of 59045 LinkedIn

Werkprocessen: Een architecten-dingetje, IT-systemen, bedrijfsvoering of gewoon vertrouwen?

Reageer

21 apr 2015

Door: Robin Dorsman

Werkprocessen: Zomaar wat termen die je om de oren kunnen vliegen: workflow, documentstromen, documentmanagementsysteem (DMS), primair proces, sturende en ondersteunde processen, samenwerking, koppelingen, bestaansrecht van de organisatie en nog veel meer.

In deze turbulente haven ben ik aangemeerd op een opdracht waarin het begeleiden van de inventarisatie en verbetering van werkprocessen centraal staat. En werk ik ook mee als uitvoerend projectleider om sturing in diezelfde opdracht te geven. Een geval van 'meerdere petten op' zou je zeggen. Waar het mij echter om gaat, is dat bij de start van 'zo een veelomvattend project, het raakt immers de gehele organisatie, het belangrijk is om oren en ogen goed open te houden. De spreekwoordelijke apen worden op je schouders gelegd. Welke keuzes maak je? Hoe benader en betrek je collega's?

In gesprekken met collega's van allerlei kennisgebieden paste ik verschillende gesprekstechnieken toe: open en gesloten vragen stellen, samenvatten, confronteren, feedback vragen en kritiek uitlokken. Dit proces van 'laddering down' vind ik leuk om samen met mijn gesprekspartner te 'spelen'. Zodoende kreeg ik veel te horen:

  • 'Werkprocessen moeten worden gebouwd op basis van de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA)
  • Schaf applicaties af
  • Gooi er een DMS tegenaan
  • Processen zijn financiĆ«n, omdat het om het bestaan van de organisatie gaat'

In deze gesprekken werd (in)direct benoemd dat collega's bij elkaar aan tafel moesten gaan zitten en er een aanspreekcultuur moet zijn, op de hoogte zijn van elkaars bestaan, werkzaamheden en verantwoordelijkheden.

Wat ik heb gemerkt, is dat juist in deze ogenschijnlijk 'hardere' bedrijfsvoeringsvraagstukken een zachte kant zit. Het gaat om vertrouwen tussen collega's en afdelingen, om openheid en een gezamenlijk doel nastreven en bovenal constructief blijven bespreken wat de meerwaarde is van de organisatie.

Conclusie: werkprocessen = samenwerken?!