Ambtenaar vergadert bijna helft werktijd

Vergaderingen maken ons pas echt gelukkig als ze tot resultaat leiden. Onze grootste ergernissen zijn dan ook dat er geen resultaten in vergaderingen worden geboekt en acties niet worden opgevolgd. Ambtenaren geven het vergaderen een mager zesje. Dat blijkt uit grootschalig vergaderonderzoek van de schrijvers van het afgelopen jaar verschenen boek ‘Jezelf gelukkig vergaderen’. 'Zorgelijk is dat een kwart zich niet durft uit te spreken.'

Grootste tijdsverspilling
Uit eerder onderzoek bleek al dat bijna driekwart van de mensen andere dingen zit te doen tijdens een overleg, bijna iedereen regelmatig dagdroomt, en iets minder dan de helft van de mensen stress heeft van het aantal vergaderingen en klaagt dat vergaderingen de grootste tijdsverspilling is van het werk. Afgelopen jaar brachten Ernst van Dam, Bart Groenewoud en Rik Nijkamp dan ook niet alleen het boek 'Jezelf gelukkig vergaderen' uit, maar zetten ze tegelijkertijd een vragenlijst online over hoe mensen het vergaderen ervaren. Eerste resultaten van dit onderzoek zijn nu gedeeld en stemmen niet al te gelukkig.

Grootste ergernis: geen resultaten boeken
Een mager zesje is het cijfer dat de 1600 deelnemers geven aan het vergaderen in Nederland. Bij de overheid is dat cijfer hetzelfde. Hoe meer we vergaderen, hoe minder gelukkig we zijn. We vermoeden dat onze collega’s dit ook vinden. Resultaten uit vergaderingen maken ons wel gelukkig. Volgens ambtenaren (70 procent) kan het veel beter als er meer resultaten worden geboekt. Naast het niet boeken van resultaten en het niet opvolgen van acties na vergaderingen zijn de grootste ergernissen van vergaderen het uitlopen ervan en het lage vertrouwen om vrijuit te spreken.

Kwart durft zich niet uit te spreken
Opvallend is dat ruim een kwart van de respondenten zich niet vertrouwd voelt om zich uit te spreken. Dat geldt ook voor de overheid. Een derde van alle respondenten werkt overigens bij de overheid, zoals bij gemeenten of de veiligheidsregio en waterschappen, vertelt Nijkamp. 'De overheid is de grootste groep in het onderzoek. Dit onderwerp leeft daar dus het meest, anders vullen zij  het niet in.' Dat een kwart van de ambtenaren het niet vertrouwd vindt om iets te zeggen tijdens een vergadering, noemt Nijkamp 'zorgelijk'. 'Dat zegt iets over de organisatiecultuur. Daar moet je wat mee als organisatie. Als mensen met een bepaalde expertise zich niet durven uitspreken, dan wordt die kennis niet ontsloten.'

Dominant persoon
Vaak denken mensen in organisaties dat zij wel goed kunnen vergaderen en het eigenlijk wel goed gaat, zegt Nijkamp. 'Maar als je dan de thermometer erin doet en ze zien de resultaten, dan schrikken zij ervan.' Hij vertelt over een meting bij een grote gemeente, waaruit bleek dat de helft van een team van 28 mensen zich niet durfde uit te spreken. 'Dat is wel een dingetje. En dan zeggen ze eerst: kloppen de resultaten wel? Als de acceptatie er is, komt de vraag: wat nu? Die angst om zich uit te spreken kan aan meerdere dingen liggen. Vaak zit het in de aansturing van het team door het management of een dominant persoon.' Extraverte personen kunnen introverte personen overdonderen. 'Zo haal je niet het beste uit het team. Het voordeel van deze metingen, is dat je dan ook weet waar je op kunt schieten.'

Vergaderambassadeurs
Hij wijst op een overheidsorganisatie die er meteen een projectteam op heeft gezet. 'Wij zitten daar ook in en daar maken we stappen.' Nijkamp geeft eerst een lezing na de enquête binnen de organisatie. Als ik het jou nu vertel, dan geeft dat inspiratie. Je bent je er dan wel van bewust, maar nog niet bekwaam. Als je er vaker op wordt gewezen, dan wordt het normaal.' Binnen drie overheidsorganisaties worden nu mensen getraind die in meerdere gremia van de organisatie zitting hebben: de vergaderambassadeurs. 'Er is dus altijd een vergaderexpert aanwezig die deelnemers helpt herinneren: het loopt uit, jij spreekt je niet uit. Zo wordt het vergaderen minder leuker en zinvoller. Dat werkt heel goed. Kweek dus intern mensen die vergaderen tot in hun genen snappen en anderen er 'on the job' op wijzen.'

Ambtenaren vergaderen helft van de tijd
Gemiddeld hoort de overheid ook bij toppers die de meeste tijd besteden aan vergaderen. De meeste ambtenaren hebben de categorie 40-60 procent ingevuld. Ambtenaren vergaderen bijna de helft van hun werktijd. Bij de overheid is men ook negatiever over 'gelukkig vergaderen' dan in andere branches. Een minderheid wordt er gelukkig van en zij verwachten dat collega's dat ook zo voelen.' Deze cijfers schetsen al met al een somber beeld van ambtenaren in organisaties: ze vergaderen veel en worden daar niet gelukkig van en hun collega's ook niet en daarbovenop durft een kwart zich niet uit te spreken.'

Zonder rol niet vergaderen
Een andere uitkomst van het onderzoek is dat bijna iedereen nu meer online vergadert, maar slechts 10 procent daar gelukkiger van wordt dan van fysiek vergaderen. Om gelukkiger te kunnen vergaderen, is het behalen van resultaten belangrijk. Dat doe je niet door enkel focussen op de wijze van vergaderen, maar door te starten met een goede voorbereiding, schrijven de heren in hun boek. Vraag je af waarom je gaat vergaderen, wie daarbij zijn en waarom. Accepteer dus geen uitnodigingen meer waaruit niet helder blijkt waarom er wordt overlegd en wat jou rol erin is. Zonder rol heb je er niets te zoeken en dus hoef je er ook niet bij te zijn.