of 59054 LinkedIn

Een andere kijk op zaakgericht werken: de bottom-up aanpak

Rob ten Kroode Reageer

2017 staat bij veel gemeenten al jaren rood omcirkeld in de agenda. Vanaf die datum moet iedere burger en ieder bedrijf al hun overheidszaken digitaal kunnen afhandelen. Gemeenten werken hard aan het bereiken van deze doelstelling waarbij het zaakgericht werken (ZGW) een belangrijke rol speelt.

ZGW dient een duidelijke plaats binnen de organisatie te krijgen en moet verweven zijn in de denk- en werkwijze van de gemeente. Vaak merk ik vanuit de praktijk dat er te veel wordt gekeken naar het systeem in plaats van naar de wensen van  eindgebruikers die er mee moeten werken. Dit is een vrij instrumentele benadering, terwijl ZGW draait om een cultuurverandering binnen de gemeente. Het creëren van draagvlak is een voorwaarde en een bottom-up aanpak kan hierbij uitkomst bieden. Ik zie in mijn omgeving dat de bottom-up aanpak, waarin de hele organisatie wordt meegenomen, goede resultaten oplevert. De volgende vijf stappen helpen hierbij:

Stap 1: Visie
Alles begint met een visie. ‘Logisch’, zou je zeggen, maar vaak zijn het managementteams die deze visies opstellen. Een integrale, bedrijfsbrede visie ontstaat echter niet alleen bij het MT. Dit beeld wordt naar mijn idee idealiter gevormd door medewerkers die buiten de bestaande kaders durven te denken. Verzamel mensen uit alle lagen van de organisatie en laat hen nadenken over een visie. Zij presenteren deze visie aan het management, die deze visie verder uitdraagt en de ingezette koers intern verspreidt.

Stap 2: Belang
Cruciaal is ook de wijze waarop de implementatie wordt doorgevoerd. Ook hierbij is het inzetten van medewerkers uit alle lagen van de organisatie cruciaal. Zij zijn immers de eindgebruikers, werken dagelijks met het proces en kennen het van binnen en buiten. De ervaring leert dat door samen na te denken over de gewenste procesgang, ideeën en bezorgdheden, uiteindelijk het commitment vanzelf volgt.

Stap 3: Plannen en communiceren
ZGW gaat uit van de standaardisatie van processen. Een helder plan van aanpak, waarin vastgelegd staat wanneer welke processen worden geïmplementeerd is de derde stap. Transparant handelen en communiceren binnen de gehele organisatie is nodig om alle medewerkers betrokken te houden. Markeer dus mijlpalen, vier successen en deel teleurstellingen om deze open manier van werken te waarborgen.

Stap 4: Middelen
Het doel van ZGW is efficiënter werken, het verbeteren van de toegang tot informatie en uiteindelijk een betere dienstverlening naar de burger. Dit kan naar mijn idee alleen werken als medewerkers enthousiast worden om te participeren. Hiervoor zijn twee dingen nodig: een eerlijke dialoog én voldoende financiële middelen. Goed werkende programmatuur, trainingen en cursussen zijn essentiële schakels in de overgang naar ZGW.

Stap 5: Competenties
ICT biedt de ondersteunende basis voor het ZGW principe. Dit vraagt kennis en skills van de gemeentelijke medewerkers. Juiste ondersteuning is essentieel, zodat medewerkers met voldoende vertrouwen het verandertraject in gaan en zo spoedig mogelijk zelfstandig kunnen werken. Door bijvoorbeeld tijdens het traject op elke afdeling een ICT-expert te plaatsen voor vragen, krijgen medewerkers voldoende tijd om zich de nieuwe werkwijze en het systeem eigen te maken.

ZGW; het speelt bij de meeste gemeenten, maar een succesvolle aanpak valt of staat met een organisatiebreed draagvlak. Ik ben ervan overtuigd dat een bottom-up aanpak het voor iedere laag in de organisatie makkelijker maakt om de nieuwe werkwijze die ZGW met zich meebrengt te omarmen.

Rob ten Kroode, Business Unit Manager bij QNH Consulting

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.