Tempootje lager

Doorwerken – of niet – in de zomer

Inmiddels is iedereen met kinderen weer terug van vakantie en straks gaan nog de mensen zonder kinderen. Maar hoe werd er gewerkt op het gemeentehuis tijdens die lange zomervakantie? Zijn er organisatie-brede roosters of per afdeling? Ligt alles twee maanden stil of is er juist meer tijd voor beleid maken en het schrijven van uitgebreidere notities of voor het maken van begrotingen? En is er meer aandacht voor echte zomerzaken, zoals toerisme en festivals en daarmee samenhangende handhaving? We legden het voor aan een kleine gemeente (Beek), twee middelgrote gemeenten (Deventer en Assen) en een G4-gemeente (Utrecht).

‘Werk aan grotere stukken’
Deventer (775 ambtenaren)
‘Tijdens de zomervakantie is het bij ons vanzelfsprekend rustiger dan andere tijden van het jaar’, laat de gemeente Deventer weten. ‘Veel collega’s, voornamelijk met schoolgaande kinderen, zijn dan op vakantie. Een deel is wel gewoon aanwezig. Het bestuur, raadsleden en het college van B&W is een aantal weken met zomerreces.’ Per afdeling zijn daar andere afspraken over roosters. Dat is ook afhankelijk van de aard van het werk. ‘In het algemeen geldt: je overlegt met je directe collega’s en je manager wanneer je vakantie neemt en wie jouw taken overneemt, als de aard van het werk dat vereist. Er is altijd iemand aanwezig van elk team. We hebben verder allemaal een mobiele telefoon van het werk, dus zijn in principe bereikbaar. Dat is overigens geen verplichting. Als je weg bent spreek je je voicemail in en stel je je afwezigheid-assistent in en zo nodig verwijs je daarin naar je vervanger.’

Alle afdelingen zijn gewoon in bedrijf tijdens de zomer. Doorgaans met lage(re) bezetting dan gebruikelijk. ‘We hebben in Deventer één grote publieksbalie in het stadhuis en twee steunpunten in de dorpen. Die laatste twee zijn in de zomermaanden gesloten. Bezoekers die normaal voor een steunpunt kiezen, kunnen dan natuurlijk terecht in het stadhuis.’ Er zijn geen raadsvergaderingen en college- of raadsbesluiten, maar dat wil niet zeggen dat er niets gebeurt op het stadhuis.

‘Juist de zomer is voor velen het uitgelezen moment om te werken aan grotere stukken, nota’s en klussen en projecten op te pakken die veel tijd kosten of die zijn blijven liggen. Het is ook het moment om je in te lezen in (grotere) dossiers en bijvoorbeeld begrotingen te maken.’ Het zou onprofessioneel en onverantwoord zijn om de publieksbalie dicht te gooien, de telefoon niet meer op te nemen, geen officiële documenten meer uit te geven en de pers niet meer te woord te staan, vindt de gemeente. ‘Dat is allemaal niet het geval. Tijdens de zomer ligt het bestuurlijke deel even stil, in de zin van besluiten nemen. Over of die periode te lang of te kort is kunnen wij geen oordeel over vellen.

Feit is dat er in Deventer wordt gewerkt in de zomer en er een boel wordt voorbereid voor de volgende periode.’ Wel draaien het bestuur en allerlei ambtenaren piketdiensten, bijvoorbeeld in geval van calamiteiten. ‘Er is altijd iemand bereikbaar en beschikbaar.’

Tijdens de zomer zijn er enkele grotere evenementen in de stad (Deventer op Stelten, Boekenmarkt), dus dat betekent dat het team Toezicht van de gemeente drukker is op die momenten. ‘Ook wordt de zomer wel gebruikt om (lichte) verbouwwerkzaamheden in of aan het stadhuis te verrichten.’

