of 59221 LinkedIn

Collectivisering krijgt vaart

De vraag of gemeenten meer moeten samenwerken in hun bedrijfsvoering wordt niet meer gesteld sinds zij met overgrote meerderheid de Digitale Agenda 2020 goedkeurden. Nu is aan de orde hoe die samenwerking vorm krijgt. Concrete voorstellen zijn in de maak om deze collectivisering vaart te geven.

De vraag of gemeenten meer moeten samenwerken in hun bedrijfsvoering wordt niet meer gesteld sinds zij met overgrote meerderheid de Digitale Agenda 2020 goedkeurden. Nu is aan de orde hoe die samenwerking vorm krijgt. Concrete voorstellen zijn in de maak om deze collectivisering vaart te geven.

Wordt slimmer samenwerken vanzelfsprekend?

Collectivisering is het nieuwe sleutelwoord voor gemeenten, VNG/KING en de VNG-commissie Dienstverlening en Informatiebeleid (D&I). Gemeenten willen meer samen doen, dat geluid klinkt al enige tijd. Maar wat betekent collectivisering eigenlijk? Pieter Jeroense, gemeentesecretaris in Alphen aan den Rijn en lid van de VNG-commissie D&I: “Collectivisering is een ingewikkeld woord voor dingen samen doen en dingen slimmer doen. We gaan als commissie en VNG/KING iets op poten zetten waar 390 gemeenten enthousiast van worden, omdat ze er als organisatie écht iets aan hebben.”

Webdiensten
Er zijn al diverse voorbeelden van gemeentelijke diensten en processen die collectief, voor alle gemeenten, beschikbaar zijn. Bekend zijn inmiddels de Digitale Verhuisservice, waarmee inwoners via MijnOverheid straks een verhuizing kunnen doorgeven, en de Digitale Aangifte Overlijden, waarmee uitvaartondernemers online bij de gemeente een overlijden kunnen aanmelden waarna de gemeente het proces digitaal afhandelt. Voor de Digitale Aangifte Overlijden zijn specificaties ontwikkeld waarmee marktpartijen een e-formulier (webdienst) bouwen. Die webdienst wordt dan aan alle gemeenten aangeboden om te gebruiken. Gemeenten zijn niet verplicht om dit te doen. Ze kunnen eventueel hun eigen software blijven gebruiken of met de specificaties zelf een e-formulier maken. De verwachting is dat veel gemeenten de collectief ontwikkelde dienst gaan gebruiken. Jeroense: “De samenleving wordt steeds digitaler en als overheid moeten we daar in mee. Dat is al ingewikkeld genoeg. Ik heb er baat bij als ik gebruik kan maken van collectief ontwikkelde voorzieningen, zodat mijn dienstverlening publieksvriendelijker, goedkoper en moderner - want digitaler - wordt.”

Enorme besparing
Inmiddels worden meer diensten geselecteerd om op deze manier collectief te ontwikkelen. Het zijn diensten en processen die bij elke gemeente hetzelfde zijn, zoals het aanvragen van een uittreksel Basisregistratie Personen en erkenning kind. Collectivisering is echter meer dan de ontwikkeling van dit soort diensten, zegt Jeroense. Het is ook gezamenlijk inkopen, zoals bij de gedane gezamenlijke inkoop mobiele telefonie. “Wij deden hier als Alphen aan den Rijn aan mee en besparen dankzij de collectieve inkoop nu ruim twee ton per jaar.” Het maakt volgens Jeroense duidelijk waarom collectiviseren zo belangrijk is. Niet alleen verbeteren gemeenten er hun dienstverlening mee en trekken ze een been bij in de digitale samenleving, het is in veel gevallen ook goedkoper. “Als gemeenten dit soort bedragen kunnen besparen in hun bedrijfsvoering, dan houden we meer tijd en geld over voor waar we als overheid voor zijn: onze maatschappelijke taken. Zoals die in het sociaal domein.”

Eén infrastructuur
Naast gezamenlijke inkoop en het collectief ontwikkelen van diensten zijn er diverse andere onderwerpen die gezamenlijk worden opgepakt. Zoals GIBIT, ICT-inkoopvoorwaarden die door alle gemeenten gebruikt kunnen worden (zie kader). Ook wordt er gewerkt aan een infrastructuur voor gemeenten (de GGI), met daarin op dit moment onder meer Govroam. Het betreft een wifinetwerk waarmee ambtenaren bij elke aangesloten overheidsinstelling veilig kunnen inloggen op het netwerk.

