Echt, leuker werk loont

Gemeente productiever met gelukkige werknemers

Steeds meer gemeentelijke werkgevers zien in dat hun organisatie beter draait als hun ambtenaren zich goed voelen. Niets is demotiverender dan werken in een regime, aan een leiband of met een prikklok. Vrijheid, blijheid is het devies. Ook de cijfers geven steeds weer aan dat een ambtenaar die goed in zijn vel zit voor betere resultaten zorgt. TNS Nipo concludeerde dat een gelukkige medewerker minder vaak ziek is, een hogere productie heeft en betere relaties met zakelijke contacten onderhoudt. Ook onder ambtenaren zelf wordt welbevinden op het werk en daarbuiten belangrijker dan materiële zaken, zoals een mooi salaris of een dure auto. De zogenoemde ‘money economy’ evolueert de komende jaren verder in een ‘satisfaction economy’, aldus TNS Nipo. Ook het recente ambtenaren-geluksonderzoek van Binnenlands Bestuur bevestigt: ambtenaren worden er gelukkig van als ze zelfstandig en met eigen verantwoordelijkheid hun werk mogen uitvoeren.

Verschillende gemeenten experimenteren daarom met nieuwe organisatiestructuren waar deze filosofie in de praktijk kan worden gebracht. Maar zo’n metamorfose gaat niet altijd zonder ongelukken. Niet elke ambtenaar is geschikt voor resultaatgericht werken in complete vrijheid. Er vallen bij zo’n omwenteling ook altijd slachtoffers: mensen die beter functioneren in hun oude, traditionele werkomgeving. Ook voor welwillende ambtenaren gaat zo’n transitie niet altijd gladjes. Sommige ambtenaren krijgen het aanvankelijk veel drukker of overschrijden hun grenzen met een veel hoger ziekteverzuim als gevolg.

Ook de fusiegemeente Bodegraven- Reeuwijk ging door al die fases heen, nadat alle machtsverhoudingen op de kop werden gezet. De hiërarchische werkstructuur werd compleet afgeschaft. Vanuit wisselende samenstellingen werken mensen aan de gemeentelijke opgaven. Maar nu het proces is afgerond is alles op zijn pootjes terecht gekomen, aldus Johan de Jager, voorheen gemeentesecretaris, afgelopen zomer in Binnenlands Bestuur. ‘Mensen voelen zich aantoonbaar gelukkiger nu ze niet vanuit een functie een vraagstuk aanpakken maar vanuit hun interesses en competenties met elkaar samenwerken.’ Resultaat: de nieuwe manier van werken heeft uiteindelijk tot forse verlaging het van het ziekteverzuim geleid. En volgens verschillende medewerkers is de sfeer sterk verbeterd.

Interne ommezwaai
Het succes van Bodegraven-Reeuwijk ontstond min of meer noodgedwongen vanuit een ‘vechtfusie’. Iets waar de splinternieuwe gemeente Hollands Kroon geen last van had toen ze besloot het heel anders te doen. ‘Het was een compleet vrijwillige fusie van vier gemeenten’, vertelt Anja van der Horst, directeur bedrijfsvoering. ‘Maar het waren wel heel traditionele organisaties. Er werd hier gewerkt zoals dat bij de meeste gemeenten gaat: volgens de regels, bureaucratisch en risicomijdend.’ Met de samenvoeging van de gemeenten Wieringen, Wieringermeer, Anna Paulowna en Niedorp in 2012 moest er ook een strategische visie worden ontwikkeld. De fusiegemeente in de kop van Holland wilde de meest innovatieve gemeente van het land worden. Maar voor ze op het punt waren dat burgers hun aangevraagde paspoort gratis thuis of op hun werk kregen bezorgd, moest er eerst een interne ommezwaai plaatsvinden. ‘Wie buiten wil winnen, moet binnen beginnen’, vat Van der Horst samen.

Een radicale mentaliteitsverandering was nodig voor de piepjonge gemeentelijke organisatie. Een onorthodoxe leider was vereist. Gemeentesecretaris Wim van Twuijver ging de kar trekken. ‘Hij nam dappere beslissingen. Zo werd er voortaan uitgegaan van de goede intenties van de medewerkers, kregen ze het volledige vertrouwen in plaats van dat ze gecontroleerd werden. Maar daarmee kregen ze natuurlijk ook veel meer verantwoordelijkheden’, vertelt Van der Horst over de introductie van de zelfsturende teams en resultaatgericht werken.

