De werkorganisatie beslaat drie teams van ruim 70 fte: ICT-beheer & Projecten, Informatieadvies en Functioneel Beheer. De teams werken voor ruim 1400 klanten (medewerkers). De werkorganisatie heeft als standplaats Deventer; de medewerkers zijn gedetacheerd bij de gastheergemeente Deventer. De overdracht aan de gastheergemeenten is een belangrijke mijlpaal in het project ‘samenwerking bedrijfsvoering DOWR’. Naast informatisering volgen tot 1 januari 2014 meer gezamenlijke werkorganisaties. Het gaat om Belastingen, Facilitaire zaken, Personeels- en Salarisadministratie, Inkoop en Juridische zaken. Voor Financiële Administratie wordt momenteel een businesscase opgesteld.

De samenwerking DOWR is uniek voor Nederland, omdat het om een brede samenwerking gaat (visie, beleid, uitvoering en zelfs harmonisatie arbeidsvoorwaarden) op basis van een combinatie tussen gastheer- en distributiemodel. Sturing vindt plaats vanuit een bedrijfsvoeringsraad, die bestaat uit de drie gemeentesecretarissen.

Het betreft een samenwerking die uitgaat van een combinatie tussen gastheer- en distributiemodel. Er is bewust niet gekozen voor een centrumgemeente of een Shared Service Center. Per ‘perceel’ is er een gastheergemeente aangewezen. Zo is bijvoorbeeld Deventer gastheergemeente voor informatisering en Raalte voor de personeels- en salarisadminstratie. Bij de keuze welke organisatie gastheer wordt voor een bepaald perceel is gekeken naar de kwantitatieve en kwalitatieve mogelijkheden van de gemeenten. Door gebruik te maken van de kracht van de gastheergemeente is het gemakkelijker om beleid en uitvoering op een hoger niveau te brengen en houden.

Het gastheermodel betekent dat gebruik wordt gemaakt van de bestaande infrastructuur van de betrokken gemeenten: gebouwen, management, ondersteunende functies. Daarmee wordt voorkomen dat op dit soort onderdelen extra kosten worden gemaakt. Elke participerende gemeente neemt daarbij een stuk verantwoordelijkheid voor haar rekening.

De samenwerking gaat uit van harmonisatie van bedrijfsvoeringsbeleid van de drie gemeenten en één gezamenlijke visie op de bedrijfsvoering. Dit betekent dat het niet om louter een uitvoeringssamenwerking gaat, maar dat ook een samenwerking op het gebied van visie en beleid.
 

Voor de sturing van de samenwerking is aparte governance opgezet. Sturing vindt plaats vanuit een Bedrijfsvoeringsraad, bestaande uit de drie gemeentesecretarissen. Zij bepalen gezamenlijk, op basis van unanimiteit, de visie en de strategische kaders voor de bedrijfsvoeringsonderdelen, voor er  een besluit genomen wordt door de drie colleges en gemeenteraden. De Bedrijfsvoeringsraad wordt gevoed vanuit Regie-overleggen die de visie, beleidskaders en businesscases voorbereiden. De gastheergemeente is verantwoordelijk voor de operationele sturing van de werkorganisatie.

Voor de samenwerking is een projectorganisatie opgezet, die voor het overgrote deel met eigen mensen wordt uitgevoerd. Daar waar werkzaamheden in de knel komen, worden reguliere werkzaamheden uitbesteed. We kiezen hier bewust voor om zoveel mogelijk gebruik te maken van de eigen expertise en medewerkers de kans te geven zich te ontwikkelen. Bovendien draagt het bij aan het overbruggen van de cultuurverschillen tussen de drie organisaties.

Het project stoelt op een groot onderling vertrouwen en een goede samenwerking met het Platform Ondernemingsraden, waarin de drie Ondernemingsraden vertegenwoordigd zijn. De gemeenten hebben afgesproken ook de arbeidsvoorwaarden te harmoniseren per 1 januari 2014 en daarvoor is inmiddels een Bijzonder Georganiseerd Overleg opgericht.

Met de samenwerking beogen de drie gemeenten de kwaliteit van de dienstverlening te vergroten en de kwetsbaarheid te verminderen.  Er zitten meer mensen met hetzelfde taakveld bij elkaar en zij kunnen kennis en kunde uitwisselen. Medewerkers kunnen elkaar bovendien opvangen en ondersteunen. Door de grotere organisatie ontstaan er kansen voor medewerkers om zich te ontwikkelen of een volgende stap te zetten in hun loopbaan.  Door de gemeenschappelijke werkorganisatie behalen we bovendien efficiencyvoordelen en reduceren we de kosten.

Ingrid Kramer, projectleider DOWR