Werkplezier lijdt onder flexibel kantoorconcept
Dat blijkt uit een onderzoek van Mark Huijben en Maik van Veldhoven naar de tevredenheid van tienduizenden ambtenaren over de faciliteiten en bedrijfsvoering. In een essay in Binnenlands Bestuur stellen ze dat Het Nieuwe Werken te veel wordt ingestoken als besparing op facilitaire kosten en te weinig met de brede blik vanuit de doelen van de organisatie
Meer overheidsorganisaties stappen over naar een flexibel kantoorconcept met gemiddeld minder werkplekken per fte. Tegelijkertijd daalt de tevredenheid van ambtenaren over hun werkplek.
Dat blijkt uit een onderzoek van Mark Huijben en Maik van Veldhoven naar de tevredenheid van tienduizenden ambtenaren over de faciliteiten en bedrijfsvoering. In een essay in Binnenlands Bestuur stellen ze dat Het Nieuwe Werken te veel wordt ingestoken als besparing op facilitaire kosten en te weinig met de brede blik vanuit de doelen van de organisatie. ‘Welke doelen willen we realiseren? Welke manier van werken past daarbij? Pas als die vragen zijn beantwoord, wordt duidelijk wat voor huisvesting en bedrijfsvoering gewenst zijn’, aldus de auteurs.
Concentratieproblemen
Met het flexibel kantoorconcept zou bespaard worden op huisvestingskosten; die beslaan echter slechts 5 procent van de totale apparaatskosten. De loonkosten zijn verreweg de grootste component. ‘De kantoren zouden juist een goede plek moeten zijn om geconcentreerd en productief te werken en een fijne ontmoetingsplek voor overleg en sociale contacten met collega’s’, betogen Huijben en Van Veldhoven.
In kantoortuinen blijkt concentratie een veelvoorkomend probleem, net als het kunnen voeren van een vertrouwelijk gesprek, persoonlijk of telefonisch. Ook is er behoefte aan meer vergader- en overlegruimten. Verder scoort het binnenklimaat matig, zelfs in de mooiste en nieuwste kantoren.
Thuiswerken
De genoemde klachten hebben volgens de onderzoekers niet alleen te maken met de faciliteiten op zich, maar ook hoe ermee wordt omgegaan. Zo maken werkgevers thuiswerken deels mogelijk, maar werpen ze ook drempels op. ‘Vaak zit daar enige angst achter: “Als ze hier zitten, kan ik tenminste zien dat ze werken.” Terwijl dat nog maar de vraag is, want veel medewerkers blijken zich niet zo goed te kunnen concentreren op kantoor. Met name wanneer ze geen eigen werkplek hebben’, aldus Huijben. De vraag is volgens hem dan ook of de organisatie wel voldoende richting geeft aan medewerkers. ‘Is het daadwerkelijk nodig om hen op kantoor te laten komen, om er zeker van te zijn dat ze werken?’
Ziekteverzuim
De vrijheid om te kunnen werken waar en wanneer een medewerker wil, wordt vaak gezien als onlosmakelijk verbonden met het flexibel kantoorconcept. Het bieden van die mogelijkheid hoeft echter nog niet te betekenen dat de keuze valt op een flexibel kantoorconcept. ‘De vrijheid om thuis te werken blijkt daadwerkelijk bij te kunnen dragen aan een hogere productiviteit en lager ziekteverzuim. Veel publieke organisaties werpen echter drempels op (‘maximaal één dag per week, in overleg met de leidinggevende’), vaak uit angst (“Als ze hier zijn, zie ik tenminste dat ze werken.”). Belangrijke vraag is of je drempels wilt opwerpen of medewerkers juist meer richting moet geven, door hen missiegedreven en resultaatgericht te laten werken’, aldus de onderzoekers.
Directietafel
Pas wanneer een organisatie heeft besloten hoe ze wil werken, kan het voorzieningenniveau worden vastgesteld. Het werkconcept bepaalt immers hoeveel werkplekken en overlegruimten nodig zijn en hoe die het beste kunnen worden ingericht. ‘Dat maakt het werkconcept een issue voor de directietafel en niet alleen voor de facilitaire dienst’, adviseren Huijben en Van Veldhoven.
Lees het volledige essay in Binnenlands Bestuur nr. 17 van deze week (inlog)
Die controle is ook mogelijk, door thuiswerkers te bekijken met een webcam, die schuin achter hun computerwerkplek is geplaatst.
En door een dagelijks email-verslag te eisen over hun activiteiten, enz.
Online thuiswerken is o.a. nodig voor vermindering van reiskosten, reistijden, verkeersdrukte, verkeersongelukken, en drukte in openbaar vervoer.
Ook vermindert thuiswerken pesten en conflicten op het werk. En thuiswerken kan een uitkomst zijn voor werknemers met emotionele, verstandelijke of lichamelijke beperkingen. En voor werknemers die ver weg wonen of kinderen thuis hebben. En voor mantelzorgers, ouderen, enz.
Bij thuiswerken kan thuis in een woonkamer of tuin een kleine kantoorcabine worden gebouwd, voor betere concentratie. Die moet wel geventileerd zijn. Men kan ook thuiswerken in een auto.
Geluidsoverlast tijdens het werk kan worden voorkomen met een gesloten hoofdtelefoon of geluidskap, zoals gebruikt wordt door bouwvakkers.
Overheden kunnen de loonkosten verminderen, door onderling te overleggen en kennis te delen via internetfora. Want dat werkt efficiënter dan mondeling, en voorkomt dat meerdere ambtenaren of gemeenten het wiel moeten uitvinden op allerlei beleidsterreinen. En het vermindert dure mondelinge trainingen en conferenties voor ambtenaren.
Via webfora kan ook interactief, drempelverlagend en kostenbesparend voorlichting worden gegeven aan anonieme burgers. En dat bespaart burgers veel moeite en reistijd.
Burgers kunnen de informatie dan later rustig opnieuw lezen. En iedereen kan daar meelezen met andere gesprekken. Forum-software is gratis.
Zoek op internet:
thuiswerken oplossingen
thuiswerken voordelen nadelen