of 59183 LinkedIn

TiFN - 80% kostenbesparing door modernisering ICT-systemen

Reageer

Het Top Instituut Food and Nutrition (TiFN) moet flexibel vraag en aanbod in het onderzoeksveld bij elkaar brengen. De organisatie liep tegen de grenzen aan van de ooit als maatwerk ontwikkelde Notes en Microsoftsystemen. M&I/Partners adviseerde over modernisering en begeleidde de migratie naar de cloud. TiFN realiseert daarmee ook nog een forse kostenbesparing.

Verandering vereist flexibiliteit

TiFN bundelt onderzoeksvragen op het gebied van voeding en regisseert de uitvoering van onderzoeksprogramma’s. TiFN levert daarmee een belangrijke bijdrage aan de internationale innovatie op het gebied van voedsel gerelateerde duurzaamheids- en gezondheidsvraagstukken.

Waar in het verleden langlopende onderzoeksprogramma’s zekerheid boden voor jaren, is de wereld veranderd. Tegenwoordig is een jaarlijks wijzigende onderzoeksagenda de norm. Voor TiFN betekent dit: flexibel kunnen schakelen in het uitgebreide netwerk van aanvragers, onderzoeksinstituten en bedrijven. Om in deze omgeving digitaal efficiënt te werken was de informatievoorziening in het verleden als maatwerk in Lotus Notes opgezet voor de toenmalige werkwijze. De bijbehorende kosten waren erg hoog. Hoog tijd dus om ook de informatiesystemen op de schop te nemen.

 

Op weg naar modernisering

In 2015 heeft M&I/Partners scenario’s ontwikkeld voor de modernisering. Daaruit bleek dat TiFN eenvoudiger zou kunnen werken door gebruik te gaan maken van clouddiensten (met name Office365) en dat daarmee ook nog eens naar verwachting 40% tot 70% kostenbesparing mogelijk was.


Medio 2015 is bij TiFN de nieuwe directeur Marian Geluk aangetreden. Vanuit haar achtergrond is zij bekend met moderne vormen van samenwerking in (internationale) netwerken. Het onderzoeksrapport van M&I/Partners bevatte een analyse van de bedrijfsprocessen en de beoogde veranderingen hierin. De nieuwe directeur gaf M&I/Partners de opdracht om de modernisering te begeleiden.

De modernisering is gestart met een offerteronde om geschikte partijen te selecteren en op basis van de beoogde vernieuwing een concreet aanbod voor de realisatie te ontvangen. Dit bleek cruciaal want veel (grote) aanbieders leveren standaard diensten en sluiten onvoldoende aan op de specifieke situatie van een netwerkorganisatie als TiFN. Dankzij goede voorbereidingen en gedegen ondersteuning, werden de leveranciers, de omgeving (Office 365 -met name Sharepoint-, Exact online) en de in te kopen resultaatopdrachten binnen een maand gegund.

De migratie werd op basis van de scrum aanpak in een aantal sprints uitgevoerd. Eerst zijn de werkplekken gemigreerd naar een Office365-omgeving en is de Notes mail overgezet naar Outlook. Vervolgens zijn de Notes databases gemigreerd en is Exact online gebracht en tot slot is de website overgezet naar een Wordpress omgeving.

Dit alles is in zeven maanden gerealiseerd, binnen planning en binnen budget, waarbij de gebruikers nagenoeg ongestoord doorgewerkt hebben. De gedane investeringen verdienen zich al binnen het lopende jaar 2016 terug. Het hoofd Administratie Michiel Sytsma is functioneel beheerder en heeft een belangrijke rol gespeeld bij de begeleiding van de gebruikers, met name voor de overgang van specifieke Notes functionaliteit naar de nieuwe applicaties.

 

Klaar voor de toekomst

Met de nieuwe cloudapplicaties kan TiFN eenvoudiger netwerkpartners betrekken en samenwerking ondersteunen. Voor onderzoekspartners is de administratie vereenvoudigd en TiFN houdt toch actueel overzicht van lopende projecten en budgetten. De onderzoeksresultaten zijn geborgd in de cloud database. Dankzij de forse kostenbesparing op ICT is er meer ruimte voor waar het echt om gaat: ondersteuning van onderzoeksprogramma's.


Marian Geluk, managing director
'Voor ons was dit een cruciaal traject, zowel voor de bedrijfsvoering als qua de boogde baten. We zijn blij dat we als management door M&I/Partners goed ondersteund zijn in het maken van de diverse keuzen die tot deze resultaten hebben geleid.'

Dit project is uitgevoerd door Dirk Koster, Arend de Jong, Urs Keller van M&I/Partners.