Maak medewerkers bewust van risico’s sms’en
Gemeenten moeten bepalen welke digitale middelen voor welke communicatiesoort gebruikt mogen worden. Gebruikers delen soms gevoelige informatie via de services en dat kan een probleem zijn als tekstberichten openbaar gemaakt moeten worden vanwege een beroep op de Wet openbaarheid bestuur (Wob).
Gemeenten moeten bepalen welke digitale middelen voor welke communicatiesoort gebruikt mogen worden. Gebruikers delen soms gevoelige informatie via de services en dat kan een probleem zijn als tekstberichten openbaar gemaakt moeten worden vanwege een beroep op de Wet openbaarheid bestuur (Wob).
Openbaar
De Raad van State oordeelde in maart 2019 dat dergelijke berichten opvraagbaar zijn via de Wob. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) komt daarom met een handreiking zodat medewerkers en projectleiders die betrokken zijn bij archivering en informatiebeheer weten hoe ze om moeten gaan met tekstberichten van berichtenservices zoals Whatsapp.
Verbod
Rijksambtenaren wordt ontraden om tekstberichten te gebruiken voor werkgerelateerde zaken. Maar ‘berichtenservices zijn nu eenmaal populair en daarom nauwelijks weg te denken uit de werkpraktijk’, schrijft de VNG. ‘De stap om het gebruik van berichtenservices door bestuurders en ambtenaren te verbieden zal daarom niet snel worden gezet.’
Risico's
De VNG raadt gemeenten aan om een inschatting te maken van de mogelijke schade en dreigingen en vervolgens passende maatregelen te nemen. Verder zal de organisatie visie en beleid moeten ontwikkelen voor het gebruik van mobiele apparaten en de te gebruiken communicatiemogelijkheden. ‘Medewerkers moeten bovendien bewust gemaakt worden van de risico’s die het werken op mobiele apparaten en het gebruik van berichtenservices met zich meebrengt.’
Nuttig
Advocaat Cornelis van der Sluis vindt het nuttig dat de VNG met een handreiking komt. Volgens hem laat de praktijk zien 'dat er prima gewerkt kan worden met het inzicht dat dit alle soorten berichten onder de Wob vallen. Veel blijkt alleen niet (meer) te achterhalen te zijn door de wijze van bewaren en archiveren.'
Gemeenten kunnen overigens geen gebruik meer maken van de particuliere versie van Whatsapp voor dienstverlening sinds eigenaar Facebook daar een stokje voor stak in december 2019. ‘Op de vraag of gemeenten een licentie kunnen aanvragen voor de API-variant WhatsApp for Business, is Facebook duidelijk. Vooralsnog wordt een licentie voor deze variant, die wordt gebruikt bij de integratie in de webcare-omgeving, niet toegekend aan gemeenten.’
Zo zijn we aan de ene kant krampachtig over privacy en aan de andere kant staat de deur wijd open.
Wij hebben ons weg gegeven aan de gegevensverzamelaars. Die bepalen onze wereld op dit moment. We hebben er zelf geen controle meer over