Innovatiegericht circulair inkopen

Elke Week van de Circulaire Economie zou de laatste moeten zijn. Het tegendeel is waar. We constateren elk jaar weer dat aandacht voor circulaire economie en duurzaamheid nóg belangrijker is geworden. Ook dit jaar is de Week van de CE weer de belangrijkste tot nu toe. Met de coronacrisis en de aanstaande verkiezingen is er aan maatschappelijke beweging geen gebrek. Nu moeten we er met elkaar voor zorgen dat het beweging in de ruiste richting is. Wij hebben volop ideeën over wat de juiste richting is en die delen we deze week in enkele artikelen. Vandaag over innovatiegericht circulair inkopen via de RCC® en RIC® inkoopmethodes.

De overheid besteedt jaarlijks 73 miljard aan producten en diensten en is daarmee een hele grote opdrachtgever in veel verschillende sectoren. Denk aan wegen, gebouwen, interieur, schoonmaak, maar ook zaken als ICT, beveiliging en adviesdiensten. Het Rijk neemt hiervan zo’n 10 – 15 miljard voor haar rekening. In 2019 heeft het kabinet “Inkopen met Impact” omarmd. “We staan voor grote opgaven. Om er een paar te noemen: we willen de gevolgen van klimaatverandering aanpakken, we willen de ontwikkeling naar een circulaire economie versnellen en we willen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt baankansen creëren” aldus Minister Ollongren en Staatsecretaris Van Veldhoven in hun brief aan De Kamer.

Aan goede intenties ontbreekt het dus niet, maar in de praktijk blijkt er bij ambtelijke opdrachtgevers en inkopers nog veel aarzeling rondom Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Professionals voelen zich bedolven raken onder een alsmaar groeiend aantal aspecten waarop zij behoren te scoren. Social Return on Investment, energietransitie en CO2 besparing, circulaire economie en dan steken ook nog stikstofproblemen en biodiversiteit hun kop op. Bij veel organisaties lijkt het vervolgens te ontbreken aan handelingsperspectief om hierin leiderschap te tonen of te ontwikkelen.

Praktijkervaring RCC en RIC

Dit staat in schril contrast met onze ervaringen van de afgelopen drie jaar. Wij ervaren vrijwel dagelijks in de inkoop trajecten waarbij wij betrokken zijn dat het weldegelijk lukt om Impact te realiseren op uiteenlopende terreinen. Dat heeft alles te maken met de meer dan 40 spraakmakende aanbestedingen die zijn ingeregeld met onze Rapid Circular Contracting® – RCC®- inkoop methodiek of haar jongere zus, de Rapid Impact Contracting® – RIC® – insteek.

Een van de meest opvallende RIC-trajecten die afgelopen jaar is afgerond is de aanbesteding van Warme en Koude Dranken, uitgevoerd door de Categoriemanager vanuit Rijkswaterstaat, voor de Dienst Justitiële Inrichtingen en de IND. Bijna 50 miljoen consumpties die met verstrekkende ambities op de markt zijn gezet. Veel opdrachtgevers vinden de aanbesteding van Koffie en Thee een mooi domein om ervaring in op te doen met de RCC of RIC-aanpak. Vandaar dat er al ruim vijftien aanbestedingen in dit domein het licht hebben gezien. Het is onwaarschijnlijk boeiend om te zien welke revolutie dit heeft opgeroepen in die branche. We zien nieuwe spelers opkomen, bekende producenten buigen hun strategie drastisch bij, nieuwe coalities worden gevormd en ook in de keten worden heerlijke stappen gezet.

Afbeelding Huis van Ambities

Kenmerkend voor een RCC en RIC is dat we niet vooraf de hele opgave uitwerken, vastleggen en dichttimmeren. In een RCC en RIC wordt vroegtijdig (Rapid) een opdrachtnemer vastgelegd (Contracting). In co-creatie wordt vervolgens, na gunning, door opdrachtgever en opdrachtnemer samen, de meest ideale oplossing ontwikkeld. Daartoe werken we niet met een Programma van Eisen maar vanuit een Huis van Ambities.

