Waarom fysieke bijeenkomsten niet genoeg mensen bereiken

Fysieke bijeenkomsten zijn voor lokale overheden sinds jaar en dag de basis voor het betrekken van inwoners. Deze vertrouwde formule biedt inwoners de kans om hun mening rechtstreeks met hun verkozen vertegenwoordigers te delen. Maar dit systeem is allesbehalve perfect. Fysieke bijeenkomsten zijn soms zelfs niet inclusief en ze kunnen een vertekend beeld geven van wat de community (en niet alleen de tien luidste stemmen in de zaal) belangrijk vindt. 

In een wereld die steeds digitaler wordt en waarin overheden een breder en diverser publiek proberen te bereiken, zijn gemeentevergaderingen alleen niet voldoende om het niveau van cocreatie en rechtvaardige vertegenwoordiging te bereiken dat vereist is om echte democratische processen op te bouwen. 

Je hebt duidelijke feedback nodig om participatie te stimuleren

In een gepolariseerde samenleving kost het heel wat werk om een participatiecultuur te ontwikkelen en inwoners betrokken te krijgen (en te houden). Vergaderingen kosten veel tijd en moeite, maar leveren vaak maar weinig op. Je hebt namelijk een voortdurende cyclus van informatie nodig om betrokkenheid te (blijven) creëren en mensen te bereiken. Bovendien is het voor inwoners moeilijk om de verschillende stappen van de besluitvorming te blijven volgen, tenzij ze alle georganiseerde vergaderingen bijwonen. 

Wat kan helpen om het tij te keren? Betere participatiemogelijkheden en duidelijke feedbackloops. Mensen moeten het gevoel krijgen dat hun mening echt wordt gehoord en dat ze rechtstreeks bijdragen aan beleidsvorming. 

Een waardevolle toevoeging aan de democratie is daarom een digitaal participatieplatform. Dat helpt namelijk om projecten te structureren met duidelijke fasen en tijdlijnen. Deelnemers kunnen dan altijd zien wat er is gebeurd, in welke fase het project zich momenteel bevindt en wanneer ze eventuele volgende stappen mogen verwachten.

Werk, familie en andere verantwoordelijkheden maken offline participatie ontoegankelijk

Stel: je krijgt een e-mail over de komende gemeentevergadering van de stad. De bedoeling is om mogelijke verbeteringen te bespreken aan het favoriete park van je jongste. Je kunt wel vijf zaken bedenken die je graag zou bespreken, maar je kunt de vergadering onmogelijk nog tussen je werkdag en de voetbalmatch van je kind plannen. Of: je krijgt een melding van een bijeenkomst over waterafvoer die je graag zou bijwonen. Maar de vergadering vindt plaats in het midden van je werkshift, en is bovendien twee busritten bij je vandaan. Ook dan kun je jouw bezorgdheden, bedenkingen of ideeën delen.

En dan zijn er nog andere overwegingen. Wat als je geen vervoer hebt of die extra busrit niet kunt betalen? Vervoersbeperkingen vormen een belangrijke barrière en hebben vaak vooral invloed op achtergestelde groepen, wat betekent dat hun meningen en opvattingen niet in gelijke mate worden meegenomen tijdens fysieke bijeenkomsten. 

Gelukkig is er dus digitale participatie. Tijdens de coronapandemie raakten we er meer en meer aan gewend om digitaal en vanuit huis te werken of te netwerken. Een digitaal participatieplatform trekt deze lijn door, zodat beleidsmakers en beleidsmedewerkers een groter en diverser publiek kunnen bereiken.

Laat we even met een digitale blik naar bovenstaande scenario’s kijken. 

Stel: je krijgt een e-mail om te stemmen over vernieuwingen in het favoriete park van je kind. Je klikt op de link in de mail en schrijft snel je vijf ideeën neer, die je rechtstreeks op het platform deelt. 

Of je krijgt een melding over de vergadering over waterafvoer die plaatsvindt tijdens je shift. Je kunt de vergadering niet live bijwonen, maar je kunt de opname bekijken wanneer je thuiskomt. Daarna kun je je bezorgdheden, bedenkingen en ideeën delen. Tegelijkertijd ga je met je buren het gesprek aan over welke maatregelen er nodig zijn. 

Digitale participatie geeft iedereen een kans om hun stem te laten horen, wat hun persoonlijke situatie ook is. Digitale platforms zijn vertrouwde en toegankelijke fora om feedback te geven. Zo zorgen ze voor meer betrokkenheid, inclusie en vertrouwen in de besluitvorming.

Fysieke bijeenkomsten moeten niet verdwijnen, maar wel aangevuld worden met andere methodes

De bovenstaande barrières om fysieke bijeenkomsten bij te wonen zijn natuurlijk maar een paar van honderden mogelijke scenario’s. Maar die scenario’s betekenen stuk voor stuk dat discussies en besluitvormingsprocessen niet altijd eerlijk en inclusief verlopen. 

Zelfs als elke hindernis maar een handjevol mensen belemmert om mee te doen, wil dit zeggen dat sommige mensen niet worden gehoord. En elke stem die niet wordt gehoord is een gemiste kans om te leren en actie te ondernemen. 

Heel wat lokale overheden zijn tijdens de pandemie overgestapt op digitale oplossingen en die omschakeling heeft hen gedwongen om te evalueren hoe ze met hun community’s communiceren. 

Dit is hét moment om een nieuw hoofdstuk toe te voegen aan onze democratische geschiedenis: om naast fysieke bijeenkomsten ook digitale participatie in te zetten voor inclusievere, participatieve en representatievere projecten. Zo zorgen we ervoor dat genomen beslissingen echt de hele samenleving ten goede komen.

Terugkeren naar de oude aanpak – volledig afhankelijkheid zijn van fysieke bijeenkomsten – zou een fout zijn in ons democratisch model. Nu is het tijd om het regeneratieproces van onze community’s verder te versnellen. Om nieuwe wegen te verkennen waarlangs leden van community’s hun democratische rechten kunnen uitoefenen. En om overheden als nooit tevoren collectieve intelligentie te laten aanboren.