of 64003 LinkedIn

Effectief vergaderen doe je zo!

Effectief vergaderen doe je zo! Voorbereiden agenda in 4 stappen
Bestuursacademie Nederland Reageer

Vergaderen zou zinvol en leuk moeten zijn, maar toch ervaren veel mensen dat niet zo. Heb je regelmatig na een lang overleg het gevoel dat je niets opgeschoten bent? Wij vertellen je hoe je wél effectief vergadert.

Vergaderen moet sneller en effectiever

Vaak is het doel van een vergadering niet duidelijk, wordt er te veel afgedwaald van de onderwerpen waar het eigenlijk om gaat en worden er geen beslissingen genomen. En dat is zonde! Vergaderingen kunnen namelijk interessante ideeën en informatie opleveren en maken het mogelijk om op een gestructureerde manier standpunten uit te wisselen, meningen te vormen en besluiten te nemen. Hoe zorg je dat je vergadering vlot en soepel verloopt, maar ook leerzaam is en het gewenste resultaat oplevert?
 

Stel een waardevol vergaderteam samen

Een groep van vier tot zeven deelnemers is ideaal. Zorg dat je alleen collega’s of andere betrokkenen voor de vergadering uitnodigt die:

  • belang hebben bij het onderwerp of de te nemen beslissing;
  • over deskundigheid op een bepaald gebied beschikken en daarom een speciale inbreng hebben;
  • beslissingen moeten nemen;
  • zich zonder uitnodiging erg gepasseerd zouden voelen.

 

Maak een agenda

Een goed begin is het halve werk. Bereid de vergadering daarom voor met een agenda. Deze stel je op in 4 stappen:
 

Stap 1: Verzamel de agendapunten

Zorg dat er een centraal verzamelpunt is voor agendapunten, bijvoorbeeld een gezamenlijk mailbox of jouw e-mailadres. Het is prettig als iedereen vooraf onderwerpen aandraagt die belangrijk zijn om te bespreken. Dat voorkomt dat aan het begin van de vergadering plotseling blijkt dat er heel veel agendapunten zijn waar niet voldoende tijd voor is ingepland of waar mensen niet op voorbereid zijn. Geef voor het inleveren van de agendapunten wel een deadline, zodat je nog voldoende tijd hebt om de agenda concreet te maken en door te sturen. Dan kan iedereen zich voorbereiden. 
 

Stap 2: Werk concreet uit wat er in de vergadering behandeld wordt

Probeer alle ingestuurde agendapunten samen te voegen tot een beperkt aantal onderwerpen en geef hierbij een korte beschrijving van de inhoud. Ter voorbereiding deel je de agendapunten met de deelnemers, zodat ze weten wat hen te wachten staat en ze alvast kunnen nadenken over hun input.
 

Stap 3: Rangschik de agendapunten die behandeld worden

Het is belangrijk om de inhoud goed te rangschikken. Begin met de makkelijke punten en eindig met lastigere zaken, zoals gevoelige of vervelende onderwerpen. Zet ook niet te veel discussiepunten achter elkaar. De rondvraag wordt vaak aan het einde van de vergadering geplaatst, maar het kan ook goed zijn om dit eens aan het begin te doen. Als deelnemers meteen hun zegje kunnen doen of hun vraag kunnen stellen, zijn ze eerder geneigd om ook actief deel te nemen aan de rest van de vergadering. Of doe het allebei: een rondvraag voor én na de vergadering.
 

Stap 4: Maak een tijdsplanning per agendapunt

Te lang doorgaan over een agendapunt of afwijken van het onderwerp leidt ertoe dat de vergadering te lang duurt. Deelnemers hebben geen zin meer, gaan zich vervelen en raken de focus kwijt. Daarom is het goed om vooraf te bepalen welke agendapunten prioriteit hebben en hoeveel tijd je ongeveer aan elk punt wilt besteden. Tijdens de vergadering zorg je er als voorzitter voor dat je deze tijd bewaakt, een deelnemer bijstuurt als deze afwijkt van het onderwerp en dat iedereen het doel voor ogen houdt. 
 

Pas het fuikmodel toe

Voor het efficiënt verzamelen van informatie en nemen van besluiten, kun je voor de opzet van de vergadering het fuikmodel gebruiken. Je begint met een startvraag en laat iedereen even aan het woord, zonder tegenreacties van anderen. Vervolgens vat je samen wat er is gezegd en start je een discussie. Benoem voor de discussie duidelijk het doel en de criteria en verlies deze niet uit het oog. Daarna is het tijd om te beslissen en afspraken te maken. Wie doet wat, waar, wanneer en op welke wijze? 
 

Extra tips en de praktische toepassing ervan

Wil je je verder verdiepen in effectief vergaderen en bovenstaande tips leren toepassen in de praktijk? Dan is de Training Effectief Vergaderen iets voor jou. Kijk voor meer informatie over deze training op onze website of neem contact op met een van onze opleidingsadviseurs via 035 20 08 220 of info@bestuursacademie.nl.

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Afbeelding

Meer weten over onze trainingen en opleidingen?

Kijk op onze website www.bestuursacademie.nl.

Persoonlijk studieadvies

Wilt u weten welke opleiding of training het best bij u past? Vraag dan een persoonlijk studieadvies aan. We nemen dan zo snel mogelijk contact met u op.

 

Heeft u vragen dan kunt u ons ook bereiken via info@bestuursacademie.nl

Whitepapers

In één dag weer helemaal op de hoogte

Op de hoogte blijven van alle relevante wijzigingen en ontwikkelingen in uw vakgebied? Kom naar een van de actualiteitendagen. In één dag bent u weer helemaal bij en weet u wat die ontwikkelingen betekenen voor uw dagelijkse praktijk. 

Meer nieuws

Maatwerk

De Bestuursacademie Nederland organiseert opleidingen en trainingen op maat. Op basis van uw wensen en de leerdoelen in uw organisatie stellen we scherpe opleidings- en trainingsprogramma’s samen. We voeren deze trajecten uit waar en wanneer u dat wenst.

 

Laat uw opleidings- of trainingswensen bij ons achter en we nemen snel contact met u op om de mogelijkheden te bespreken.

Veranderende rol van de overheid

Verwijten aan het adres van burgers dat zij zich niet betrokken voelen bij de publieke zaak of hun verantwoordelijkheid niet nemen, zijn misplaatst. De vitale samenleving, waarin mensen zich volop inzetten, bestaat al. Dat schrijft de Raad voor het openbaar bestuur (Rob) in zijn advies ‘Loslaten in vertrouwen. Naar een nieuwe verhouding tussen overheid, markt en samenleving.’ In de nieuwe situatie maakt de overheid een bewuste keuze welke rol zij wil spelen bij initiatieven die in de samenleving ontstaan.

 

Wij helpen overheidsorganisaties om te gaan met de veranderende rol van de overheid.