Wordt het de barista of de beach lounge?

Amstelveens gemeentehuis op de schop

Wie in Almere is opgegroeid, herkent in het gemeentehuis van Amstelveen de typische bouw van eind jaren ’70, begin jaren ’80. Het lijkt namelijk op de inrichting van de wijken van Almere- Haven. Waarschijnlijk was dat toen heel vernieuwend. Inderdaad, het gemeentehuis is in 1980 opgeleverd en, net als in Almere-Haven, is het gemakkelijk om er de weg kwijt te raken. Toch moet het gebouw van negenduizend vierkante meter nog tien jaar mee. Om die tijd goed door te komen is gekozen voor een ingrijpende modernisering. Kosten: 10 miljoen euro, inclusief onderhoud.

Om een einde te maken aan de vele onrustige verhuisbewegingen in het toch steeds krapper aanvoelende gemeentehuis is gekozen voor een transformatie naar kleine units zonder gangen. De reserveringsystemen voor vergaderruimtes en werkplekken van de app TableAir zijn eraan gekoppeld. Zowel babyboomer als millennial kan ermee werken. Een verdieping is al opgeleverd, compleet met koffietuinen en focusruimtes.

In kantoorontwikkeling heeft Amstelveen lang stilgestaan, aldus projectdirecteur Hans Schekermans. ‘Voorheen hadden we de kantoortuin, maar in de organisatie was er meer behoefte aan flexibel en geconcentreerd kunnen werken en bevordering van de samenhang.’ De gemeente ging op bezoek bij Alkmaar en Almere om te kijken hoe die het flexwerk hadden ingericht. ‘We vonden het belangrijk de menselijke maat te vinden. Het moet goed voelen voor het personeel. Er werken hier vier generaties, waarvan bijna de helft babyboomers zijn, zeg de medewerker van 55-plus. Voor hen is het een heftige verandering om hun vaste plek af te pakken. We hebben naar meerdere systemen gekeken en met het huidige reserveringssysteem kan iedere medewerker goed overweg. Let wel: het is nu nog steeds mogelijk om een vaste plek te reserveren.’

Hoe gaat het dan in zijn werk? ‘We gebruiken het dus niet voor assetbeheer, om te meten, maar we geven medewerkers een tool die ze zelf kunnen gebruiken: zelfmanagement. Om in de flexibele modus te komen, maken we ze een beetje warm met de optie dat het anders kan. Als ze op een plek zitten waar ze last hebben van de topkoeling, kun je daar iets aan laten doen, maar je kunt ook eens ergens anders gaan zitten. Je probeert ze op die manier te verleiden.’

Geen Big Brother, voldoende werkplekken en een tool, waarmee je een werkplek kunt reserveren. Dat kan dus via de app Table- Air. Daarin zie je een plattegrond van het pand. Veel mensen weten dan nog niet waar ze zich bevinden, dus hebben we de plattegrondtekening gewijzigd van 2D naar 3D en de trapportalen met kleuren aangegeven voor de oriëntatie. Google Maps hebben we erachter gegooid, dat werkt goed om plekken te vinden.’

Moeilijk kijken
Maar bij het reserveren via de app begint de oudere generatie toch moeilijk te kijken, dus heeft Amstelveen het toegangspasje ingezet om een bureau te kunnen reserveren. De kleur van de sensor op het bureau verandert van groen naar blauw als je die met het pasje scant. ‘Er is dus een hybride situatie: je kunt een plek via de app reserveren of via je toegangspas.’ Iedere collega kan dan zien dat het bureau is gereserveerd. ‘Maar om in te checken zoekt de sensor naar de telefoon of de toegangspas van degene die heeft gereserveerd en is de plek bezet. Ben je er toch niet binnen een half uur na de opgegeven tijd, dan komt het bureau automatisch weer vrij. Kom je wel, dan kan het systeem zelfs door je hand te meten bepalen hoe hoog het bureau komt te staan. Ieder bureau heeft namelijk een zit- en sta-optie.

Je kunt instellen dat je na een uur een melding krijgt dat je weer in de sta-stand wilt. Bij het uitloggen, belangrijk voor het coronaproof kantoor, gaat de sensor op rood: het bureau nog moet worden schoongemaakt. ‘Je kunt dan wachten op schoonmaak, maar je kunt als je er toch meteen wilt zitten, ook zelf met je schoonmaakkit het bureau schoonmaken.’ Het systeem werkt ook voor ‘focusruimtes’ die mensen kunnen reserveren om te vergaderen. Toch gebeurt het wel dat ‘vaste vergadermomenten’ niet plaatsvinden, terwijl de ruimte gereserveerd is. Als er echter na een kwartier geen beweging is waargenomen in de ruimte, dan wordt de reservering automatisch opgeheven.

