of 59054 LinkedIn

Dankzij standaard digitaal factureren ligt het geld voor het oprapen

Digitaal factureren is al decennia lang het meest tot de verbeelding sprekende voorbeeld van toegevoegde waarde in de ICT. Computers van crediteuren hoeven niet langer papieren facturen uit te spugen die vervolgens in een enveloppe worden gestopt en van een postzegel voorzien door postbodes worden opgehaald, gedistribueerd en bezorgd bij de postkamer van de debiteur.

Daar hoeven ze niet langer te worden gescand en naar de boekhouding te worden verzonden die er een aantal gegevens aan toevoegt, alvorens het ook voor die computer een openstaande post is. Allemaal erg bewerkelijk en dus kostbaar als je bedenkt dat de computer van de crediteur ook een digitaal bericht naar de computer van de debiteur had kunnen sturen. Een bericht dat zonder menselijke tussenkomst automatisch wordt ingelezen in de digitale boekhouding van de debiteur.

UBL-feestje
Het concept digitaal factureren bestaat al sinds de opkomst van Electronic Data Interchange (EDI) in de jaren ’90 van de vorige eeuw, maar deze variant was kostbaar. Door internet/XML en de introductie van de UBL-standaard veranderde dat in het afgelopen decennium.  UBL (Universal Business Language) wordt al enkele jaren beschouwd als het standaard berichtformaat op het gebied van elektronisch factureren. Onlangs is UBL (versie 2.1) zelfs officieel aangenomen als internationale ISO/IEC standaard. Reden voor een feestje? Kunnen die scanners en kostbare herkenningssoftware eindelijk de deur uit?

De leveranciers van boekhoudsoftware (financiële pakketten) roepen eendrachtig: “ja dat kan”. Vanuit hun perspectief terecht. De meesten hebben hun boekhoudpakket immers zodanig aangepast dat UBL-berichten automatisch worden ingelezen en omgezet in een concept boeking, waarbij alleen nog een paar specifieke gegevens hoeven te worden toegevoegd.

Werkloze UBL-software
Dat lijkt goed nieuws tot je ervaart dat al die mooie UBL ontvangende boekhoudsoftware bij de debiteur werkeloos blijft, omdat de factureringssoftware bij de crediteuren nog steeds papieren facturen uitspuugt en geen UBL facturen. Het is onbegrijpelijk dat crediteuren grote sommen geld blijven uitgeven aan papier, inkt, toner, postkamerpersoneel en postzegels. Dat is niet goed voor de eigen winst- en verliesrekening. Ook niet voor gemeenten en waterschappen die op deze ambachtelijke wijze belastingaanslagen en andere facturen blijven versturen naar bedrijven. Bovendien is het geen toonbeeld van klantgerichtheid, want deze bedrijven en gemeenten blijven hoge kosten bij hun debiteuren veroorzaken. Postkamerkosten, scanningkosten, kosten van softwarematige herkenning van gescande factuurgegevens en kosten van handmatige toevoeging van gegevens.

Eis toegevoegde waarde
Daarom roep ik iedere debiteur (klant) op om voortaan van iedere crediteur (leverancier) te eisen dat de factuur in digitaal formaat overeenkomstig de UBL-standaard wordt aangeleverd. Dat is geen overdreven eis die de crediteur op kosten jaagt, want er bestaan zelfs gratis voorzieningen om de factuur zelf handmatig om te zetten naar het UBL-formaat. Als iedereen voortaan pas een opdracht gunt aan een leverancier onder voorwaarde dat de facturen in UBL-formaat worden ontvangen, zal de toegevoegde waarde van digitaal factureren snel tastbaar worden voor alle debiteuren en alle crediteuren. Voor iedere organisatie ligt het geld voor het oprapen, behalve voor Post.nl en Sandd.

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.