Expertsessie

In het kader van de Week van de Circulaire Economie 2021 zijn we door de ABN AMRO uitgenodigd om hierover te komen vertellen. Dus spreek ik vanuit mijn eigen “thuiswerkplek”. Dat zal niet verhinderen dat de boodschap van deze ervaringsdeskundigen met de RIC voor de Dienst Justitiële Inrichtingen – DJI – duidelijk voor het voetlicht zal komen. De expertsessie is op woensdag 3 februari, om 14.15 uur.

Wil je bij de expertsessie zijn?

Inschrijven expertsessie

Ik heb vanuit KplusV, samen met Roos Imkamp, deze RIC voor de DJI en IND begeleid en kan dus gericht met de stakeholders het gesprek aan. Aan het woord komen Angelique Cooijmans van de DJI, Marlies van Lohuizen van Maas en Ando Tuininga van Pure Africa. Samen met coalitiepartners als Koffielust en verschillende collega’s hebben zij een uiterst Impactvolle uitwerking weten te realiseren voor de bijna 50 miljoen consumpties. Zij zullen een inkijk bieden in de ervaringen die zijn opgedaan met de RIC-aanbestedingsmethodiek en ingaan op obstakels tijdens de RIC Workout periode (het tijdspad waarin de partijen gezamenlijk in werkgroepen de mogelijkheden hebben verkend en tot de uiteindelijke oplossingen zijn gekomen). Naast dat het voor veel opdrachtgevers en opdrachtnemers die nieuw zijn in een RCC of RIC-aanpak, wat onwennig is om in een aanbesteding samen op te trekken, speelde hier de coronacrisis ook nog doorheen, waardoor fysieke bijeenkomsten niet waren toegestaan. Bovendien werden de Penitentiaire Inrichtingen vanuit besmetting voorzorgsmaatregelen extra ontoegankelijk, waardoor locatie verkenningen vrijwel onmogelijk waren.

Dat het inkooptraject ondanks deze hindernissen toch heel goed heeft uitgepakt is mede te danken aan de ondersteunende processen en professionele regelruimte die een RIC-traject biedt. Zodoende krijgen eigenaarschap, talent, creativiteit en het innovatievermogen van alle betrokkenen maximaal de ruimte. En vinden stakeholders elkaar in de co-creatie en het samen maximaal willen bijdragen aan de gestelde ambities.

Co-creatie

Het realiseren van uiterst Impactvolle resultaten, zoals in dit traject, ontgin je niet zonder slag of stoot. Aspecten als Circulaire Economie, bijdragen aan CO2-reductie, het verminderen van ongelijkheid en het inzetten van gedetineerden en statushouders en tegelijkertijd een hoogwaardige functionaliteit neerzetten, voor een eerlijke prijs, vragen om kantelingen in bestaande systemen. Dat graaft diep in de keten en in organisaties. Systeemveranderingen zijn een worsteling en dat vertaalt zich ook terug naar een Workout en de dynamiek in de verschillende werkgroepen. Juist daarom gun je in een RCC en RIC-traject op de best passende (coalitie van) partij(en) die op basis van hun Visie, Aanpak en Kunde (kortweg V.A.K.) aantonen deze serieuze “dans” aan te kunnen en daarin leiderschap te kunnen en willen tonen. Zoals ook de opdrachtgever en haar achterban professioneel leiderschap aan de dag hebben gelegd door voor in dit geval een RIC te kiezen. Met dergelijke mensen kom je er daarom (tot nog toe) altijd uit. De wil om tot een extreem gaaf resultaat te komen is zo groot dat deelnemers aan de uitwerkingen er echt alles aan doen om het te laten slagen.

Een bijkomend voordeel van een co-creatief traject is dat vervolgens de implementatie van de ontwikkelde oplossingen altijd opmerkelijk soepel verlopen. Dit komt onder andere doordat in de workout al zo nadrukkelijk samen is opgetrokken dat partijen elkaar goed hebben leren kennen, wat de nodige verwarringen, faalkosten en frustraties voorkomt. Bovendien zorgt de afstemming in de workout er ook voor dat eventuele onzekerheden vroeg worden herkend en onderkend en dus meegenomen in de oplossing, wat verrassingen en teleurstellingen voorkomt.

