Warm welkom ondanks corona

Preboarding en onboarding voor nieuwkomers

Nog geen dag op kantoor geweest en teamgenoten alleen gezien hebben als pixelige plaatjes op het scherm of in het smoelenboek. Verplicht thuiswerken compliceert de toch al enerverende inwerkperiode voor nieuwkomers in de organisatie. Hoe zorg je er als werkgever voor dat een nieuwe collega een warm welkom krijgt, betrokken raakt bij de organisatie en zo snel mogelijk aan het werk kan?

Medewerkers die meteen goed landen zijn sneller productief en voelen zich eerder betrokken. En ze vertrekken minder snel. Niet onbelangrijk, want de financiële consequenties van vroegtijdig vertrek zijn groot. Vaak geciteerd Amerikaans onderzoek (Sarah Jane Glynn en Heather Boushey, Washington Center for Equitable Growth en Harvard University) zegt dat het vervangen van een medewerker gemiddeld 20 procent van diens jaarsalaris kost. Dan is er nog de war on talent, waarin de overheid het toch al vaak aflegt tegen het – vaak beter betalende – bedrijfsleven.

Wat in met Engels doorspekt HR-jargon onboarding heet, heeft in tijden van verplicht thuiswerken hoge prioriteit gekregen. Het proces bestaat uit alle activiteiten die ertoe bijdragen dat nieuwe medewerkers zich thuis voelen in hun functie en de organisatie en omvat daarmee meer dan de inwerkperiode. Daarnaast geeft het nieuwelingen de gelegenheid een eigen netwerk op te bouwen, waar ze nog vaak op zullen terugvallen.

Socialiseren
Martijn van Driel, corporate recruiter bij de gemeente Stichtse Vecht, ziet onboarding als een periode van socialiseren, waarin de nieuwkomer de bedrijfscultuur en de waarden en normen van de organisatie leert kennen, terwijl tegelijk ook de sociale kant – het leren kennen van collega’s – min of meer gestructureerd verloopt. Tegelijk gaat het om het managen van verwachtingen. Dat proces hoort al te beginnen vóór de eerste werkdag, tijdens de fase van werving en selectie, vindt Van Driel: preboarding.

‘Vanaf het allereerste contact vormt de nieuwe medewerker zich een beeld van de organisatie. Wij proberen al tijdens de selectieprocedure duidelijk te maken wat iemand kan verwachten op het moment dat hij of zij bij ons komt werken en waar onze organisatie voor staat.’

Praktisch betekent preboarding bij Stichtse Vecht onder meer dat de kandidaat één aanspreekpunt krijgt tijdens de procedure; momenteel Van Driel zelf. ‘Met het oog op de inhoud van het werk beantwoordt de vacaturehouder eventuele vragen. Voorheen nam nog wel halverwege een HR-adviseur van het desbetreffende team het over, of wisselde gaandeweg de begeleiding vanuit het team. Dat zorgde voor ruis. Juist nu merken we dat het grote toegevoegde waarde heeft om werving en selectie bij één professional neer te leggen.’

Gezamenlijk gevoel
Erica Salimans, senior HRM-adviseur Arbeidsmarktstrategie bij de gemeente Haarlem, benadrukt tegenover haar collega’s dat nieuwkomers tijdens hun eerste weken ook onder normale omstandigheden al genoeg onzekerheden tegenkomen. Hoe laat begint de werkdag? Moet ik alles zelf uitvinden, of krijg ik begeleiding? Wat zijn de verwachtingen ten opzichte van de uitvoering van mijn taken? Waar anders makkelijk een collega aan de jas wordt getrokken, is op afstand de drempel om dat te doen veel hoger. Haarlem en Zandvoort tellen jaarlijks gemiddeld tweehonderd vacatures, op alle niveaus. Salimans en haar collega’s hielden het hele proces van toetreden en inwerken tegen het licht. Dat was al voordat het eerste coronageval in Nederland was geteld. ‘Als organisatie moet je in deze tijd extra je best doen om je visitekaartje af te geven’, zegt ze.

Ze wijst op onderzoek van A&O fonds Gemeenten/ Motivation onder jonge ambtenaren, waar uit kwam dat van hen één op de negen binnen een jaar na aantreden vertrekt. Het onderzoek laat verder zien dat jonge ambtenaren die goed weten wat hen te doen staat, tevredener zijn over hun werk bij de gemeente en vaker de intentie hebben om te blijven. Begeleiding vanaf het eerste moment is daarom een must.

In het pre-coronatijdperk was een introductiedag in Haarlem de start van de inwerkperiode. Salimans: ‘Nieuwkomers ontmoetten dan iedereen die dezelfde maand begon. Het gezelschap van de introductie is dan meteen de peer group. Maakt niet uit of het jonge collega’s of al wat oudere medewerkers zijn. Op dat moment ontstaat een gezamenlijk gevoel, een gedeelde ervaring.’ Recent heeft Haarlem op het intranet een programma gelanceerd waarin alles wat op de introductiedag werd gedaan, zo veel mogelijk wordt benaderd. ‘Alle informatie die mensen normaal gesproken tijdens zo’n fysieke introductie te horen krijgen, wordt daarin digitaal aangeboden’, zegt Salimans.