VNG/KING is de partij die gemeenten praktisch ondersteunt bij deze collectieve aanpak. Larissa Zegveld, directeur van KING: “Wij hebben sinds onze oprichting in 2009 een palet aan diensten ontwikkeld. Dat palet wordt steeds verder uitgebreid met allerlei standaarden en diensten die gemeenten kunnen gebruiken. Het is duidelijk dat gemeenten meer samen willen doen in hun bedrijfsvoering. Samenwerken wordt vanzelfsprekend. Ik verwacht daarom dat we de komende tijd sneller collectief kunnen ontwikkelen. We hoeven gemeenten er veel minder van te overtuigen dat samen doen de juiste weg is.”

Ondersteuningsstructuur
De commissie D&I heeft de onderliggende structuur voor deze samenwerking verder uitgewerkt in een voorstel dat op de buitengewone algemene ledenvergadering eind november is besproken. Jeroense: “Er is een aantal dingen nodig om de collectivisering echt te laten ‘vliegen’. Zoals een ondersteuningsstructuur in de vorm van een gezaghebbend orgaan dat obstakels weg kan nemen en prioritering aan kan geven in projecten en trajecten. We moeten goede afspraken maken over financiering en met alle betrokken partijen afspraken maken over wie wat gaat doen.” In de gekozen en al een aantal jaren gehanteerde aanpak van gemeenten en VNG/KING verandert niet veel, vertelt hij: “Het mooie daaraan is juist dat wat in een aantal gemeenten is ontwikkeld en in de praktijk is beproefd, door alle gemeenten gebruikt kan worden. Dit werken vanuit de gemeentelijke praktijk zal zo blijven.”

Organisatorisch
Het klinkt mooi: meer samenwerken in de bedrijfsvoering, op processen en diensten die voor alle gemeenten hetzelfde zijn. Maar in de praktijk is het niet zo gemakkelijk gedaan. Jeroense: “In de kern zijn weinig mensen tegen dit soort samenwerking. Maar om dit met 390 gemeenten ingevoerd te krijgen is toch best ingewikkeld. Het gaat namelijk meestal om processen die al bestaan en daar doe je een inbreuk op.”

Hij geeft een voorbeeld uit zijn eigen organisatie: “Vanaf mijn werkplek kijk ik op onze balies. Daar zijn mensen bijvoorbeeld rijbewijzen aan het uitgeven. Dat is typisch een dienst die voor alle gemeenten gelijk is. En die je dus goed centraal kunt regelen. Deels online, zodat mensen minder of zelfs niet meer naar het gemeentehuis hoeven te komen. Dat betekent dat hier werk verdwijnt. Collectivisering heeft organisatorische consequenties. Daar moet je je wel bewust van zijn.” Hij maakt zich er geen grote zorgen over, want “je kunt hierop anticiperen. Door mensen erop voor te bereiden dat ze ander werk in de organisatie gaan doen.” Alphen aan den Rijn is bezig met een toekomstvisie waarin dit wordt meegenomen. “We zeggen dat het voordeel van collectivisering is dat gemeenten meer tijd krijgen voor maatwerk. Dat moeten onze medewerkers dan wel kunnen. Daar denken we nu over na, hoe we daar bijvoorbeeld met omscholing op in kunnen spelen.”

Collectivisering en alle ambities die gemeenten formuleerden in de Digitale Agenda 2020 stonden tot nu toe vooral hoog op de bestuurlijke agenda. Het wordt tijd dat ze ook op de organisatorische agenda’s van gemeenten komen, zoveel is duidelijk. Jeroense: “Het is raadzaam om college en raad mee te nemen in de organisatorische consequenties van collectivisering. Zodat gemeenten maatregelen kunnen nemen in hun eigen organisatie, waardoor ze maatwerk gaan bieden. Want dan gaan gemeenten écht profiteren van het feit dat we in de bedrijfsvoering veel meer samen doen.”


Digitale Agenda 2020
In 2015 namen gemeenten op de algemene ledenvergadering van de VNG de Digitale Agenda 2020 aan. Dit is een collectieve gemeentelijke aanpak op het gebied van dienstverlening en informatiebeleid met een meerjarige projectenagenda, governancestructuur en financiering. VNG en KING ondersteunen gemeenten vanuit de Digitale Agenda bij het zelf opzetten en uitvoeren van collectieve projecten. De projectorganisatie initieert zelf ook projecten, zoals het standaardiseren van dienstverleningsprocessen. Dat gebeurt in samenwerking met gemeenten en betrokken partijen als uitvoeringsorganisaties.


GIBIT
Afgelopen jaar is binnen het programma Digitale Agenda 2020 door VNG/KING, in nauwe samenwerking met gemeenten en leveranciers, de GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT) gerealiseerd. De reikwijdte betreft alle producten en/of diensten die gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden op het gebied van ICT verwerven. De GIBIT is opgezet om de complete ‘life cycle’ van een te gebruiken ICT-product/dienst te ondersteunen. Vanaf de selectie via eventuele ontwikkeling naar implementatie, acceptatie, gebruik, support, onderhoud, uitfasering en exit.

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.