Dat een workout soms intensief is, staat overigens niet in de weg dat deelnemers er veel plezier aan beleven en er met veel waardering op terug kijken. Waar anders krijg je zo mooi de kans om met gepassioneerde vakmensen samen te mogen bouwen aan Betekenis en Impact. Dat enthousiasme en die voldoening zullen de deelnemers aan de expertsessie ook zeker uitstralen. Hier kun je je aanmelden.

Breed inzetbare aanbestedingsmethode

Deze warme en koude dranken aanbesteding is slechts een van de voorbeelden van de trajecten waar KplusV vanuit de RCC of RIC-aanpak bij is betrokken, maar wel een mooie. Mede omdat het de eerste was voor de Rijksoverheid. Inmiddels hebben we ook de eerste opdracht binnen vanuit het Rijksvastgoedbedrijf. Daar waar we al regelmatig mochten bijdragen aan provincies, gemeenten, waterschappen en onder andere. onderwijsinstellingen, tekent zich nu een nog bredere scope aan impactvolle domeinen af. En steeds vaker worden we daarbij ook gevraagd de inkopende organisatie te begeleiden bij het inbedden van innovatie gericht inkopen in hun hele organisatie. Naast dat we bijvoorbeeld ook trainingen verzorgen om partijen te leren effectief Impact te sorteren vanuit de RIC of RCC-aanpak.

Actuele domeinen waarop momenteel een RCC of RIC-traject loopt zijn bijvoorbeeld de bouw van een school, woningen, aanleg/renovatie van wegen, berm beheer, interieur, catering, huishoudelijk afvalverwerking, inzameling van bedrijfsafval. Maar we halen ook meer dan honderd gebouwen van het aardgas af, gaan we wasstraten voor militaire voertuigen aanbesteden en hebben we vorig jaar het beheer van sportcomplexen en de inzet van badmeesters uit helpen vragen.

Dit laat zien hoe breed de methodiek inzetbaar is en dat op al dergelijke aandachtsgebieden impact is te realiseren. En dat voor budgetten die niet hoger liggen dan wat te doen gebruikelijk is voor vergelijkbare opdrachten. Er is dus geen enkel excuus meer nog terughoudend te zijn. En dus de druk op te voeren op uitvoeringsorganisaties om echt werk te maken van Impactgericht inkopen. En daar ligt ook een rol voor de politiek. Gelukkig staan in vrijwel alle verkiezingsprogramma’s van de bekende partijen die meedoen aan de Tweede Kamer Verkiezingen dat zij duurzaamheid en circulaire economie omarmen en de transitie daartoe willen versnellen. Laten we ervoor zorgen dat de politici, landelijk en regionaal in de gaten krijgen dat er weldegelijk handelingsperspectief is. Dat er marktpartijen genoeg zijn die klaar staan om de “circulaire dans” aan te gaan, zodra opdrachtgevers de werkelijke opdracht gaan voelen om ook op grote schaal “de juiste muziek” op te zetten in hun aanbestedingen.

De tijd voor pilots is voorbij. Vanaf nu zijn nieuwe initiatieven in deze richting prototypes. En daar bouwen we keihard op voort. Zoals wij dat hebben gedaan met onze RCC en RIC-methodiek zelf. En uiteraard komen we daar ook bij jullie maar wat graag aan bijdragen!

Tot nu toe was dat meestal voor overheden. Deze RCC en RIC-methodieken lenen zich echter ook uitstekend voor de inkoop bij bedrijven. We verwachten daarom dit jaar ook een doorbraak in opdrachten vanuit de zakelijke markt.

Voor nu is het zaak om jezelf of collega’s aan te melden voor de expertsessie. Hier vind je meer informatie en meld je je direct aan.

Of nóg mooier, wijs een aanstaand inkoop traject aan en ga het DOEN!

Extra informatie RCC en RIC

Behoefte aan verdieping? Check een onlangs verschenen artikel over de methode bij Dienst Justitiële Inrichtingen en onze RCC-uitleg met infographic.

Artikel Impact Magazine

Meer over RCC Contact

Erick Wuestman, AVS

06-54 30 71 83 / e.wuestman@kplusv.nl