Pleio bouwt en verbindt

Met meer dan 75.000 accounts, 800 interactieve internetsites, ruim 100.00 blogs en bijna 100.000 bestanden is Pleio niet meer weg te denken als digitaal overheidsplatform. En het groeit nog steeds. Belangrijkste doel is kennisuitwisseling.

De Digitale Ambtenaar

Ambtenaren maken in wisselende mate gebruik van diverse sociale media. Binnenlands Bestuur zet in een serie op een rij welke digitale platforms bij ambtenaren in zwang zijn, wat de mogelijke voor- en nadelen zijn voor zowel medewerker als organisatie.

De 75.000 leden komen uit alle overheidslagen, weet Davied van Berlo, een van de initiatiefnemers van Pleio (Plein Overheid). ‘Dat geeft aan dat er veel behoefte aan is. Ambtenaren willen graag over de eigen gemeentegrenzen heen samenwerken.’ De internetsites gaan over de Omgevingswet, de jeugdzorg, natuurvisies, toeleiding naar werk, over… you name it. En is er nog geen, dan is het relatief simpel om er zelf een te starten. Het aantal deelnemers per site is wisselend en varieert van twee tot honderden, en op de ene site wordt levendiger gediscussieerd, bestanden uitgewisseld en vaker korte berichten à la Twitter geplaatst dan op de ander.

Deelnemers van Pleio kunnen dus naar hartenlust deelsites starten en zelf bepalen of ze openstaan voor iedereen of voor een afgeschermde groep deelnemers. En dat geldt voor alles binnen Pleio. Van Berlo: ‘Je moet Plein Overheid zien als een plein waaraan meerdere gebouwen staan. Sommigen daarvan zijn toegankelijk voor iedereen en sommige niet.’ De besloten- en openheid kan op alle niveaus worden geregeld. Afdelingen of sectoren binnen gemeenten kunnen bijvoorbeeld hun eigen ‘Pleio-pagina’ (‘intranet’) hebben, waarbij collega’s onderling al dan niet vertrouwelijke informatie met elkaar uitwisselen. Voor sommige gemeenten, zoals Heerhugowaard, is Pleio het gemeentelijk intranet. Gemeenten kunnen binnen Pleio pagina’s bouwen en burgers uitnodigen digitaal mee te denken over de inrichting van een wijk. Doel van het platform, dat begin 2011 het levenslicht zag, is niet alleen kennisuitwisseling tussen ambtenaren onderling, maar ook met partners en burgers.

Samenwerkingsverbanden
Een groeiend aantal ambtenaren van samenwerkingsverbanden heeft Pleio ontdekt. Zeker nu gemeenten rondom de decentralisaties zorg, jeugd en werk verplicht zijn om samen te werken zal dit verder toenemen, verwacht Van Berlo.

De Regio Zaanstreek Waterland is een van die samenwerkingsverbanden die een Pleio-deelsite voor het delen van kennis en informatie over de decentralisaties sociaal domein gebruikt. ‘We zijn vorig jaar met de site gestart. Er zijn inmiddels elf groepen op de deelsite met in totaal 125 leden’, vertelt Brenda Smit, informatiemanager bij de gemeente Zaandam. Smit richtte vorig jaar op Pleio een heel andere groep op; rond de overgang naar het IBAN-nummer. ‘Binnen een maand waren er meer dan honderd medewerkers van allerlei gemeenten lid geworden. Er werden levendige discussies gevoerd over het afschaffen van de accept­girokaart en over de ‘natte’ handtekening bij machtigingen.’

De medewerkers van het Werk­geversservicepunt Groot-Amsterdam (samenwerkingsverband van het UWV, acht gemeenten en reïntegratiebedrijven) werken niet alleen bij verschillende instanties, maar vaak ook met verschillende computersystemen en op verschillende locaties. ‘Het is daarom belangrijk dat we online wel in contact met elkaar kunnen blijven’, stelt Haye Bijlsma, branchesecretaris van het Werk­geversservicepunt. ‘We gebruiken Pleio vooral als platform om dingen met elkaar te kunnen delen, zoals bestanden, foto’s en korte verslagen van bedrijfsbezoeken. Eindeloos heen en weer mailen is ook niet alles. ‘Het delen van successen motiveert bovendien.’

Het Nieuwe Werken (HNW) was voor de gemeente Woudenberg directe aanleiding om met Pleio aan de slag te gaan. Een van de speerpunten van het HNW-project was te ‘komen tot meer digitale kennis­deling en samenwerking’, verduidelijkt Nicole Verlangen, projectleider HNW. Er moest een tool komen waarmee collega’s met elkaar contact konden houden, konden netwerken, samen aan bestanden konden werken en delen, en interactieve presentaties konden maken. ‘Na onderzoek is uiteindelijk de keuze op Pleio gevallen.’ Niet alleen omdat de functies aansloten op de behoeften. ‘Het biedt mogelijkheden om met andere (overheids)organisaties samen te werken, het is laagdrempelig doordat het online beschikbaar is en het is vrij makkelijk in gebruik.’ Het emailverkeer is verminderd en de vergadertijd verkort. ‘Discussies zijn al via Pleio gevoerd.’

Minpunt
Voordeel van Pleio is volgens Smit vooral dat het gratis is en een snelle manier om dingen te delen in een samenwerkingsverband. Minpunt vindt ze de gebruiksonvriendelijkheid. Het aantrekken van deelnemers is ook niet altijd even makkelijk. ‘Niet alle 150 deelnemers zijn even actief’, weet ook Bijlsma. ‘Sommigen zien Pleio als een soort Facebook.’ Meer voor fun dus dan functioneel, en laten het daarom links liggen. ‘Het checken van Pleio maakt niet direct onderdeel uit van de dagelijkse routine van medewerkers. Het kost tijd om medewerkers te instrueren’, stelt Verlangen.

Pleio groeit nog steeds, in zowel aantal deelnemers als in functionaliteiten, en staat volgens Van Berlo ‘aan de vooravond van een professionaliseringsslag’. Er is jaarlijks 100.000 euro nodig; om de server te betalen, het platform te beveiligen en de software up to date te houden. ‘Nu wordt Pleio nog geheel betaald door donaties. Dat werkt prima, maar voor investeringen op de lange termijn zou structurele basisfinanciering handig zijn.’