte DPIA.


Andere (al bestaande) aandachtspunten bij het thuiswerken

Het thuiswerken zorgt ook voor andere punten waar werkgevers over na moeten denken.


Omgaan persoonsgegevens: regels moeten duidelijk en evenwichtig zijn

Denk bijvoorbeeld aan het omgaan met dossiers en bedrijfsgegevens. Kunnen werkgevers eisen stellen aan de wijze waarop werknemers thuis (met bijvoorbeeld rondlopende kinderen) bedrijfsgevoelige informatie bewaren? Kunnen werkgevers eisen dat werknemers de laptop vergrendelen?

 

Ook dergelijke eisen aan de werknemer in een thuiswerksetting, betekent dat wordt ingegrepen in de persoonlijke levenssfeer van de werknemer. Het is dan ook belangrijk dat de regels en de eisen die worden gesteld aan werknemers redelijk en duidelijk zijn. Duidelijk in die zin dat werknemers het belang van de regels kennen en ook wat niet naleving voor gevolgen heeft. Immers heb je ook rekening te houden met de privacy van derden en de eventuele schending daarvan. In de blog van Monique Hennekens wordt ingegaan op het datalek.


Meer regels = meer faciliteren thuiswerkende werknemer (onder andere voor wat betreft de werkomstandigheden)

Een ander aspect is hierbij is dat werknemers wellicht verdergaand gefaciliteerd moeten worden.

 

Zeker met niet naar schoolgaande kinderen schipperden in de afgelopen maanden veel werknemers tussen werk en privé. Maar als het thuiswerken het nieuwe normaal wordt, zouden thuiswerkende werknemers ook zoveel mogelijk normale (kantoor)tijden moeten kunnen aanhouden. Wat kan je daarin bieden? En als jij wil dat een dossier achter slot en grendel wordt bewaard, dan kan het te ver strekken om van een werknemer te verlangen dat hij zelf voor een dossierkast zorgt. Of als jij graag zou zien dat de werknemer ongestoord kan werken en hij in een tweekamerappartement woont met zijn thuiswerkende vriendin, wat kan je dan bieden om de effectiviteit te vergroten? En waartoe ben je als werkgever op grond van de arbeidsomstandighedenwetgeving ook verplicht?


Zorg dragen voor goede en veilige arbeidsomstandigheden

De werkgever dient zorg te dragen voor goede en veilige arbeidsomstandigheden. Voor thuiswerken geldt een verlicht arbo-regime. Dit verlichte regime ontslaat de werkgever desondanks niet van de verplichting om zorg te dragen voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek voor de structureel en frequent thuiswerkende werknemer. Deze zorgplicht kan ertoe leiden dat de werkgever een ergonomische stoel of bureau moet verstrekken. Voorts zal de werkgever ook oog moeten houden voor de psychische belasting van thuiswerken. Controle op naleving van de arbo-regelgeving is mogelijk en voor zover de werkgever hierin tekort schiet, is hij hiervoor ook aansprakelijk.

 

Kosten die je maakt in het kader van de arbo-verplichtingen, kunnen niet worden doorbelast naar de werknemer. Dit geldt dus bijvoorbeeld ook voor de kosten voor de ergonomische inrichting van de werkplek. Voor wat betreft de technische middelen, zoals een laptop of een mobiele telefoon met abonnement, een internetaansluiting, een printer en een tablet, kunnen deze onbelast ter beschikking worden gesteld, indien voldaan wordt aan het fiscale noodzakelijkheidscriterium. Dit laten we verder onbesproken. Consumpties op de werkplek en energie- en waterkosten kunnen in principe niet onbelast vergoed worden, tenzij sprake is van een zelfstandige werkruimte thuis. Ook de zelfstandige werkruimte laten wij verder onbesproken.


Tip: stel een thuiswerkprotocol met regels op

Om te kunnen handhaven, zijn er allereerst regels nodig. Deze regels kunnen worden opgenomen in een protocol. Werkgevers doen er dan ook verstandig aan een thuiswerkprotocol op te stellen.

