of 59199 LinkedIn

Robotic Process Automation en de nieuwe balans in business en IT

Robotic Process Automation. En de nieuwe balans in business en IT. RPA-implementatie succesvol opschalen
Deloitte Reageer

Veel RPA-projecten verzanden en worden niet verder opgeschaald. Het is tijd voor een nieuwe balans tussen business en IT, om zo de RPA-implementatie succesvol op te schalen.

Met RPA wordt het business owners mogelijk gemaakt op relatief eenvoudige wijze, en zonder grote investeringen, te experimenteren met nieuwe technologie. RPA is software waarmee eenvoudige, repetitieve handelingen van medewerkers worden geautomatiseerd, zonder nieuwe interfaces te hoeven ontwikkelen. De software maakt meestal gebruik van de gebruikersinterfaces (lees: schermen) die medewerkers ook gebruiken, en de configuratie van de software werkt vaak betrekkelijk intuïtief. RPA is daarmee een voorbeeld van ‘lightweight’ technologie.

 

Waar traditionele, ‘heavyweight’ IT getypeerd wordt door toenemende complexiteit en specialisatie, staat lightweight IT juist voor de reeks van nieuwe, eenvoudige technologieën die relatief simpel en goedkoop in te zetten is om werkprocessen te ondersteunen met eenvoudige applicaties op gebruikersvriendelijke apparaten (Bygstad, 2015). De potentiële impact van deze vorm van technologie op organisaties is niet zozeer een gevolg van de technologie zelf, maar van de nieuwe organisatiestructuren die daaraan ten gevolg mogelijk worden. Het implementeren van RPA vraagt daarom om een drastisch andere aanpak dan implementatie van traditionele technologieën.

 


Het organisatie model van Leavitt (1965)

Leavitts organisatiemodel bestaat uit vier organisatie elementen – mensen, taken, technologie en structuur – die volledig op elkaar afgestemd dienen te zijn.
‘Mensen’ zijn alle medewerkers van de organisatie, hun kennis en vaardigheden, maar ook de sociale dimensie hiervan. Mensen hebben hun eigen achtergrond en normen, en deze komen gezamenlijk tot uiting in de organisatiecultuur.


Afbeelding

Een proof of concept achter gesloten deuren

Doordat bij RPA de ontwikkelaar niet per definitie een IT-specialist hoeft te zijn, starten veel proof of concepts op initiatief van de business; met andere woorden: de robot wordt initieel ontwikkeld door een businessmedewerker met beperkte inzet van IT-resources. Soms met bewuste reden, veelal ook gedreven door beperkingen in kritische IT-resources. En alhoewel op deze manier snel en goedkoop de toegevoegde waarde van de technologie wordt bewezen, leidt deze aanpak op termijn tot belangrijke barrières, merken wij in de praktijk. Het mandaat en de aanpak voor een grootschaligere implementatie ontbreken, door onvoldoende zicht op de businesscase, er bestaat geen zicht op de gevolgen voor de IT-architectuur en – niet onbelangrijk – de vereisten vanuit risk- en securitymanagement worden onvoldoende overzien. Het gevolg is weerstand en discussie bij de implementatie, waarmee het succes wordt vertraagd en het enthousiasme verloren gaat.

 

Barrières bij opschaling verklaard

Vanuit de theorie zijn de genoemde barrières bij het opschalen van lightweight IT zoals RPA te verklaren vanuit het organisatiemodel van Leavitt (1965). De theorie van Leavitt toont aan dat afstemming tussen vier belangrijke organisatieonderdelen altijd noodzakelijk is om efficiënt én effectief te zijn.

Een belangrijk uitgangspunt dat uit deze theorie volgt, is: het volledige potentieel van de technologie kan pas benut worden als alle vier organisatieonderdelen op elkaar zijn afgestemd.

 

De meeste organisaties hebben vooral focus op heavyweight IT-oplossingen, waarbij de status quo is dat de IT-organisatie de IT-implementaties leidt en waarborgt voor het inbouwen van beveiliging, kwaliteit en stabiliteit. Dit staat tegenover de experimentele aanpak die mogelijk is bij lightweight IT, waar juist technisch onderlegde businessgebruikers IT-oplossingen ontwikkelen om de bedrijfsprocessen te ondersteunen. Om het volledige potentieel van deze experimentele aanpak en de karakteristieken van RPA te realiseren, dient een nieuwe balans te worden gevonden waarin zowel sociale als organisatorische aspecten in onderlinge samenhang aangepast worden.

 

Hoe dan het meest succesvol te starten met RPA?