‘Bezuinigingsvoorstellen uitwerken’
Beek (105 ambtenaren)
De gemeente Beek is, ook in de zomerperiode, volop in bedrijf, schrijft een woordvoerder. ‘Er zijn collega’s en bestuurders aan het genieten van een welverdiende vakantie, net zoals bij andere organisaties en bedrijven, maar er is een goed vervangingsschema waardoor taken en verantwoordelijkheden en bijbehorende werkzaamheden door kunnen lopen.’ De gemeente Beek heeft geen gewijzigde openingstijden in de zomer. ‘Onze publieksbalie is regulier geopend. Inwoners kunnen zoals altijd bij ons terecht voor hun paspoort, een nieuw rijbewijs of een huwelijk.’

De gemeenteraad is wel met zomerreces, dus er zijn geen raadsvergaderingen in de zomer, maar het college van B&W vergadert wel elke dinsdagochtend, op drie weken na. ‘Beleidsvorming gaat dus gewoon door.’ Verder is de planning & controlcyclus op dit moment een belangrijk thema in Beek, aldus de woordvoerder. En dit behelst niet alleen de afdeling financiën. ‘Aangezien Beek moet bezuinigen zijn alle beleidsterreinen aan zet om voorstellen te doen en uit te werken.’

‘Niks ligt volledig stil’
Assen (700 ambtenaren)
Op het gemeentehuis van Assen wordt tijdens de (zomer)vakantie gewoon doorgewerkt. ‘Natuurlijk zijn er mensen met vakantie. Per afdeling of team worden vakanties in overleg gepland. Indien nodig nemen collega’s het werk onderling van elkaar over’, laat een woordvoerder weten. Op sommige afdelingen is het iets rustiger en op andere plekken juist wat drukker in deze periode. ‘Maar er ligt niks volledig stil tijdens vakanties.’ Het is met de gemeente als met een bedrijf in de vakantieperiode.

Er wordt gewoon doorgewerkt en daarbij is geen onderscheid te maken tussen zaken die blijven liggen of niet spelen. ‘We kunnen met de beschikbare menskracht ook nog goed inspelen op actuele ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld een geval van botulisme. In de zomerperiode gaat in Assen ook de beleidsvoorbereiding gewoon door. ‘Dat geldt bijvoorbeeld voor de aanpak van onze binnenstad.’ Ook voor calamiteiten zijn voldoende mensen voorhanden. ‘Daar zijn afspraken over.’ Er spelen in de zomer andere zaken dan daarbuiten, zoals toerisme, festivals en bijbehorende handhaving. Volgens de woordvoering is de bezetting van die afdelingen dan op peil. ‘Er zijn voldoende collega’s om deze taken te kunnen verrichten.’

‘Piek evenementen in zomervakantie’
Utrecht (4.338 ambtenaren)
‘In zijn algemeenheid is het natuurlijk wel zo dat het wat rustiger is op het gemeentehuis, het tempo ligt wat lager, maar we werken gewoon door’, aldus de woordvoerder. Er zijn geen organisatiebrede zomerafspraken in Utrecht, dat moet elke afdeling apart regelen. ‘Dossiers en lopende onderwerpen dragen we over en we werken ook in de zomer door aan ons beleid en de uitvoering daarvan. Omdat er meer tijd is, kun je in de zomer gemakkelijker zaken voor de raad voorbereiden die bijvoorbeeld pas in oktober spelen.’ Natuurlijk houdt de gemeente ook nog steeds de klantencontacten, zowel online als op het stadskantoor zelf, op peil.

Verder zijn er veel piketdiensten die ’s zomers doorgaan, zoals op de afdeling veiligheid, communicatie, gezondheidszorg, mobiliteit, toezicht en handhaving en bij de stadsbedrijven. Dat piket geldt 365 dagen per jaar, 24 uur per dag. Er heeft ook altijd een bestuurder van het college piket. ‘Je moet binnen een bepaalde tijd op een bepaalde locatie in de stad kunnen zijn.’ Toezicht en handhaving hebben in de zomer wel reguliere bezetting. ‘Maar de piek van evenementen zit juist net voor de zomervakantie.’