of 58959 LinkedIn

Digitalisering heeft impact op gemeentelijke organisatie

Digitalisering heeft impact op gemeentelijke organisatie.
Reageer

Bent u er klaar voor? Ctrl Shift ↑ Happens.

Overheden transformeren steeds verder tot e-Overheid. Een proces waarin allerlei problemen aan het licht komen. Het transformeren naar een verregaande digitale dienstverlening is méér dan het vervangen van analoge informatie door digitale.

Digitalisering en technologische ontwikkelingen hebben grote gevolgen voor de organisatie en het personeel. Gemeenten moeten zich hier beter op voorbereiden en zich afvragen welke impact digitalisering heeft op de organisatie en/of ze in staat zijn de verandering als zodanig aan te kunnen.

 

Uitwisselbaarheid en toegankelijkheid van informatie leiden tot betere samenwerking tussen overheidsorganisaties onderling en tussen overheid en inwoners. Verbetering van de dienstverlening en vergroting van de efficiency zijn op dit moment nog de voornaamste doelstellingen die een rol spelen bij het digitaliseren van werkprocessen.

 

‘Lastige’ systemen

Eenvoudig is dit niet. Allerlei problemen komen naar voren. Vaak spelen meerdere systemen een rol binnen een werkproces en is het lastig systemen op elkaar aan te sluiten. Medewerkers gaan niet altijd goed met de systemen om, bijvoorbeeld omdat ze (nog) niet beschikken over de benodigde digitale vaardigheden danwel de beperkte gebruiksinstructie / implementatie. Of de organisatie blijkt vast te zitten aan een leverancier als gevolg van vendor lock-in, bijvoorbeeld doordat de gekozen applicatie als een black box functioneert waardoor onduidelijk is in welke vorm informatie wordt opgeslagen. De bedrijfsinformatie kan in dat geval niet zonder forse investeringen worden ‘teruggekregen’.

 

Papier nog steeds leidend

Gemeentelijke organisaties hebben vaak te maken met vele applicaties, waarvan niet altijd duidelijk is welke informatie wordt gecreëerd en beheerd en welk deel daarvan dient voor de verantwoording. Daarnaast komen organisaties moeilijk los van hun papieren informatie. Papier wordt op veel plaatsen gezien als ‘leidend’, terwijl allerlei werkprocessen in hoog tempo zijn gedigitaliseerd. Gevolg is een uiterst onoverzichtelijke situatie waarin voor dezelfde processen zowel digitale als analoge documenten worden gebruikt, die beiden beheerd moeten worden en waarvan niet altijd duidelijk is wat de status van de informatie is.

 

Loskomen van deze hybride situatie is helaas geen kwestie van simpelweg alle analoge informatie vervangen door digitale. Er is vaak nog onvoldoende besef dat informatie geen losstaande discipline is, maar het gezamenlijke resultaat van de verschillende domeinen en verschillende niveaus, waarbij elke afdeling en elk niveau zijn eigen rollen, taken en verantwoordelijkheden heeft. Daarmee is een goede informatiehuishouding een onderdeel van een gezonde bedrijfscultuur.

 

De praktijk is bij de meeste overheidsorganisaties anders. Alle goede bedoelingen ten spijt, worden applicaties vaak aangeschaft zonder oog voor de rol van de applicatie in het geheel en de eisen van duurzaam informatiebeheer. Daarnaast zien we nog relatief weinig besef dat de toekomstige rol van de overheid in een verregaande gedigitaliseerde maatschappij niet louter een kwestie is van sturing op inhoudelijke aspecten. Maar het zeker ook gaat over de vraag of we in staat zijn de verandering als zodanig aan te kunnen? Digitalisering en de technologische ontwikkelingen hebben grote gevolgen voor de organisatie en het personeel. Het is zaak jezelf hierop voor te bereiden. Niet zozeer inhoudelijk, maar: jezelf de vraag stellen of je in staat bent de verandering als zodanig aan te kunnen, ongeacht de inhoud van die verandering. Een zaak van verandermanagement, opleiden en strategisch personeelsbeleid.

 

Toekomst voorspellen

Een voorbeeld. Big data in combinatie met business intelligence (BI) gaat zorgen voor real-time informatie en voor voorspellende waarde. Voor het verwerken van de data zijn andere specialismen nodig dan waar gemeenten nu op inzetten. Door direct te reageren op de real-time informatie, verandert de inhoud van de politieke besluitvorming, de rol van bestuurders, het werk van beleidsmedewerkers én de beleidscyclus. De inzet van de gemeente wijzigt van top-down (intentie gestuurd) naar bottom-up en op feiten gestuurd. Een beleidsplan voor vier jaar met een tussenevaluatie na twee jaar en een evaluatie na vier jaar heeft geen zin meer. Door deze ontwikkelingen vervagen de grenzen tussen traditionele functies en vakdisciplines en verandert de beroepspraktijk in snel tempo. Gemeentelijke organisaties moeten hier veel meer op inspelen, zich op voorbereiden. Niet zozeer voor de inhoudelijke kennis, want die gaan dermate snel dat zij (inhoudelijk) niet te voorspellen zijn maar meer om medewerkers beter in staat te stellen met verandering als zodanig te kunnen omgaan. Opleiding zal daarom in de toekomst steeds meer gericht zijn op skills en adaptiviteit dan op kennis.

 

Wilt u uw team uitbreiden met een (interim-) professional die kennis heeft van digitalisering en informatisering? Neem contact op met Ward Stadhouders, managing consultant Bedrijfsvoering. Bel 06 83 71 65 97 of mail naar wardstadhouders@jsconsultancy.nl 

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

AfbeeldingContactgegevens

Erik Baars

Alpha Tower,

De Entree 19-21

1101 BH Amsterdam
Tel. 088 – 33 02 100

www.jsconsultancy.nl

Afbeelding    Afbeelding    Afbeelding

Meer nieuws

Agenda Financiën

Whitepapers Financiën

AfbeeldingMaatschappelijke opgaven vragen proactieve control

Van versnipperde ondersteuning naar public business control

Afbeelding

Opleidingen Algemeen

Brochures