Griffies zien knelpunten bij digitale besluitvorming

Griffies kunnen goed uit de voeten met de tijdelijke wet digitale besluitvorming. Zij zien wel een aantal knelpunten in de uitvoering. De digitale vaardigheid van raads- en Statenleden is er een van. Het regelen van inspraak van inwoners is een andere.

Noodwet

‘Het is door de coronacrisis lastig om fysiek te vergaderen dus is het goed dat er nu de mogelijkheid komt om digitaal te kunnen beraadslagen en digitaal besluiten te kunnen nemen’, stelt Renée Wiggers, voorzitter van de Vereniging van Griffiers. De vereniging had zelf op de mogelijkheid tot digitale besluitvorming aangedrongen en was nauw betrokken bij de totstandkoming ervan. Voor Wiggers zaten er dan ook geen verrassingen in de wetstekst die dinsdag openbaar werd. ‘Ik ben er heel positief over, ook over de snelheid waarmee de noodwet tot stand is gekomen en wij er mee aan de slag kunnen.’ De tweede Kamer  heeft met de wet inbgestemd. Als dat ook de Eerste Kamer (volgende week dinsdag) doet, kan de wet naar verwachting eind volgende week van kracht zijn.

Uitdaging

‘Voor een aantal gemeenten zal het best een uitdaging zijn’, weet Wiggers. De meeste griffies (61 procent) zijn nog aan het uitzoeken wat de beste digitale oplossing is voor digitale beraadslagingen en digitaal stemmen, zo blijkt uit onderzoek dat de vereniging heeft laten uitvoeren onder griffies van gemeenten en provincies. Slechts een op de zes griffies (16 procent) heeft al een geschikte digitale oplossing gevonden.

Soelaas

Ruim een derde van de griffies ziet bestaande mogelijkheden voor videoconferencing als instrument om digitaal te vergaderen. Een derde denkt dat het bestaande raadsinformatiesysteem soelaas kan bieden. Een vijfde van de griffies weet nog niet welke vergadertool zal worden ingezet. Sluit aan bij wat je aanbieder van je raadsinformatiesysteem aan mogelijk biedt’, adviseert Wiggers. ‘Ga zo min mogelijk op zoek naar hele nieuwe oplossingen.’ 12 procent van de griffies zegt echter iets nieuws te willen inzetten.

Up and running

Griffies zijn er zich van bewust dat een digitale tool zo snel mogelijk gerealiseerd moet worden. De helft van de griffies stelt dat een digitale tool binnen een tot twee weken operationeel moet zijn, een kwart gaat uit van ingebruikname over drie weken. Een op de tien griffies denkt over een maand digitaal up and running te zijn, zes procent nog later. Sinds medio vorige maand is 70 procent van de raads- en Statenvergaderingen uitgesteld, zo blijkt uit het onderzoek. Niet alleen nieuwe raads- en Statenagenda’s moeten digitaal worden behandeld; ook uitgestelde beraadslagingen en besluiten moeten een plekje op de agenda krijgen.

Knelpunten

Een op de drie griffies denkt dat er binnen de eigen griffie onvoldoende technische kennis is om een digitale tool toe te passen. Toch is dat niet het belangrijkste knelpunt dat griffies noemen. Een meerderheid van de griffies (51 procent) noemt het gebrek aan technische kennis van raads- en Statenleden en andere gebruikers als belangrijkste knelpunt. Een van de voorwaarden die minister Knops van Binnenlandse Zaken in zijn tijdelijke wet digitale besluitvorming heeft gesteld, is dat ieder raads- en Statenlid toegang moet krijgen tot het systeem. De digitale behandeling van complexe onderwerpen, inspraak door burgers en te verwachten kinderziekten bij de eerste vergaderingen worden ook door de griffies als knelpunt genoemd.

Ondersteuning

Griffies snakken naar ondersteuning, zo blijkt verder uit het onderzoek. Slechts zes procent stelt er op eigen houtje uit te komen. De grootste behoefte is aan praktische handleidingen en spelregels (67 procent), technische ondersteuning voor de griffie (57 procent) en een webinar dan wel een online training voor raadsleden (52 procent). De vereniging gaat samen met de VNG een steunpunt opzetten met allerhande praktische informatie, stelt Wiggers. Zij hoopt ook ervaringen van gemeenten te kunnen delen op de eigen verenigingswebsite, waar gemeenten ook tips aan anderen kunnen meegeven. Het samenwerkingsprogramma Democratie in Actie organiseert vrijdag een webinar over digitaal vergaderen en digitale besluitvorming.

Het onderzoek is gehouden van 26 tot 30 maart. 290 griffiers hebben de online vragenlijst ingevuld: 281 raadsgriffiers en 9 Statengriffiers. Dat is 80 procent van alle griffiers.