‘Mensen missen de ontmoeting’

Corona confronteert gemeentesecretarissen met een nieuwe realiteit.  In hoeverre is hun rol door het vele thuiswerken veranderd? Welke medewerkers hebben meer aandacht nodig en hoe houden zij verbinding met hun team en de organisatie? We vroegen het aan gemeentesecretarissen Cees Vermeer (Breda) en Beatrijs de Vries (Coevorden).

Constant communiceren
Hoe je binnen twaalf uur algemeen directeur kunt zijn van een organisatie waar twee derde van de medewerkers thuis aan het werk is. Daarover schreef de Bredase gemeentesecretaris Cees Vermeer op de eerste thuiswerkdag van de coronacrisis in zijn eerste coronablog op de site van Binnenlands Bestuur. De eerste thuiswerkdag voor de rest van Nederland tenminste, want Vermeer en zijn Brabantse collega’s zaten toen al een week in die situatie. Inmiddels zijn we (ruim) 25 blogs verder. Vermeer heeft de smaak te pakken. ‘Zo ontdek je tijdens deze crisis weer een nieuwe kant van jezelf’, stelt hij vast. Boegbeeld zijn van de organisatie was hij misschien al, maar dat werd hij de afgelopen maanden des te meer. De hoogste leidinggevende moet zijn ambtenaren helpen ‘focus te houden op de stad en wat daarvoor nodig is’. ‘Via vlogs, blogs, Teams, Zoom, ik ben constant aan het communiceren.’

Aanpakken
Hoe is dat in Coevorden? Gemeentesecretaris Beatrijs de Vries vindt haar rol niet zo heel veel anders dan anders, afgezien van de context. ‘Vanaf het begin is het een rare crisis, want je zit tegelijkertijd in de ‘warme’ fase en de nafase. Daarom kozen we ervoor zoveel mogelijk in de normale structuren te blijven werken.’ Ze merkt juist ook in deze tijd dat de contacten met maatschappelijke partners en inwoners essentieel zijn, om met elkaar te zien waar extra aandacht nodig is. En waar nodig die extra aandacht te kunnen geven. Als werkgever gaf ze na de persconferentie van premier Rutte van 12 maart de boodschap: werk zoveel mogelijk thuis. Een organisatie op zich. ‘Maar de kracht van deze gemeente is aanpakken. Dat weekend is er flink aangepakt. We hebben iedereen goed geïnformeerd over wat we van hen verwachten en ondersteunende middelen aangeboden. Ook hebben we afspraken gemaakt met mensen waar thuiswerken niet kan. Met leidinggevenden hebben we per team via appgroepen snel al het noodzakelijke geregeld.’

Toevallige ontmoetingen
We komen nu in de fase van het op de lange termijn inrichten van het werk volgens de richtlijnen van het RIVM. De Vries: ‘Als het gaat om zoveel mogelijk thuiswerken, ben ik ervan overtuigd dat het ook voor beleidsklussen belangrijk is om collega’s te treffen. Sommigen zeggen: het gemeentehuis wordt de ontmoetingsplek en iedereen werkt thuis. Dat vind ik een mooie gedachte, maar ontmoetingen moeten ook toevallig zijn en niet alleen op afspraak. Je maakt verbindingen tussen taakvelden, dan komt inspiratie los: waar ben jij mee bezig? Er werken hier 300 mensen, allemaal op een verschillend stukje, maar allemaal voor Coevorden. Verbindingen daartussen zijn belangrijk. Wat zijn de gevolgen van de crisis voor het verder denken over de toekomst en de rol die we als gemeente spelen?’

Picknicken
‘Mensen missen de ontmoeting, het gesprek met de benen op tafel’, merkt ook Vermeer. ‘Er zijn wel teams die afspreken om te picknicken of in de tuin gaan zitten met een glas wijn. Of elkaar op afstand treffen. Laatst hadden we onze eerste fysieke vergadering met de afdelingshoofden in drie maanden. Het voelde als jonge koeien in de wei. Je mist dat je elkaar in de ogen kunt kijken en grapjes kunt maken.’ Hij is trots op wat zijn organisatie al improviserend tot stand bracht en roemt het organisatievermogen en de verantwoordelijkheid van zijn mensen. ‘De passie voor de stad. Een goede mix van startende en ervaren mensen. De leidinggevenden met ervaring kunnen beginnende leidinggevenden goed begeleiden. De leidinggevenden hebben ook veel contact met elkaar. Voorheen was bij zo’n overleg soms de helft aanwezig, nu is het bijna 100 procent. Dat is een voordeel.’

Lees meer ervaringen van de gemeentesecretarissen deze week in BB13 (inlog)