of 58959 LinkedIn

Aanbesteden kan ook leuk zijn!

Gisteren was ik aanwezig bij de officiële ondertekening van een contract tussen een gemeente en een softwareleverancier. Daarmee werd een aanbestedingsproject afgerond waarbij ik als adviseur betrokken ben geweest. Ik kijk met veel plezier op het traject terug, omdat we een unieke aanpak hebben gevolgd. Die aanpak is ontstaan nadat we erachter kwamen dat de traditionele methode een te abstract resultaat zou kunnen opleveren.

Rapportcijfer herzien na demonstratie

Eerdere aanbestedingen leerden dat het op papier beoordelen van de softwarefuncties lastig is. Een leverancier kan in zijn inschrijving schriftelijk prima aangeven op welke wijze dat deel van de software werkt, maar dat wil niet zeggen dat gebruikers die werking ook als prettig gaan ervaren. Dan krijg je later discussies die eindigen met: “Ja, het klopt dat de functie erin zit zoals beschreven in de aanbieding, maar de uitvoering is nauwelijks werkbaar.” Daarom hebben we deze keer bij een aantal verzoeken tot beschrijving van een softwarefunctie de vraag toegevoegd: “Kunt u deze functie demonstreren?” Het beoordelingsteam kende een rapportcijfer toe aan het schriftelijke antwoord en de best scorende leveranciers werden vervolgens uitgenodigd om alle demonstratieverzoeken uit te voeren. Op basis van die demonstratie konden de leden van het beoordelingsteam hun eerder toegekende rapportcijfers herzien. Dat leverde opmerkelijke veranderingen in de totaalscore op en een positiever gevoel bij het beoordelingsteam. 

Vooraf de voorwaarden vaststellen
Ook zagen we dat veel aanbestedingen zijn afgrond met een door de leverancier opgesteld contract dat is gebaseerd op diens leveringsvoorwaarden. Maar ook de inkoopvoorwaarden van de gemeente waren in menig aanbestedingsleidraad van toepassing verklaard. Inkoopvoorwaarden die nooit waren geschreven voor het inkopen van softwarepakketten en leveranciersvoorwaarden die in geval van twijfel elk voordeel bij de leverancier deden belanden. Het bleek geen goede basis voor professioneel opdrachtgeverschap en leveranciersmanagement en dit hebben we opgelost met de ARBIT-voorwaarden van het Rijk. De gemeente vond de ARBIT-voorwaarden een prima alternatief voor de combinatie van de met elkaar in strijd zijnde gemeentelijke inkoopvoorwaarden en de eenzijdige leveranciersvoorwaarden. Zeker toen we een bijbehorende overeenkomst ontwikkelden die op een aantal punten nog beter was toegesneden op gemeentelijke softwarepakketten.

Afwijken mag maar kost punten
Hoewel de gemeente tevreden was met deze combinatie, vonden we het te riskant om als uitsluitende eis te stellen dat de leverancier zich volledig aan deze voorwaarden moest conformeren. Wellicht zouden interessante leveranciers afhaken op enkele bepalingen die de gemeente misschien van ondergeschikt belang zou vinden. Om dat te voorkomen kregen leveranciers de mogelijkheid om in hun inschrijving andere bepalingen voor te stellen ter vervanging van een niet acceptabele bepaling. Daarvan werd slechts mondjesmaat gebruik gemaakt, omdat in de aanbestedingsleidraad duidelijk stond vermeld dat dit tot een lager puntentotaal zou (kunnen) leiden.

Professioneel opdrachtgeverschap en leveranciersmanagement
Een bijkomend voordeel was dat er na gunning geen onderhandelingen meer nodig waren en dat de gemeente geen handtekening onder documenten hoefde te plaatsen die te elfder ure noodzakelijk bleken. Elk document dat gisteren werd ondertekend stond op voorhand vast, want het was onderdeel van de aanbesteding. Voor de gemeente een stevige basis voor professioneel opdrachtgeverschap en leveranciersmanagement. Voor de leverancier een goede reden om de inschrijving om te zetten in een succesvol implementatieproject.

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.