‘Uiteindelijk kan ik alle gegevens uitlezen, maar dat doen we niet. Je kunt het als managementsysteem gebruiken, maar dan is er geen loyaliteit bij de medewerkers, want waarom zouden die ten behoeve daarvan de boel onderhouden?’ Schekermans wijst erop dat Amstelveen op goede voet staat met de OR. ‘Het is een kritische partner. In dit systeem kunnen mensen kiezen voor anonieme reservering of met naam. Maar het helpt ook om mensen te vinden. We kiezen er nu dus bewust voor om het wel bekend te maken, iedereen staat er met naam in.’ Het vergt allemaal een uitstekende samenwerking tussen ‘facilitair’ en ‘ict’, weet Schekermans. ‘Dat is niet overal zo. Maar dit is common sense: de wifi moet op het goede niveau zijn en de range van de apparaten moet goed zijn, dat is wel een vallen en opstaan-situatie.’

Sociale samenhang
En hoe zit het met de huidige kantoorbezetting? ‘We zitten in deze coronatijd met driehonderd man in het pand. Uit onderzoek bleek enige frictie tijdens de lastige thuiswerkperiode toen de scholen dicht waren. Nu merk je dat mensen de sociale samenhang heel belangrijk vinden. Sommigen worden gek van Teams, want je gebruikt maar twee zintuigen en ze willen het gevoel dat ze bij een team horen. Thuiswerken is nog de norm, maar wil je die toegevoegde waarde, dan kom je hier.’ In het begin waren er ongeveer 140 mensen op kantoor aanwezig. Omdat na corona toch ook veel mensen een of meerdere dagen zullen thuiswerken verwacht Schekermans maximaal 600 aanwezige medewerkers op 1.000 gebruikers.

‘De coronaperiode is benut om meteen asbestsanering te doen en lift- trapportalen te herinrichten. Ook willen we van de oorspronkelijke negen naar vijf fases van transformatie. En een verdieping gaan we heroverwegen door die in te richten als ontmoetings- en gebruiksgebied.’

Dat idee is ook terug te zien in de nieuwe koffie- en theetuinen in het pand. Zes thema’s door het hele pand moeten ervoor zorgen dat medewerkers elkaar in een andere omgeving kunnen ontmoeten dan de werkomgeving. ‘We hebben al een beachen luchtvaartlounge (‘We hebben de stoelen uit een oude Boeing 747 van de emir van Koeweit gejat’) en er komt nog een library, Japanse tuin, barista en future-koffietuin. Thema’s die enigszins te maken hebben met Amstelveen.’

Ook probeert de gemeente in deze tijd een aantrekkelijke werkgever te zijn door maaltijden aan te bieden, zodat mensen die bijvoorbeeld alleenstaand zijn er kunnen eten. We lopen over de derde verdieping door ‘passages’ die ervoor zorgen dat mensen in werkruimtes op een natuurlijke manier zijn gescheiden van ‘ganglopers’. Wie echt geconcentreerd wil werken, kan in speciale focusruimtes werken. ‘Je kunt kiezen: wil ik bij de groep of wil ik mij even terugtrekken?’ De bureaus staan naast elkaar, maar de afstand van neus tot neus is 170 centimeter, dus binnen de anderhalve meter. Wie wil, kan er nog een plastic scherm tussen krijgen. De luchtverversing staat aan, maar je kunt ook een raam opendoen. ‘Wie zich dan toch nog onveilig of angstig voelt, wordt geadviseerd thuis te werken.’

Koffie
Het allerbelangrijkste moeten we niet vergeten: de koffie. Voorheen dronk Schekermans soms wel acht koppen op een dag. ‘Dat noemden we DDR-koffie.’ Nu drinkt hij er hooguit drie. ‘Kwaliteit zorgt ervoor dat mensen minder koffie drinken. Die kwaliteitskoffie is er nu.’ Verse melk vult meer en scheelt dus ook in het koffiegebruik. ‘Wat we vergeten waren, is dat deze koffiemachines, vanwege hygiëne, een afvoer nodig hebben. Dat betekende een extra investering van 60.000 euro.’ Maar ach, goede koffie is onbetaalbaar.