Ff appen kst je zmr de kop :-(

Berichten op privételefoon vallen onder de Wob

‘Ik realiseer me dat het een flinke schok kan zijn’, grinnikt Cornelis van der Sluis. De advocaat stond Branchebelang Thuiszorg Nederland bij in een Wob-verzoek bij het ministerie van VWS. De uitspraak van de Raad van State dat ook berichtjes op privételefoons kunnen worden opgevraagd door burgers, organisaties en journalisten gaat zelfs nog verder dan een eerdere rechterlijke uitspraak. ‘Ik sta ook vaak gemeentelijke organisaties bij als advocaat, en ik weet dat dit een flinke impact kan hebben. Er komt nogal een berg documenten bij.’

De gevolgen van de uitspraak kunnen groot zijn. Als een wethouder een appgesprek heeft met een van zijn ambtenaren, een bedrijf of burger over een werkgerelateerde zaak, dan wordt het bericht beschouwd als document. En dat betekent dat moet worden beoordeeld of het document openbaar is als er een Wob-verzoek komt. Van der Sluis: ‘Het is niet automatisch openbaar, want volgens de Wob zijn er genoeg uitzonderingen. Maar daar moet wel over worden nagedacht.’

Raadpleegbaar
De uitspraak betekent ook dat berichten beschikbaar en raadpleegbaar moeten zijn. Hoe werkt dat in de praktijk? In tegenstelling tot netwerkberichten als e-mail, of documenten die gemaakt zijn op netwerkschijven zijn berichtendiensten vrijwel volledig op privégebruik ingesteld, met vaak strenge privacyinstellingen. Het is zeer onwaarschijnlijk dat providers van mobiele netwerken willen helpen bij een verzoek om de sms-berichten van een wethouder te raadplegen.

Bij e-mail staan de berichten op de gemeentelijke e-mailserver. Of ze worden bewaard in een document-managementsysteem. Whatsapp-berichten gaan via de computerservers van moedermaatschappij Facebook. En hoewel Facebook weinig scrupules kent over het gebruik van persoonsinformatie van zijn gebruikers, zijn berichten van Whatsapp onleesbaar voor derden. Whatsapp gebruikt sinds vorig jaar end-to-end versleuteling van berichtenverkeer. Appjes kunnen dus alleen worden gelezen door de verzender en de ontvanger. Het lijkt er dus op dat de beschikbaarheid van de berichten nog sterk afhankelijk is van de persoonlijke organisatie van de betreffende overheidsfunctionaris. Heeft de wethouder net een nieuwe telefoon en zijn oude sms’jes verwijderd? Pech gehad.

Ambtelijk Nederland krabt zich flink op het hoofd over hoe met de nieuwe regels om te gaan. Belangenorganisaties voor ambtenaren, de VNG en het Nationaal Archief ‘bestuderen de gevolgen van de uitspraak’. Er wordt gewacht op nieuwe jurisprudentie. Pas als deze regels zijn toegepast in een nieuwe rechtszaak – bijvoorbeeld over het wissen van een whatsapparchief door een gemeentesecretaris of een verbod op gebruik van privételefoons door wethouders in een gemeente – kan een overheidsorganisatie het beleid inkleuren.

Vreselijk
Ambtenaren en bestuurders zijn niet erg gelukkig met de uitspraak. ‘Vreselijk! Is er dan niets meer heilig?,’ klaagt Mark Frequin, topambtenaar van het ministerie van I&W, in een column op Platform Overheid. Volgens Frequin kan het voor ambtenaren al confronterend zijn dat uitspraken in e-mailwisselingen uit hun context in de krant komen. Nog meer openheid leidt volgens hem alleen maar tot meer geheimhouding. ‘Het vervelende van deze openbaarheidshallelujah is niet alleen dat je aan de openbaarheidsdeur wordt genageld, maar ook en vooral dat het leidt tot het zoeken van slinkse sluiproutes.’

Ook Ton Roerig, directeur van de Wethoudersvereniging, ziet het werk van bestuurders er met deze uitspraak niet makkelijker op worden. ‘Bestuurders zijn ook mensen. En die zitten ook in tal van Whatsappgroepen waar over privé en werkgerelateerde zaken wordt gesproken. Soms door elkaar heen en dat gaat niet altijd genuanceerd. Dat berichten ooit openbaar kunnen worden, zal zeker gevolgen hebben voor de manier van communiceren. Een wethouder zal nu vaker, ook in een Whatsapp-bericht, proberen om nuance aan te leggen in een berichtje. Maar voor een duidelijke communicatie zal dat niet erg bevorderlijk zijn, vrees ik.’

Volgens Roerig is het voordeel van moderne communicatiemiddelen juist dat er snel gecommuniceerd kan worden. ‘Sommige processen voltrekken zich nu eenmaal in beslotenheid. Natuurlijk is het niet zo dat álles openbaar wordt. Maar het feit dat een gesprek minder besloten is dan gedacht, zal het moeilijker maken om via de app te reageren op een vraag tijdens een vergadering, zonder dat een telefoongesprek nodig is. Dat zal meer tijd gaan kosten.’

Niet leuker
Uiteindelijk kan het ertoe leiden dat bestuurders de pijp aan Maarten geven, denkt Roerig. ‘Wethouders maken gemiddeld vijftien uur per dag. Het is voor hen al moeilijk genoeg om werk en privé te scheiden. Het is nu al een grote uitdaging om de juiste gekwalificeerde mensen voor dit werk te krijgen. Als je het dan nóg lastiger maakt, dan zal de animo voor het wethouderschap bepaald niet toenemen. Het wordt er niet leuker op.’

Volgens advocaat Van der Sluis is de uitspraak juist een mooie kans voor overheidsorganisaties om hun communicatie eens goed onder de loep te nemen. ‘Dit is door organisaties lang op z’n beloop gelaten, terwijl de uitspraak van de Raad van State al enige tijd boven de markt hing. Het is tijd dat men zich gaat beraden over de wenselijkheid voor ieder onderwerp in een overheidsorganisatie even een Whatsapp-groepje aan te maken om dingen te bespreken. Leent zo’n tool zich wel voor deze informatie-uitwisseling? Dat zullen ambtenaren en bestuurders zich veel vaker moeten afvragen.’