of 59045 LinkedIn

Vijf redenen waarom ministeries hun processen moeten standaardiseren

Reageer

Alle ministeries in Nederland mogen zelf bepalen hoe ze hun ondersteunende bedrijfsprocessen inrichten. Vrijheid, blijheid zou je denken. Maar niets is minder waar. Het leidt vooral tot een warboel van verschillende IT-oplossingen en procedures. Dat zorgt ervoor dat informatie niet of op z’n minst moeilijk uitwisselbaar is. Het resultaat voor de burger is dat de informatievoorziening door die versnippering veel minder transparant is.

Het grootste deel mag dan onoverzichtelijk ingericht zijn, er zijn wel degelijk twee processen gestandaardiseerd: de HR self-servicing voor de medewerkers en inkoop. De Nederlandse overheid is enkele jaren geleden overgestapt op
P-Direkt, een systeem voor het aanvragen van verlofdagen, registreren van ziekte, enzovoorts. Dat leverde overigens, naar eigen zeggen, direct een besparing op van 240 miljoen euro. Ook inkoop is geharmoniseerd over alle ministeries. Toch zijn dit slechts gedeeltelijke harmonisaties. Binnen afzonderlijke silo's, zonder onderlinge uitwisselbaarheid. Harmonisatie zou verder doorgevoerd moeten worden. 5 argumenten:

1: Harmonisering bespaart kosten
Het standaardiseren van processen en daarmee op de langere termijn ook IT resulteert vrijwel altijd tot minder kosten. Het beheer wordt immers efficiënter mede dankzij het reduceren van de overhead. Ook het inrichten van processen vindt veel effectiever plaats, doordat niet ieder ministerie opnieuw het wiel hoeft uit te vinden. Dat scheelt allemaal belastinggeld.

2: Geen extra 'brug' naar Ministerie van Financiën noodzakelijk
Ieder ministerie moet zijn financiële balans voorleggen aan het Ministerie van Financiën, het zogenoemde budgettair overlegsysteem. Die boekhouding vindt plaats vanuit verschillende systemen namelijk de systemen die bij de ministeries in gebruik zijn. Als alle processen geharmoniseerd zijn moet ook het interdepartementaal overlegsysteem overbodig zijn.

Het is dus essentieel om een 'digitale brug' te ontwikkelen die de verschillende systemen koppelt met de oplossing van het Ministerie van Financiën. Een brug die niet nodig is als alle ministeries van hetzelfde financiële systeem gebruikmaken. Onhandig en onnodig kostbaar dus.

3: Harmonisering maakt personeel beter uitwisselbaar
Wanneer ambtenaren switchen van departement, moeten zij steeds met nieuwe systemen en processen leren werken. Voor ministerie-specifieke oplossingen die te maken hebben met de core business is dat natuurlijk logisch. Maar voor ondersteunende activiteiten betekent het alleen maar een onnodig leer- en gewenningsproces. Dat kan veel eenvoudiger.

4: Vlottere samenwerking en minder onderlinge concurrentie
Samenwerking heeft baat bij standaardisatie. Het onderling uitwisselen van resultaten, ervaringen, kennis en informatie is veel eenvoudiger als processen en systemen met elkaar matchen. Nu is dat allesbehalve het geval.

5: Harmonisering zorgt voor een transparantere overheid
De verschillende systemen en processen maken het de burger niet gemakkelijk. Stel, je wilt weten hoeveel het Rijk jaarlijks uitgeeft aan onderwijs. Logischerwijs ga je te rade bij het ministerie van Onderwijs. Maar beschikken zij over alle informatie? Of valt het defensie-onderwijs onder het ministerie van Defensie? En zijn die data toegankelijk voor andere ministeries?

Harmonisatie maakt ook de interne processen veel beter vergelijkbaar. Ministeries kunnen hierdoor eenvoudiger benchmarken. Waarom heeft bijvoorbeeld het Ministerie van Onderwijs zoveel FTE'ers nodig om de nodige facturen betaalbaar te stellen? Waarom is ziekteverzuim op ministerie X veel hoger dan ministerie Y? Nu is het vergelijken van al die gegevens uit al die verschillende systemen een hell of a job.

Waarom is er geen instantie binnen de overheid die volledige standaardisatie afdwingt? Deze taak zou perfect passen bij het pas opgerichte Bureau BIT, dat risicovolle IT-projecten van de overheid streng gaat toetsen en kaders gaat opstellen. Zij moeten nu niet met twee, maar met wel tien maten meten. Hoogste tijd voor verandering en voor simplicity in het IT-landschap.

Hein Keijzer, Customer Solution Manager bij SAP Nederland

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.