 

In dit protocol kunnen de regels die werkgevers aan werknemers stellen ten aanzien van het thuiswerken opnemen, zoals de spelregels bij videovergaderen, de werktijden, de omgang met bedrijfsmiddelen en bedrijfsgegevens et cetera.


Medezeggenschap

Wees je ervan bewust dat een thuiswerkprotocol onderhevig kan zijn aan medezeggenschap. Bijvoorbeeld als het protocol ook regels bevat over de werktijden heeft een ondernemingsraad instemmingsrecht. Voorts kan een thuiswerkregeling kwalificeren als een regeling omtrent het verwerken van alsmede bescherming van persoonsgegevens van werknemers waardoor de ondernemingsraad ook instemmingsrecht heeft.


Welke eisen kan en wil je stellen?

Welke eisen werkgevers kunnen stellen aan werknemers, hangt af van meerdere omstandigheden, waaronder de functie van de werknemer en de bedrijfscultuur. Tevens zullen sommige regels op gespannen voet kunnen komen met de persoonlijke levenssfeer van medewerkers, zoals hiervoor besproken.

 

Daarnaast is de vraag welke eisen de werkgevers willen stellen. De ene werkgever zal het misschien niet uitmaken hoe iemand werkt en hoogstens als regel willen hanteren dat je een beetje rekening houdt met je collega’s. De andere werkgever zal wellicht wel meer hechten aan de vorm, zeker als de betrokken werknemers bijvoorbeeld ook veel met externen contact onderhouden.


Breng het protocol onder de aandacht

En voorts is van belang hoe je het protocol onder de aandacht brengt van je werknemers en hoe eventueel al om te gaan met regels die afwijken van de ontstane praktijk. Immers blijkt uit de praktijk dat hierover discussies kunnen ontstaan, waar zelfs een rechter aan te pas moet komen.


Wij helpen je graag

Bij al deze stappen kunnen wij jou behulpzaam zijn. Daarnaast zullen wij op korte termijn kosteloos een model protocol ter beschikking stellen, waarmee wij werkgevers al een eind op weg willen helpen bij de gedachtenvorming en implementatie van het nieuwe werken.

 

Neem gerust contact op met Marleen Koeslag en Chantal Grouls.

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Reactie op dit bericht

Door ankie yap (jurist) op
geldt de zorgplicht van opdrachtgever van een ingeleende flexkracht als die flexkracht thuiswerkt om de opdracht uit te voeren? Valt dit nog wel onder "onder toezicht van de derde" gemeld in artikel 7:690 BW.
Dank alvast voor reactie? M vr gr, Ankie Yap

AfbeeldingHekkelman advocaten en notarissen

Prins Bernhardstraat 1,

6521 AA Nijmegen

Postbus 1094,

6501 BB Nijmegen

T: 024 382 83 84

F: 024 360 04 50

www.hekkelman.nl

binnenlandsbestuur@hekkelman.nl

Meer nieuws

Bloggers

Wilt u als eerste geïnformeerd worden?

Wilt u op de hoogte blijven van de blogs van Hekkelman?

U heeft de mogelijkheid u te abonneren op een specifiek blogthema of een auteur. Klik hier om uw voorkeuren op te geven.

 

Bovendien organiseren wij regelmatig seminars. Wilt u geen seminar van Hekkelman meer missen? Klik hier om uw gegevens achter te laten. U ontvangt dan als eerste een uitnodiging voor onze seminars in uw mailbox.

Whitepapers

Publicaties

Agenda seminars

AfbeeldingHekkelman Advocaten & Notarissen houdt u op de hoogte van actuele ontwikkelingen. Zo organiseren wij regelmatig seminars om deze ontwikkelingen en onze kennis met u te delen.

 

Klik hier voor onze seminaragenda.

Bekijk ook onze partnerpagina op Ruimte & Milieu

Klik hier

Mystery Burger: de podcast

Even genoeg naar uw scherm gestaard?  Beluister vanaf nu de columns van de Mystery Burger als podcast!