Ambtenaren maken profiel gemeentesecretaris Amsterdam

Onlangs maakte de Amsterdamse gemeentesecretaris Arjan van Gils bekend dat hij per 1 juli stopt. De gemeente moet dus naast een nieuwe burgemeester ook een nieuwe gemeentesecretaris vinden. De ondernemingsraad liet ambtenaren zelf het profiel van hun nieuwe directeur invullen. Resultaat: 2400 reacties in drie dagen.

Geen zicht op processen

‘We wilden met de nieuwe vorm van medezeggenschap, een ondernemingsraad van 25 mensen voor de hele organisatie, ook nieuwe vormen van raadpleging van de achterban inzetten in plaats van alleen statische bijeenkomsten’, legt OR-voorzitter Mario Soriano uit. ‘Een nieuw systeem is daar heel geschikt voor.’ Vorige keren was de OR wel betrokken bij het proces, maar pas als de kandidaat al geselecteerd was. ‘Nu hebben we proactief bij de directie P&O aangegeven dat we mee willen denken over de profielschets. Dat idee werd prima ontvangen. De keuze wordt zo echt iets ambtelijks.’ Het initiatief werd gevoed door het feit dat het gemeentelijk managementteam en de gemeentesecretaris laag scoorden in het in 2017 gehouden medewerkerstevredenheidsonderzoek. ‘Het personeel vond dat het geen zicht had op de processen en niet mocht meepraten.’

Nieuw medezeggenschapssysteem
Het gehanteerde systeem is in G4-verband gepresenteerd door bureau CouncelWise, vertelt Jurriaan Fleijsman van het Dagelijks Bestuur. Medewerkers kunnen open of gesloten vragen beantwoorden via een link die is te openen op elke webbrowser. In dit geval konden 15.000 Amsterdamse ambtenaren één eigenschap opgeven die volgens hen het belangrijkste is bij de selectie van de nieuwe gemeentesecretaris. Daarachter steekt een algoritme die steekwoorden telt en daaruit een top-5 maakt. In de tweede ronde mogen de ambtenaren een woord kiezen uit die top-5 of zelf nog woorden toevoegen. Daaruit komt een definitieve top-5. Op basis daarvan en de twintig meest genoemde woorden wordt vervolgens een analyse gemaakt, waaruit een duidelijk profiel naar voren komt. ‘In drie dagen tijd hebben 2400 mensen gereageerd. Een erg hoge respons’, vindt Soriano.

Mensenmens
En wat is de uitkomst? De nieuwe gemeentesecretaris moet volgens het personeel vooral een "mensenmens" zijn, iemand die niet heel hiërarchisch denkt. ‘De huidige gemeentesecretaris is aangenomen om een klus te klaren: de grote reorganisatie. Dat doel heeft hij bereikt. Nu hoor je op werkvloer dat men toe is aan rust. Er is behoefte aan een bouwer, een doorpakker met oog voor de persoon.’ De OR en medewerkers zijn niet de enige die het nieuwe functieprofiel bepalen. Ook het GMT, het MT van Bestuur & Organisatie en de stadsdeelsecretarissen hebben een inbreng. ‘Maar onze inbreng weegt even zwaar.’ Het proces is niet afgestemd met het vinden van een nieuwe burgemeester. ‘Het is een ambtelijk besluit. Het is niet zeker welke coalitie er na de verkiezingen komt en ik verwacht dat deze vacature eerder is ingevuld dan dat er een nieuw college is.’