Ambtenaren gebruiken steeds vaker apps voor werk
Steeds meer ambtenaren gebruiken apps voor hun dagelijkse werk. Dat doen ze om te communiceren, met bv. WhatsApp, of centraal op te slaan, met bv. Dropbox. Maar de vakinhoudelijke apps rukken ook op bij de overheid.
Inmiddels bezit 70 procent van de Nederlanders een smartphone. En behalve fotograferen, wordfeuden en routes plannen, wordt het mobiele ‘device’ ook steeds meer gebruikt voor het dagelijkse werk. Ambtenaren en bestuurders hebben apps op hun telefoon om informatie te vinden, bewerken, bewaren en te delen met collega’s. Dat betekent geen stickjes meer maar Dropbox, geen e-mail meer maar WhatsApp.
Cloud-apps populair
iAnnotate, GoToMeeting, G/On, Evernote, WeTransfer, Skype, iThoughts de lijst met hulpprogrammaatjes op je smartphone of tablet is inmiddels eindeloos. Ook vakinhoudelijke en interne apps als Per Saldo, CSipsimple en Appcident maken het dagelijkse werk van de ambtenaar simpeler. ‘Het is het gemak van anyplace, anytime, anywhere,’ verklaart Bart Gelsing, development-manager bij IT-bedrijf Pink Roccade. Hij is onder meer verantwoordelijk voor de ontwikkeling van nieuwe apps bij lokale overheden. Hij merkt dat bij ambtenaren met name de ‘cloud-apps’ erg populair zijn. Deze programmaatjes slaan informatie centraal op, waarna het gemakkelijk te bewerken en te delen is.
Beter communiceren
Apps gebruiken betekent dat je niet afhankelijk bent van je pc. Ook hoef je je laptop niet overal mee naar toe hoeft te slepen. Maar het gebruik van apps heeft nog een belangrijk voordeel, ervaren steeds meer ambtenaren. Zo biedt het ook de mogelijkheid om beter met je collega’s te communiceren. Uit Het Nationaal E-mail Onderzoek 2013 (door Blinker en CG Selecties uitgevoerd) blijkt dat weliswaar 48% van de ondervraagden de dag met e-mail begint. Maar op de tweede plaats staat WhatsApp, dat gemiddeld door 25% als eerste wordt geopend.
Sneller dan e-mail
‘Het is mooi om te zien hoeveel ambtenaren tegenwoordig elkaar op de WhatsApp hebben gevonden, of dat nu groepjes zijn of individueel,’ zegt Gelsing. Het draagt bij tot efficiënte communicatie en gaat veel sneller dan een e-mail. Vaak staat daar te veel informatie in, wordt het naar te veel mensen verstuurd en is de mail te lang om snel te lezen.’
Lifestyle-apps
De invloed van de apps op ons dagelijks leven zal alleen maar groter worden. In de toekomst gaan deze functionaliteiten de balans tussen werk en privé regelen, is de overtuiging van Bart Gelsing. ‘De nieuwste ontwikkelingen liggen op het vlak van je levensritme. Het sportmerk Nike is bijvoorbeeld al heel ver met apps die je levensstijl controleren. Dat gebeurt door middel van een armbandje die met een app verbonden is. Die ziet hoeveel je gelopen, geslapen én gewerkt hebt. Je zou dan bijvoorbeeld je outlook-app hieraan kunnen koppelen. Wanneer de app ziet dat je op donderdag een lange vergadering hebt zul je op woensdagavond een seintje krijgen dat het tijd is om te gaan slapen.’
App-angst niet nodig
Het duurt volgens Gelsing nog wel even voordat 100 procent van de ambtenaren aan de apps zijn. ‘Ik denk dat in 2020, 2025 elke ambtenaar volledig digitaal werkt en dat dit voor een groot deel met apps is.’ App-angst is nergens voor nodig, vindt Gelsing. Alhoewel hij wel begrijpt dat niet iedereen het gebruik ervan meteen omarmt. ‘Probeer het gewoon eens, vraag desnoods een collega om een aantal apps te demonstreren. Wat uiteindelijk gaat het erom dat het je werk- en levenscomfort verbetert.’
Ik ben ambtenaar maar ken weinig ambtenaren die al die leuke speeltjes, die genoemd worden, gebruiken voor het werk. De mogelijkheden bestaan en iedereen wil graag laten zien dat ze ermee om kunnen gaan. En daar houdt het op. het heeft namelijk totaal geen echte toegevoegde waarde.
Maar goed er zijn nog altijd heel veel ambtenaren die in ieder geval tijd hebben om zich bezig te houden met allerlei nieuwe ontwikkelingen. Of dat nu nieuwe wetgeving is of nieuwe gadgets op ICT gebied. degenen die inhoudelijk nergens aan bij hoeven te dragen hebben oog voor die dingen. Zij zijn verstrikt in dat web van praten, vergaderen, liken, bloggen, twitteren, liken, vergadern, bla, bla bla bla bla,.
En daar gaat al dat geld heen wat er bezuinigd moet worden op taken die niet meer uitgevoerd mogen worden en iedereen voortaan zelf maar moet opknappen.