of 59054 LinkedIn

Anders aanbesteden van software

Reageer

Als ik op Tenderned of andere aanbestedingskalenders kijk naar gemeentelijke aanbestedingen van bedrijfssoftware, bijvoorbeeld van een zaaksysteem, dan vallen mij twee dingen op.

Functionaliteit van software
Vaak wordt heel veel aandacht besteed aan de eisen en wensen betreffende de functionaliteit van de software (“De software moet dit kunnen en dat bevatten”). Vaak gaat het hier om meer dan 100 specificaties, alsof het een bestek is voor software die in opdracht van de gemeente moet worden gebouwd. Dat is doorgaans niet de bedoeling, want gemeenten zijn meestal op zoek naar een standaardpakket. De functionaliteit van zo’n pakket staat al vast, de leverancier heeft bepaalde keuzes gemaakt waarvan wordt verwacht dat deze van toepassing zijn op een groot aantal gemeenten. Dat pakket is doorgaans al op de markt gebracht (versie 1, 2 of 3) en draait al bij meerdere gemeenten. De leverancier gaat dat pakket echt niet aanpassen aan die 100 eisen en wensen in die ene aanbesteding.

Waarom dan zoveel aandacht besteden aan het specificeren wat de gemeente functioneel nodig heeft? Gangbare functies tref je in elk pakket aan, die hoef je niet te specificeren. Alleen heel bijzondere functionaliteit kan in het ene pakket wel en in het andere pakket niet voorkomen. Welke? Dat kun je deels opzoeken in de GEMMA Softwarecatalogus van KING en zal voor het overige voorafgaand aan de aanbesteding moeten worden geïnventariseerd. Dit kan bijvoorbeeld via een schriftelijke marktconsultatie, waarin de gemeente leveranciers laat beschrijven welke voorzieningen de software voor bepaalde bedrijfsfuncties bevat. Hierdoor kun je generieke functionaliteiten die bij alle leveranciers voorkomen  buiten beschouwing laten in de aanbesteding. Zo kun je voorkomen dat je eisen stelt die voor geen enkele leverancier haalbaar zijn.

Bedrijfsvoering leverancier
Dat brengt me bij het tweede opvallende aspect. De meeste aanbestedende gemeenten zijn op zoek naar de EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving). Te vaak is de prijs doorslaggevend, waarbij nauwelijks aandacht wordt besteed aan de bedrijfsvoering van de leverancier. Dan denk ik aan aspecten als het beheer (helpdeskvoorwaarden en foutenherstel), innovatie (nieuwe releases en de invloed van gemeenten hierop), conflict management (escalatie bij problemen), project governance (bestuurlijke aansturing van het implementatieproject) en leveringsvoorwaarden (waaronder garantie en schadevergoeding).

Allemaal aspecten die kosten kunnen veroorzaken die niet aan de orde komen in de paragraaf m.b.t. de prijsopgave. Die aspecten zijn echter ook van belang als het gaat om een EMVI aanbesteding. Misschien veroorzaken ze wel kosten die de directe kosten uit de prijsopgave ver te boven gaan. Helaas zie ik in veel aanbestedingen nauwelijks vragen die verband houden met deze aspecten, wat betekent dat ze niet aan de orde komen bij de vergelijking en beoordeling van de inschrijvers. Ik heb bij meerdere leveranciers gewerkt en ik kan u verzekeren dat bedrijfsvoering bij leveranciers nooit identiek is. Ze verschillen sterk van elkaar en herbergen dan ook grote verschillen in ‘verborgen kosten’ die niet zichtbaar zijn in de paragraaf ‘prijsopgave’.

Advies
Deze twee constateringen resulteren in drie tips die van belang zijn bij de aanbesteding van bedrijfssoftware:
1.      Verken de markt voorafgaand aan de aanbesteding, zodat je een goed beeld hebt bij de concurrentiebepalende verschillen tussen leveranciers.

2.      Specificeer alleen eisen en wensen inzake functionaliteit als daarmee leveranciers afvallen die niet aan unieke vereisten voldoen.

3.      Besteed veel aandacht aan aspecten van bedrijfsvoering omdat leveranciers op dat gebied doorgaans sterker van elkaar verschillen dan qua functionaliteit van de software en omdat deze aspecten uiteindelijk het meest van invloed zijn op de daadwerkelijke kosten.


Moderne inkoop
Natuurlijk kan een gemeente op basis van nieuwe aanbestedingsconcepten het eigenhandig specificeren van functionaliteit ook uit de weg gaan, bijvoorbeeld door een concurrentiegerichte dialoog, best value procurement of prestatie-inkoop,. Die taak wordt dan bewust verlegd naar de leverancier die de ruimte krijgt om de toegevoegde waarde van zijn software te specificeren. Echter is de kans dan misschien nog wel groter dat de bedrijfsvoeringsaspecten bij de leverancier in het geheel niet aan bod komen, waardoor later menig ‘kat uit de zak’ tevoorschijn kan komen. Voeg daarbij het risico dat deze nieuwe concepten zich contractueel veel moeilijker laten vastleggen en dan is duidelijk waarom juristen niet staan te juichen. Met mijn drie aanbevelingen kunnen zij doorgaans prima uit de voeten.

Harrie Gooskens, adviseur bij Telengy

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.