Doorwerken in de zomer

Hoe wordt er tijdens de zomervakantie gewerkt op het gemeentehuis? Het gemeentebestuur is met reces en op vakantie. Ligt alles twee maanden stil? Binnenlands Bestuur hield een kleine zomercheck in vier gemeenten.

Echte zomerzaken
Inmiddels is iedereen met kinderen weer terug van vakantie en straks gaan nog de mensen zonder kinderen. Maar hoe werd er gewerkt op het gemeentehuis tijdens die lange zomervakantie? Zijn er organisatie-brede roosters of per afdeling? Ligt alles twee maanden stil of is er juist meer tijd voor beleid maken en het schrijven van uitgebreidere notities of voor het maken van begrotingen? En is er meer aandacht voor echte zomerzaken, zoals toerisme en festivals en daarmee samenhangende handhaving? We legden het voor aan een kleine gemeente (Beek), twee middelgrote gemeenten (Deventer en Assen) en een G4-gemeente (Utrecht).

DEVENTER (775 AMBTENAREN)

Rustiger dan anders
‘Tijdens de zomervakantie is het bij ons vanzelfsprekend rustiger dan andere tijden van het jaar’, laat de gemeente Deventer weten. ‘Veel collega’s, voornamelijk met schoolgaande kinderen, zijn dan op vakantie. Een deel is wel gewoon aanwezig. Het bestuur, raadsleden en het college van B&W is een aantal weken met zomerreces.’ Per afdeling zijn daar andere afspraken over roosters. Dat is ook afhankelijk van de aard van het werk. ‘In het algemeen geldt: je overlegt met je directe collega’s en je manager wanneer je vakantie neemt en wie jouw taken overneemt, als de aard van het werk dat vereist. Er is altijd iemand aanwezig van elk team. We hebben verder allemaal een mobiele telefoon van het werk, dus zijn in principe bereikbaar. Dat is overigens geen verplichting. Als je weg bent spreek je je voicemail in en stel je je afwezigheid-assistent in en zo nodig verwijs je daarin naar je vervanger.’

Werken aan grotere stukken
Alle afdelingen zijn gewoon in bedrijf tijdens de zomer. Doorgaans met lage(re) bezetting dan gebruikelijk. ‘We hebben in Deventer één grote publieksbalie in het stadhuis en twee steunpunten in de dorpen. Die laatste twee zijn in de zomermaanden gesloten. Bezoekers die normaal voor een steunpunt kiezen, kunnen dan natuurlijk terecht in het stadhuis.’ Er zijn geen raadsvergaderingen en college- of raadsbesluiten, maar dat wil niet zeggen dat er niets gebeurt op het stadhuis. ‘Juist de zomer is voor velen het uitgelezen moment om te werken aan grotere stukken, nota’s en klussen en projecten op te pakken die veel tijd kosten of die zijn blijven liggen. Het is ook het moment om je in te lezen in (grotere) dossiers en bijvoorbeeld begrotingen te maken.’

Piketdiensten
Het zou onprofessioneel en onverantwoord zijn om de publieksbalie dicht te gooien, de telefoon niet meer op te nemen, geen officiële documenten meer uit te geven en de pers niet meer te woord te staan, vindt de gemeente. ‘Dat is allemaal niet het geval. Tijdens de zomer ligt het bestuurlijke deel even stil, in de zin van besluiten nemen. Over of die periode te lang of te kort is kunnen wij geen oordeel over vellen. Feit is dat er in Deventer wordt gewerkt in de zomer en er een boel wordt voorbereid voor de volgende periode.’ Wel draaien het bestuur en allerlei ambtenaren piketdiensten, bijvoorbeeld in geval van calamiteiten. ‘Er is altijd iemand bereikbaar en beschikbaar.’

Tijdens de zomer zijn er enkele grotere evenementen in de stad (Deventer op Stelten, Boekenmarkt), dus dat betekent dat het team Toezicht van de gemeente drukker is op die momenten. ‘Ook wordt de ¬zomer wel gebruikt om (lichte) verbouwwerkzaamheden in of aan het stadhuis te verrichten.’

Lees over hoe andere gemeenten doorwerken in Binnenlands Bestuur nr. 16 van deze week (inlog)