of 63372 LinkedIn

Reiskostendeclaratie wel op tijd indienen

'In de clinch' is een rubriek waarin jurist/columnist Michel Knapen actuele zaken in het ambtenarenrecht belicht.

Een ambtenaar van het ministerie van Financiën spaart een groot aantal reisdeclaraties op en dient ze dan in één keer in. Dat gebeurt minstens een half jaar nadat de reizen zijn gemaakt. Krijgt hij ze nog vergoed?

'In de clinch' is een rubriek waarin jurist/columnist Michel Knapen actuele zaken in het ambtenarenrecht belicht. 

Op twee dagen in december 2018 dient Ewoud Vlonder*, werkzaam bij het ministerie van Financiën, dertig declaraties in voor gemaakte reiskosten over de periode 31 januari 2018 tot en met 28 augustus 2018. Totaal bedrag: 815 euro. Dat wordt gelijk met zijn salaris over december op zijn rekening gestort. Maar twee maanden later wijst de staatssecretaris deze declaraties alsnog af en wordt dit bedrag verrekend met de eerstvolgende salarisbetaling.

De reden: Vlonder heeft de declaraties te laat ingediend. Dat moet gebeuren binnen drie maanden na de maand waarop het verzoek betrekking heeft. Nu hij niet binnen drie maanden na de gemaakte reis de kosten declareert, krijgt hij op grond van het Reisbesluit Binnenland de reiskosten niet meer vergoed. Maar Vlonder ontdekt nog een opening: in het Reisbesluit staat ook dat de minister van deze regeling kan afwijken als er ‘bijzondere’ omstandigheden zijn. Maar die ziet de rechtbank Oost-Brabant, waar het geschil al is beland, niet. Ook heeft hij niet aangetoond dat verschillende teamleiders op verschillende manieren omgaan met declaraties die te laat zijn ingediend, wat de staatssecretaris overigens betwist.

Vlonder procedeert verder bij de Centrale Raad van Beroep. Die verwijst naar een eerdere uitspraak waaruit blijkt dat bij korte overschrijdingen van de indieningstermijn (vijf, zes maanden ‘te laat’) uitbetaling plaatsvindt op basis van de hardheidsclausule. Deze werkwijze wordt nog steeds bij het ministerie gehanteerd en daarom moet de staatssecretaris – die niet heeft kunnen uitleggen waarom dit in Vlonders geval niet is toegepast – declaraties van dienstreizen die hebben plaatsgevonden binnen vijf tot zes maanden na indiening alsnog vergoeden. Dat deel heeft Vlonder nu binnen. Maar er liggen ook nog declaraties die ouder zijn dan zes maanden na indiening.

Vlonder stelt met zijn declaratiewijze een spaarpot te willen maken – maar dat dit onder collega’s ‘gebruikelijk’ zou zijn weet hij niet hard te maken. Bovendien vindt de Raad dit sparen geen ‘bijzondere omstandigheid’. Verder wíst hij dat deze declaraties niet voor vergoeding in aanmerking kwamen, omdat het P-Direkt-systeem bij te laat declareren de volgende melding geeft: ‘De reiskosten die u wilt declareren zijn langer dan drie maanden geleden gemaakt. Dit is een reden voor uw manager om uw reisdeclaratie af te keuren. Vul de reden waarom uw reisdeclaratie ouder is dan drie maanden in onder ‘Toelichting voor uw manager’.’

Vlonder doet dan een beroep op het vertrouwensbeginsel. Maar de Raad ziet nergens toezeggingen of andere uitlatingen of gedragingen waaruit Vlonder redelijkerwijs kon en mocht afleiden dat de declaraties zouden worden betaald. Dat andere ‘te late’ declaraties in het verleden wel zijn goedgekeurd, betekent niet dat deze ook worden geaccepteerd. Controle vindt steekproefsgewijs plaats of bij een bijzondere aanleiding. In dit geval was het bedrag dermate hoog dat achteraf controle heeft plaatsgevonden.

Dat Vlonder de declaraties in december uitbetaald kreeg, wil niet zeggen dat dit definitief is. Volgens vaste rechtspraak mag een bestuursorgaan een gemaakte fout met terugwerkende kracht herstellen, zeker nu Vlonder redelijkerwijs had kunnen begrijpen dat het oorspronkelijke besluit onjuist was. De declaraties van dienstreizen die niet zijn gemaakt binnen vijf of zes maanden na indiening worden niet meer vergoed.

* De naam is gefingeerd.
ECLI:NL:CRVB:2021:948

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Vacatures

Van onze partners

Whitepapers