 

Continue afstemming tussen business en IT

Alhoewel organisaties proof of concepts met RPA succesvol kunnen neerzetten met beperkte betrokkenheid van IT, wil dat niet zeggen dat de IT-afdeling helemaal niet betrokken dient te zijn bij de RPA-implementatie; integendeel juist. De RPA software werkt met bestaande omgevingen en programma’s en dient daar ten eerste dus toegang toe te hebben, net als een normale gebruiker. Daarnaast is het belangrijk dat veranderingen in de doelapplicaties ook worden gewijzigd in de configuratie van de RPA-oplossing; dit creëert een sterke afhankelijkheid. Hoewel RPA bepaalde eigenschappen heeft die afwijken van heavyweight IT, blijft het een IT-oplossing die gedegen getest dient te worden alvorens het in productie geplaatst kan worden.

 


Drie stappen voor continue afstemming tussen Business & IT

  1. Leg uit en laat zien. Het is van groot belang dat IT al vanaf het begin wordt aangehaakt bij het RPAinitiatief. RPA
    heeft het imago van een sterk gedecentraliseerde oplossing, met het risico van een ongecontroleerde implementatie. Door de tijd te nemen om met IT naar de RPAsoftware en de onderliggende technologie te kijken en deze uit te leggen, kan samen met IT worden gedefinieerd waar RPA meer toegevoegde waarde heeft ten opzichte van andere ITtechnologieën.
  2. Een duidelijke rolverdeling. Nieuwe rollen en verdeling van verantwoordelijkheden tussen business en IT zijn vereist. Door deze rollen onderling goed af te stemmen, wordt de basis gelegd voor het vertrouwen in de technologie en de uitrol. Door de rollen en verantwoordelijkheden expliciet te maken, weten zowel business en IT wat er van ze verwacht wordt.
  3. Creëer enthousiasme. Nadat de eerste successen met RPA zijn behaald, is het belangrijk om het enthousiasme vast te houden. Door successen breed te delen, met IT en de rest van de organisatie, wordt de basis gelegd voor draagvlak voor de verdere uitrol. Afwezigheid van draagvlak kan leiden tot adhocdiscussies, wat vertraging creëert, in tegenstelling tot enthousiasme, wat een stuwkracht kan zijn om het bewustzijn rondom en de vraag naar RPA te verspreiden.


De juiste stakeholders aan boord krijgen (naast IT)

Naast IT zijn er ook nog andere stakeholders die moeten worden aangehaakt om RPA succesvol op te schalen. Commitment onder het topmanagement is van groot belang voor grotere investeringen en een (formelere) programma- aanpak, die vereist zijn bij grootschaliger gebruik van de software. Omdat RPA-implementaties vaak beginnen met tactische initiatieven, is er weinig aandacht voor een strategische aanpak voor de RPA-implementatie.

 

Managers binnen het domein waar RPA voor het eerst is geïntroduceerd, denken in de praktijk nog steeds vaak in silo’s en niet altijd in relatie tot de overkoepelende organisatiestrategie. Daarom is het van belang om vanaf het begin het topmanagement betrokken te hebben, zodat RPA een formele plaats krijgt binnen het strategische plan van de organisatie. Dit leidt over het algemeen tot budget en resources die beschikbaar komen voor de opschaling. Daarnaast kan het ook zorgen voor een soepelere samenwerking met andere medewerkers in de organisatie, wanneer zij zien dat de organisatietop achter het initiatief staat en er tijd en geld voor wordt vrijgemaakt. Indien er een proof of concept is gedaan, kan een filmpje of demo hiervan helpen om de toegevoegde waarde aan de stakeholders te laten zien. Dit helpt ook om beter de begrijpen wat een ‘robot’ precies inhoudt, en hoe deze technologie werkt.

 

Nieuwe balans

RPA biedt voordelen om met minder afhankelijkheid van kritische IT-resources procesautomatisering mogelijk te maken. Alhoewel het voor de business mogelijk is om op relatief eenvoudige wijze en zonder grote investeringen te experimenteren met deze nieuwe technologie, vraagt het opschalen van de implementatie om een andere aanpak. Veel IT-organisaties schieten in de reflex van een aanpak die is gestoeld op meer traditionele heavyweight IT, waarbij de focus, zoals voorheen, op het onderhouden en ontwikkelen van de traditionele IT-oplossingen ligt en RPA een ondergeschoven kindje wordt. Succesvolle opschaling vraagt om een nieuwe balans in de samenwerking tussen business en IT.

 

More information?

For more information on Robotic Process Automation, please contact Arjen Beers via his contact details below.

abeers@deloitte.nl / +31882881236

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Contactgegevens

AfbeeldingDeloitte 
Wilhelminakade 1 
3072 AP, Rotterdam
Tel.nr. 088 288 2888
www.deloitte.nl/publiekesector 
rdubbeldeman@deloitte.nl

Meer nieuws

Opleidingen

Btw in de praktijk voor gemeenten


19 maart | 18 juni 2019 | Utrecht

Verbijzonderde Interne Controle binnen de Publieke Sector


12 juni | 12 november 2018 | Utrecht