Virtuele introductie
Hoewel digitaal contact nooit echte ontmoetingen kan vervangen, zitten er voordelen aan zo’n virtuele introductie, vindt zij. ‘Al was het maar omdat nieuwe medewerkers zelf hun moment kunnen kiezen. De hele organisatie voor zo’n fysieke introductiedag rond krijgen, was een hele kluif. Een ander voordeel van een online introductieprogramma is, dat de informatie ook beschikbaar is voor uitzendkrachten en andere ingehuurde medewerkers.’

Als de laptop, toegangspas en inlogcodes zijn verstrekt en de medewerker een aardigheidje heeft ontvangen ter verwelkoming, kan het echte socialiseren beginnen. Op afstand is dat een stuk vermoeiender, weet Van Driel. ‘Leuk is anders’, zegt hij onverbloemd. ‘Dat krijgen we terug van medewerkers die sinds april bij ons zijn komen werken. Het kost hen aanzienlijk meer inspanning zich een beeld te vormen van wie waar zit, hoe de lijntjes lopen en wie je waarvoor moet hebben. Wat wij hen op het hart drukken is dat het niet erg is om te mailen, bellen, te zoomen of om een team gesprek in te plannen. Voor elke denkbare vraag. Blijf daar niet mee rondlopen omdat je denkt dat je ons lastigvalt. Tegen de zittende collega’s zeggen we dat zij zich extra moeten inspannen om er te zijn voor de nieuwkomers.’

De teammanagers in Stichtse Vecht en Haarlem kregen het dringende advies meer de vinger aan de pols te houden in de eerste weken en maanden. Van Driel heeft het over ‘de eerste honderd dagen’. ‘Niet denken: ik hoor niks, dus het zal wel goed gaan’, zegt hij. ‘Maar juist: blijft het een tijdje stil, ik bel even. Minimaal eens of om de week. Al is het maar voor een gesprekje van vijf minuten. En niet alleen met jonge mensen, maar ook ervaren krachten die al jaren zelfstandig werken.’ Salimans: ‘Meer dan ooit moeten nieuwe mensen hun ei kwijt kunnen.’ Beide gemeenten hebben om die reden een buddy-systeem ingesteld. In Haarlem is dat vaak een senior collega uit het team. ‘Vanuit HRM hebben we afdelingsmanagers erop gewezen dat de buddy niet telkens dezelfde persoon is’, aldus Salimans. ‘Het is niet leuk als je het hele jaar door nieuwe mensen moet inwerken.’

In Stichtse Vecht betreft het een buddy van buiten het eigen team. ‘Een persoon om buiten de waan van de dag mee te kunnen sparren. Voor een nieuwkomer is het niet altijd vanzelfsprekend direct alles te bespreken met directe leidinggevenden of collega’s.’

Lunchwandeling
Salimans verwacht dat het digitale introductieprogramma in de nieuwe vorm een blijvertje is. Nieuwe medewerkers zien de voordelen, volgens haar. Een belangrijk symbolisch moment is dat waarin de eed en belofte worden afgelegd, zo snel mogelijk na indiensttreding. De ceremoniële bijeenkomst werd voorheen gecombineerd met de introductiebijeenkomst. Nu groepsbijeenkomsten onmogelijk zijn, kiest Haarlem niet voor uitstellen, maar voor een online beëdiging.

‘Toen we inzagen dat de contacten voorlopig nog wel een poosje online verlopen en groepsbijeenkomsten niet kunnen, hebben we snel een script geschreven. Sommigen vinden dat over het algemeen nog leuker dan de ‘gewone’ beëdiging, voorheen met z’n allen in een zaaltje’, bleek tot Salimans verrassing. ‘De groep is dan veel groter, en er was minder contact met de directeur. Twee van onze directeuren zijn bevoegd de eed of belofte af te nemen in een MS Teams-bijeenkomst. Telkens worden vier nieuwe mensen uitgenodigd. Deze sessie is niet alleen maar formeel. Er is ook ruimte voor een praatje en voor uitwisseling over hoe het gaat met de medewerkers. Mooi om te zien hoe ieder van de directeuren dat weer op geheel eigen wijze inkleurt.’

Het intranet is in meer opzichten een uitkomst. Voor een digitaal voorstelrondje bijvoorbeeld, zegt Van Driel. ‘We vragen elke nieuwe medewerker een stukje over zichzelf te schrijven. De persoon in kwestie mag zelf bepalen wat hij deelt en welke foto erbij komt. Dat levert doorgaans veel interactie op, met likes en van meerdere kanten aanbod om te helpen bij vragen.’ Het ‘clubgevoel’ komt vanzelf, denkt hij. Teams dragen er zelf veel aan bij om dat te bevorderen. ‘Mensen spreken af in het bos of in een park voor een wandeling, om te fietsen, of te picknicken. Jonge mensen uit het sociaal domein maakten een filmpje om hun nieuwe collega’s te betrekken.’

Ook in Haarlem zorgen afdelingen en teams er voor dat nieuwkomers informeel warmlopen, vult Salimans aan. ‘We zien lunchwandelingen, videosessies en pubquizzen. Iedere afdeling doet het op z’n eigen manier want, en dit is echt belangrijk, het moet wel passen bij de cultuur.’

Elke woensdagochtend kunnen de ambtenaren van Stichtse Vecht koffie drinken met de directie. Zelf gezet en geschonken uiteraard, zegt Van Driel. ‘Op intranet staat een QR-code waarmee je direct kan aanhaken bij dat koffiemomentje. Je ontmoet zo ook mensen van buiten je team. Echt gezellig, die sessies. Ze helpen om op een laag drempelige manier contact met elkaar te houden.’