Bestuur en ambtelijke organisatie Vlaardingen 'gefileerd'

Er moet meer focus komen op wat nodig is voor de stad Vlaardingen, maar nut, noodzaak en urgentie daarvan moeten dan wel door alle partijen worden onderkend. Aan het eind van zijn ‘verwonderperiode’ maakte interim-gemeentesecretaris Gerrit van Hofwegen een nietsontziend rapport over de ambtelijke organisatie, de raad en het college van de getroebleerde gemeente Vlaardingen.

Defensieve en reactieve houding
De conclusie die Van Hofwegen trekt is dat hij de politiek-bestuurlijke en ambtelijke focus en sturing mist op wat de gemeente Vlaardingen wil bereiken. Die focus moet volgens hem zijn: wat gaan we de komende (drie) jaren concreet voor de stad bereiken? Het valt hem op dat onder ambtenaren en in het politieke bestuur een defensieve en reactieve houding heerst. Daarom is de ondertitel van zijn rapport: ‘Laat je leiden door je eigen verhaal en zoek de verbinding.’

Collegeleden verrast door collegevoorstellen
Van Hofwegen ziet veel irritatie tussen raadsleden van een ‘niet zakelijke politieke kant’. ‘Zorgelijk is dat medewerkers aangeven dat raadsleden makkelijk in het openbaar kritiek leveren op medewerkers en die met naam en toenaam noemen.’ De raad zoekt nog naar een politieke balans, wat de irritatie kan voeden. Ook het nieuwe college zoekt naar balans in de onderlinge verhoudingen. De relaties zijn goed, maar diepgaande discussies zijn er nog niet. De besprekingen zijn ‘wijdlopend’, wat het nemen van weloverwogen besluiten bemoeilijkt. Ambtenaren betrekken portefeuillehouders zelfs niet altijd bij de voorbereiding van collegevoorstellen, waardoor die door die voorstellen kunnen worden verrast.

Ongelijkwaardigheid in managementteam
Verder komt de huidige overlegstructuur in de top van de organisatie niet meer overeen met het organisatiebesluit en de Werkwijze Directie. Er functioneert alleen nog een Centraal Management Team (CMT). Van Hofwegen noemt het opvallend dat het CMT pas zeer recent over zijn taak heeft gesproken. Het CMT zoekt nog naar zijn rol en naar de onderlinge verhoudingen. In de samenstelling ervan zit trouwens een ongelijkwaardigheid. Naast de drie afdelingsmanagers zijn namelijk een directeur, de controller en de gemeentesecretaris lid. Die laatste hebben een andere rol en dus geen gelijkwaardige positie. Dat kan leiden tot ‘disfunctionaliteiten’, zoals elkaar vooral aanspreken op de relatie en niet spreken over de inhoudelijke kant van een zaak.

College niet geïnformeerd over budgetoverschrijding
Een discussie over budgetoverschrijdingen gaat bijvoorbeeld niet over het feit dat budgetten worden overschreden en gevolgen ervan, maar wie ervoor verantwoordelijk is. Toen de budgetoverschrijding voor 2018 duidelijk werd lijkt zelfs expliciet besloten om het college niet te informeren, aangezien het over bedrijfsvoering gaat en dat onder het CMT valt. Het plan was om de overschrijding op te lossen binnen ‘bedrijfsvoering’, maar dat is nooit gebeurd. Voor vertrouwen in elkaar binnen een organisatie is vertellen wat je doet en waarom, van groot belang, schrijft Van Hofwegen. ‘Blijkbaar is dat moeilijk in deze organisatie.’

Eigen pad kiezen
Dat geldt ook voor het college, want bij de keuze voor een interim gemeentesecretaris is niet aan de organisatie verteld waarom het college dit nodig vond. Sterker nog: voor velen is de reden van deze keuze nu nog niet duidelijk. Om te voorkomen dat het college meegaat in de onzekere politieke situatie adviseert Van Hofwegen het college het eigen pad van het collegeprogramma te kiezen en daarop gericht te zijn. ‘Eigen speerpunten van portefeuillehouders geven de kans om de politieke discussie met de raad richting te geven. Het middel daarvoor is: deze speerpunten vasthouden, concretiseren en in publieke discussie brengen.'

Transparantie
Volgens Van Hofwegen is transparantie een belangrijk onderdeel van sturing. Daarom moet de reden van gemaakte keuzes steeds helder zijn en overgebracht worden door het college. ‘Voor de organisatie heeft het college hier nog een stap te maken.’ Collegevergaderingen kunnen efficiënter door op hoofdlijnen te vergaderen. Oriënterende discussies moeten een nadrukkelijk en vast onderdeel van de vergadering zijn. Voor teamvorming in het college is het nodig te investeren in samenwerking. ‘Politieke teams zijn namelijk in concurrerende samenwerking.’

Rol controller en loco-secretaris scheiden
Voor de relatie tussen raad, college en organisatie is het belangrijk contactmomenten te intensiveren. Vooral informeel. Van Hofwegen noemt het door de griffie ingestelde ‘pizza-moment’. ‘Dat verdient opvolging en uitbreiding.’ Voor een optimale sturing binnen de organisatie is een andere werkwijze nodig. Het management moet voortaan de keuze voor inzet en middelen voor de hoofdactiviteiten van elk organisatieonderdeel dragen. Van Hofwegen wijst verder op een onevenwichtigheid in de structuur van de organisatie: de controller is nu namelijk ook waarnemend gemeentesecretaris. ‘Die rollen zijn in tegenspraak met elkaar en dienen te worden gescheiden.’

Ervaren nieuwe gemeentesecretaris
‘Opgavegericht werken’ zal een onderdeel zijn bij de discussie over de sturing van de organisatie en de gemeentesecretaris moet weer deelnemen aan het coördinatieoverleg, daarbij ondersteund door een strategisch adviseur, adviseert van Hofwegen. Ook moet er zo snel mogelijk een einde komen aan de discussie over wie verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoeringprocessen. Zelf heeft hij al aangegeven dat geen verplichtingen kunnen worden aangegaan die niet binnen een budget te verantwoorden zijn. De nieuwe gemeentesecretaris moet ervaren en communicatievaardig zijn en zich daarin kwetsbaar willen en kunnen opstellen. Hij moet faciliterend leiderschap tonen. In reactie laat het college weten de bevindingen te herkennen en in te stemmen met de adviezen.