of 59045 LinkedIn

De baten van ICT - het begint met communicatie

ICT-managers hebben te maken met een uitdaging: de baten van ICT expliciet maken. Deze uitdaging wordt versterkt omdat ICT vaak wordt gezien als kostenpost en de andere kant van de medaille onderbelicht blijft. Dit blijkt in de praktijk onder andere uit onderstaande voorbeelden.

ICT-managers hebben te maken met een uitdaging: de baten van ICT expliciet maken. Deze uitdaging wordt versterkt omdat ICT vaak wordt gezien als kostenpost en de andere kant van de medaille onderbelicht blijft. Dit blijkt in de praktijk onder andere uit onderstaande voorbeelden.

 Beleid dat zich richt op het doorvoeren van besparingen op ICT-kosten. Ze streven naar lagere kosten zonder rekening te houden met de impact op de totale bedrijfsvoeringskosten. Kortom, de kaasschaafmethode toepassen zonder inzicht in het totaal te hebben.
 De nadruk leggen op de transparantie van ICT-kosten. Met daarbij de hoop dat inzichtelijk wordt gemaakt dat het beeld van de ICT-kosten genuanceerder ligt. Of beter gezegd: "We doen het helemaal niet zo slecht, kijk maar naar hoe 'de buren' het doen." Er ontstaat een verdedigingsmechanisme over de ICT-kosten.

 De businesscase die vaak meer nadruk legt op de kosten in plaats van de opbrengsten/baten. Nog beter: wat is het effect van de investering op de ICT? De uitkomst wordt vaak getoetst op de gemaakte kosten en minder op de gerealiseerde baten.

 

Kosten zijn niets meer dan een getal

Bovenstaande onderwerpen versterken het beeld van ‘ICT als kostenpost’. Een andere kijk op ICT is noodzakelijk. Vooral als je de meerwaarde van ICT scherp neer wil zetten en af wil van de discussie dat ICT alleen maar geld kost. Het probleem ligt niet alleen bij de ‘kijk op ICT-kosten’. Het onvermogen (en moeilijkheidsgraad) om de baten van ICT in kaart te brengen speelt ook mee.

Organisaties spreken hierdoor vaak over de kosten van ICT. Men krijgt niet volledig grip op het inzichtelijk maken van de baten van ICT. Zolang dit niet lukt is het heel verleidelijk om alleen de kostenkant te benadrukken. Dat is namelijk de makkelijke route. Maar kosten zijn feitelijk niets meer dan een getal, zonder enige context.

 

Benoem de meerwaarde van ICT expliciet

Zet ICT nadrukkelijker op de kaart door de meerwaarde van ICT expliciet te benoemen. De discussie over ICT-kosten ontstaat ook omdat we de baten niet begrijpen. We moeten de discussie over ICT op een ander niveau voeren. ICT-managers moeten kennis hebben van de toegevoegde waarde van ICT en weten wat de huidige en potentiële meerwaarde van ICT is. Niet alleen in theorie, maar vooral vanuit de praktijk. Dit is essentieel om ICT op de strategische agenda te zetten. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de ICT-manager en de 'business'.

 

Communicatie toont de meerwaarde van ICT aan

Communicatie is essentieel om grip te krijgen op de perceptie van de kosten en baten van ICT. Van belang is dat de communicatie niet alleen gaat over het verleden: “Wat hebben we uitgegeven aan ICT?" Minstens zo belangrijk in de communicatie over ICT is het waarom, hoe en voor wie.

De perceptie van de organisatie is essentieel in de kijk op ICT. Zolang er geen communicatie is over de meerwaarde van het gebruik van bijvoorbeeld een informatiesysteem, wordt de gebruiker beïnvloed door individuele ervaringen. Dit soort ervaringen zijn vaak gebruiker gerelateerd en komen wellicht incidenteel voor. Deze ervaringen hebben wel invloed op de perceptie van de gebruiker. Het grote geheel (de meerwaarde van ICT) is niet meer goed in beeld en de negatieve ervaringen blijven hangen. Als de perceptie gevoed wordt door negatieve ervaringen, versterkt dit de kijk op ICT als een kostenpost. De kosten komen onder een vergrootglas en de ICT-manager heeft wat uit te leggen.

 

De ICT-manager als een autoverkoper!

Van belang is dus om de perceptie van de medewerkers te beïnvloeden, uiteraard niet onjuist. Als de geleverde ICT-dienst of voorziening niet goed is, dan is het ook gewoon niet goed. Als de perceptie van de organisatie positief gestuurd is, gaat de discussie niet alleen over de kosten. Een autoverkoper of woningmakelaar doet niet anders. Inspelen op de meerwaarde gaat boven de focus op de kosten. Een verkoper legt niet expliciet de nadruk op de specificaties en de prijs van de auto, maar wel op het rijgenot en comfort. In het beïnvloeden van de perceptie van ICT is dit een belangrijke les voor de ICT-manager.

 

Meer informatie?

Wilfred van der Schaaf: wilfred.van.der.schaaf@mxi.nl

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Contactgegevens

AfbeeldingBezoekadres
Sparrenheuvel 32
3708 JE Zeist

Postadres
Postbus 477
3700 AL Zeist

T (030) 2 270 500
E info@mxi.nl
I www.mxi.nl

Meer nieuws

Bloggers

Whitepapers