of 59045 LinkedIn

De beste papieren op het gebied van project governance

Harrie Gooskens Reageer

In mijn vorige blog schreef ik over de noodzaak van een goede aansluiting van een aanbesteding op de uiteindelijk te ondertekenen overeenkomst. Vaak ontbreekt die aansluiting of ‘rammelt’ deze aan alle kanten, waardoor je als klant bij een conflict de aanbestedingsbeloften onvoldoende juridisch kunt afdwingen. Zelfs de meest gedegen en kostbare aanbesteding verliest het grootste deel van zijn waarde als de overeenkomst hier niet naadloos op aansluit. Als die aansluiting wel perfect verzorgd is, wil dat nog niet zeggen dat je achterover kunt leunen. Want als de overeenkomst en het projectplan (implementatie) qua project governance vervolgens niet naadloos op elkaar aansluiten, kan de afhandeling van eventuele geschillen een onverwachte wending krijgen.

Projectmanager kent uit te voeren overeenkomst niet
Als adviseur en arbiter moet ik te vaak vaststellen dat de project governance gebreken vertoont omdat het projectplan in het geheel niet aansluit op de overeenkomst. Zelfs als de contractonderhandelingen na gunning resulteren in een fraaie overeenkomst die alle beloofde prestaties uit de aanbesteding afdekt, maak ik het (te) vaak mee dat de projectleiding in het geheel niet op de hoogte is van hetgeen is afgesproken in de overeenkomst. Ook is men niet op de hoogte van de algemene voorwaarden (zoals ARBIT) waarop de overeenkomst aansluit.

Zwaluwstaart overeenkomst en projectmanagement methode
Meestal wordt een projectplan door de projectmanager opgesteld op basis van ‘best practices’ die zijn gebaseerd op methodieken als PRINCE2. Mede daardoor zijn dit voor de klant vaak indrukwekkende projectplannen.  Echter, als de projectmanager die het fraaie projectplan heeft uitgewerkt niet op de hoogte is van de overeenkomst, is de kans klein dat hij/zij gaat sturen op het beoogde resultaat. In een goede overeenkomst is dat beoogde resultaat doorgaans prima beschreven. Zelfs als het een ‘Best Value Procurement’ aanbesteding is geweest horen de finale bevindingen te worden uitgewerkt in bepalingen, die als geheel een deugdelijke overeenkomst vormen.

Borg aansluiting met artikel project governance
Omdat ik te vaak heb ervaren dat een projectplan in het geheel niet aansluit op de overeenkomst (en de voorafgaande aanbesteding), adviseer ik om in de overeenkomst een artikel over project governance op te nemen. Daarin kun je met enkele bepalingen concreet vermelden wat er op basis van de aanbesteding is afgesproken over doelstellingen, mijlpalen, middelen, aansturing (stuurgroep/projectgroep) en verantwoordelijkheden van de leverancier en de klant. Als je vervolgens borgt dat zo’n artikel ‘project governance’ het handboek soldaat wordt voor de projectmanager, dan is de kans groot dat de juiste dingen op het juiste moment worden gepland en uitgevoerd. Mocht dat niet het geval zijn, dan heb je als klant bij een eventuele geschilbeslechting de beste papieren. Als de overeenkomst en het projectplan niet duidelijk herkenbaar op elkaar aansluiten, heeft de leverancier doorgaans ‘de beste papieren’.

Harrie Gooskens, adviseur bij Telengy

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.