of 59045 LinkedIn

Sluit de aanbesteding af met een deugdelijk contract

Reageer

In mijn dagelijks werk als adviseur bij Telengy en als arbiter bij de SGOA moet ik me regelmatig buigen over situaties waarbij een zorgvuldige aanbesteding is afgesloten met een overeenkomst die niet aansluit op de aanbestedingsdocumenten. Zonde van de kostbare aanbesteding, want de overeenkomst heeft voor een rechter doorgaans meer waarde dan een eis of wens in de aanbesteding. Dit komt overigens niet alleen voor bij gemeenten maar ook bij bedrijven.

Preventie
Eigenlijk moet je als klant in de aanbesteding al duidelijk maken welke leveringsvoorwaarden van toepassing zullen zijn. Bijvoorbeeld (als het om ICT gaat): ‘U dient te leveren onder de ARBIT-voorwaarden. Geef aan welke artikelen uit deze ARBIT-voorwaarden voor u niet van toepassing kunnen zijn en waarom niet.’ Als dergelijke algemene voorwaarden zoals ARBIT uw gemeente specifieke eisen/wensen niet volledig afdekken, dient u aan te geven welke zaken contractueel aanvullend moeten worden geregeld. Bijvoorbeeld via de wens: ‘Geef aan in welke mate, onder welke condities en op welke wijze u bereid bent de toegankelijkheid tot de data, horende bij uw programmatuur, ook na beëindiging van de samenwerking te faciliteren, op basis van eenduidige contractuele bepalingen.’

Puntjes op de i
Met alleen een aanbesteding die ruimschoots aandacht besteedt aan leveringsvoorwaarden en specifieke contractuele condities ben je er nog niet. De definitieve gunning moet worden afgesloten met een overeenkomst die verwijst naar de gekozen leveringsvoorwaarden en de daarvan afwijkende en daarop aanvullende bepalingen. Te vaak zie ik dat de gunning wordt afgesloten met een overeenkomst die in het geheel niet refereert aan de leveringsvoorwaarden en ook geen afwijkingen daarop vermeldt. Ook zie ik vaak dat de aanbestedingsdocumenten niet nadrukkelijk tot onderdeel van de overeenkomst worden verklaard. Het komt zelfs (te vaak) voor dat een door de leverancier opgestelde overeenkomst wordt ondertekend die refereert aan diens algemene leveringsvoorwaarden, zoals gedeponeerd bij de KvK. Zelfs als in de aanbesteding eisen of wensen zijn geformuleerd ten aanzien van andere voorwaarden. Dan maak je het de rechter bij een eventueel conflict wel erg moeilijk om de aanbestedingsbeloften te laten overheersen.

Voorkom eigen ontevredenheid en frustratie
Je weet dat er na elke aanbesteding een contract moet komen en dat daarbij leveringsvoorwaarden worden gehanteerd. Alles uitschrijven in de overeenkomst is immers onbegonnen werk. Daarom is het van eminent belang dat je hier in de aanbesteding al ruimschoots aandacht aan besteedt met gerichte eisen en wensen. Nog belangrijker is dat je de burgemeester pas een handtekening laat zetten als de overeenkomst tot in de puntjes is verzorgd en perfect aansluit op de aanbesteding en de van toepassing zijnde leveringsvoorwaarden. Doe je dat niet, dan is het risico erg groot dat je in de toekomst juridische kosten moet maken of aan een rechter of arbiter moet vragen wat er formeel juridisch eigenlijk is overeengekomen tussen de partijen. Dat wil je het liefst voorkomen, dus accepteer je op zo’n crisismoment het schikkingsvoorstel van de leverancier die uw ontevredenheid en frustratie op de koop toe neemt.

Harrie Gooskens, adviseur bij Telengy


Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.