Een hele rits aan interne regels werd afgeschaft. Vakantie- of verlofregistratie, functieschalen en verzuimprotocollen verdwenen. Zelfs de afdeling Personeels zaken werd opgeheven. ‘Onze filosofie is om consequent te kijken naar de mens in plaats van het functieprofiel. En dat betekent dat mensen naast hun kerntaken ook andere taken vervullen’, aldus de directeur bedrijfsvoering. ‘Dit kunnen kleine klussen zijn, maar ook structurele taken. Als iemand goed is in vormgeving, sociale media of in notuleren, dan wordt diegene daarvoor ingezet. De gemeente hoeft dan geen externen in te huren, en de ambtenaar wordt blij van werkzaamheden waar die goed in is.’

Harde cijfers
Tot zover de enthousiaste verhalen, over naar de harde cijfers. In 2016 is er door Hollands Kroon 4,7 miljoen euro minder uitgegeven aan personeelslasten in vergelijking tot 2011, het laatste jaar dat de vier gemeenten nog zelfstandig waren. Het werkplezieronderzoek wees in 2012 uit dat de gemiddeld score onder de ambtenaren op een 7,1 uitkwam. Dit jaar is er opnieuw zo’n onderzoek gedaan en bleek dat het werkplezier gestegen tot een 7,4. ‘En dat ondanks de onrust van de transitie’, vertelt Van der Horst trots. ‘Overigens hebben we ook nog eens een laag ziekteverzuim onder onze collega’s, 3,1 procent terwijl dit in vergelijkbare gemeenten 4,8 procent is.’

Ook de burgers lijken vooralsnog niet te lijden onder de compleet nieuwe manier van werken. Volgens onderzoek van de gemeente zelf, geven de burgers van Hollands Kroon de gemeente een 8,9 qua klanttevredenheid. ‘Een goed voorbeeld is dat 35 procent van de bezwaren is ingetrokken nadat onze ambtenaren een goed, informeel gesprek met de burgers hebben gehad.’

Maar het succes kent ook ‘slachtoffers’. Niet elke ambtenaar die wel gedijde in het oude systeem in de kleine plattelandsgemeente van voor de fusie, voelt zich senang bij de organisatiemetamorfose. Het zoeken naar een werkplek, een iPad in plaats van desktop. Geen baas, geen regels, geen functie. ‘Er zijn ook collega’s vertrokken’, vertelt Van der Horst. ‘Een aantal mensen dat graag manager wilde blijven en die functie hebben we hier niet meer. Aan de andere kant krijgen we tussen de vier- en vijfhonderd open sollicitaties per jaar van mensen die juist heel graag op onze manier willen werken.’

Arbeidsmarktproof
Een gezonde ambtenaar is een gelukkige ambtenaar vindt ook de gemeente Oss. Maar dat gaat wat hen betreft verder dan fysieke en mentale fitheid. Daarom streeft Oss naar ‘een vitale medewerker in een vitale organisatie’, en daar hoort ook mobiliteit bij.

‘Zeg maar het arbeidsmarktproof houden van onze medewerkers’, legt Karin Vos uit. Ze is onder meer coördinator van het mobiliteitscentrum in de gemeente. ‘Het uitgangspunt is dat wanneer je werk doet waar je goed in bent en wat je leuk vindt, dan is dat niet alleen goed voor jezelf maar ook voor de organisatie. Bij ons is er dus veel aandacht voor de vraag of je je werk nog wel leuk vindt en voor de persoonlijke ontwikkeling’, aldus Vos.

En die zoektocht kan plaatsvinden binnen de organisatie, maar ook daarbuiten. ‘We kunnen hier nieuwe functies verkennen met de zekerheid van een vangnet,’ vertelt ze, ‘zowel binnen als buiten de deur. Het gebeurt bijvoorbeeld dat een ambtenaar een tijdje wordt gedetacheerd bij een andere gemeente of een bedrijf en na een tijdje weer terugkomt. In die periode heeft de ambtenaar weer een hoop nieuwe ervaring opgedaan die waardevol is voor onze organisatie. We faciliteren bijvoorbeeld ook flexibel ambtenaarschap. Dat je deels zelfstandig wordt maar nog wel voor een deel bij ons in dienst zijn.’

De weg naar geluk is soms hobbelig. Oss zit nog midden in de overgang naar een netwerkorganisatie en dat brengt onrust en daardoor ziekte. ‘We zitten momenteel vrij hoog in het ziekteverzuim’, geeft Karin Vos toe. ‘Dat ligt op dit moment op 5,5 procent. De werkdruk is nu voor een deel van het ambtenarenapparaat nog veel te hoog. Aan de andere kant krijgt de organisatie wel een 7,7 wanneer gevraagd wordt hoe blij ze zijn met hun werkgever. We zijn op de goede weg.’