of 59147 LinkedIn

Eén-op-één inhuur met een dichte achterdeur

Jolanda van Leeuwen en Engbert Boneschansker Reageer

Op Inhuur externen zijn inkoop- en aanbestedingsregels van toepassing. Rechtstreekse benadering van een ZZP'er of uitzendbureau is toegestaan tot een bedrag van circa 30.000 euro. Maar inhuur heeft wel eens de neiging om langer en duurder te worden. En dan ligt onrechtmatigheid op de loer, zo blijkt uit onderzoeken van rekenkamercommissies.

Raamcontracten, inhuurmarktplaatsen en dergelijke zijn prachtige instrumenten en oplossingen, maar regel het hiermee niet dicht. Houd inkoop van kortdurende inhuur simpel, is onze stelling. Er is niks mis met één-op-één inhuur als de achterdeur maar niet wagenwijd open staat.

 

Eén-op-één inhuur kan best op het rechtmatige pad gehouden worden. Hoe? Door ervoor te zorgen dat teamleiders zich houden aan de inkoopweg die zijzelf zijn ingeslagen. Door ervoor te zorgen dat zij, voordat het drempelbedrag van hun inkoopwijze is bereikt, de inhuur beëindigen of om een uitzondering moeten vragen aan hoger management. Door ervoor te zorgen dat er tijdens de inhuurperiode een paar extra en oplettende ogen meekijken.

 

Dat kan ons inziens bereikt worden door als voorwaarde aan het mandaat van de teamleider te verbinden, dat in één-op-één inhuurovereenkomsten een maximum bedrag is vastgelegd passend bij de opdracht en de aanbestedingswijze waarop de inhuur heeft plaats gevonden. Dit is namelijk geen vanzelfsprekendheid. In de uitvoeringspraktijk wordt ook gewerkt met inhuurovereenkomsten die door ZZP'ers of uitzendbureaus zijn opgesteld (en door de teamleider worden ondertekend), waarin alleen het uurtarief voor bepaalde werkzaamheden is vastgelegd.


De teamleider krijgt met het vastleggen van een maximum expliciet de verantwoordelijkheid om het bedrag van de overeenkomst in overeenstemming te laten zijn met de gekozen aanbestedingsvorm. Daarbij moet het uiteraard duidelijk voor hem of haar zijn wanneer het opknippen van opdrachten onrechtmatig is. Maar dat moet sowieso bekend zijn bij medewerkers met een inkoopmandaat.

 

Hoe zit het met die extra paar ogen? Door het maximum bedrag, kan de opdrachtnemer er niet vanuit gaan dat het contract automatisch doorloopt. De opdrachtnemer heeft daarmee een reden om met de teamleider te overleggen wanneer het einde van de financiële ruimte nadert. Daarnaast biedt de overeenkomst ook belangrijke informatie voor de medewerker die de betalingen van de facturen doet. Hij of zij kan de facturen nu toetsen aan de gemaakte afspraken en daarmee impliciet ook aan de inkoop- en aanbestedingsregels. Beiden zijn nu in staat om te signaleren dat het afgesproken maximum bedrag nadert en zo bijdragen aan het rechtmatig handelen van de teamleider. Daarnaast is het voor de interne controle en de controle door de accountant veel makkelijker geworden om de rechtmatigheid van deze inhuur te toetsen. Ook dit draagt bij aan het naleefgedrag van de teamleider en de signalerende houding van de medewerker op de financiële administratie.

 

Met een op deze wijze zoveel als mogelijk afgesloten achterdeur kan de één-op-één inhuur, ons inziens, best gehandhaafd blijven. Met weinig administratieve rompslomp voor de opdrachtnemer en de teamleider, precies zoals de gids proportionaliteit dat heeft bedoeld.

 

Jolanda van Leeuwen en Engbert Boneschansker

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.