ICT-project waterschappen klassiek voorbeeld van hoe 't níet moet

Het vorig jaar gestaakte ICT-project van de gezamenlijke waterschappen is ten onder gegaan aan een combinatie van inmiddels klassieke ICT-faalfactoren op bestuurlijk, organisatorisch en technisch vlak, blijkt uit een evaluatie van Twijnstra Gudde. Schade: 17,2 miljoen euro.

Eén gemeenschappelijk systeem
De Unie van Waterschappen heeft een tijdelijke commissie laten uitzoeken hoe het kwam dat het in 2005 gestarte project TAX-i, dat beoogde de waterschappen van één gemeenschappelijk systeem voor belastinginning te voorzien, na jarenlange inspanningen en miljoenen euro's investeringen, een jaar geleden volledig misliep. Leverancier Logica bleek na vele vertragingen niet in staat goed werkende systemen op te leveren. De investeringen - naar nu blijkt niet 11 miljoen, maar 17,2 miljoen euro - moeten als verloren worden beschouwd.

Veel tekortkomingen
Het door de commissie ingeschakelde Twijnstra Gudde is hard in zijn oordeel. Het door het Waterschapshuis uitgevoerde project vertoonde een groot aantal tekortkomingen. TAX-i vertoont de klassieke faalfactoren in ICT-projecten bij de overheid; factoren die ook naar voren kwamen in het Rekenkamer-rapport 'Lessen uit ICT-projecten bij de overheid'. Maar dat was bij de start van het project nog niet verschenen.

Bestuurlijk
Twijnstra Gudde constateert op bestuurlijk niveau een 'halfhartig commitment aan het project'. Het Waterschapshuis (de eigen ICT-dienstverlener van de waterschappen) had een onduidelijk mandaat. Het gebrek aan commitment zorgde er ook voor dat de vereiste harmonisatie van werkprocessen niet tot stand kwam en er meteen al een te complexe blauwdruk voor het systeem ontstond. Dat Het Waterschapshuis halverwege de rit een onvoltooide transitie van stichting tot gemeenschappelijke regeling te verwerken kreeg, maakte de bestuurlijke complexiteit alleen maar erger.

Organisatorisch
Op organisatorisch vlak was er een onheldere verantwoordelijkheidsverdeling. De grote inbreng van de afzonderlijke waterschappen zorgde ook voor een complexe projectorganisatie. Het Waterschapshuis was ook niet in staat om een dergelijk groot project aan te sturen en moest veel externe deskundigheid inhuren. De opgevoerde tijdsdruk leidde tot onhaalbare planningen.

Technisch
Ook technisch ging er veel mis. De gekozen service oriented architectuur (SOA) was nog onbewezen technologie. Ook was de keus voor een eigen waterschapsdatabase met toegang tot alle basisregistraties niet handig op het moment dat het stelsel van basisregistraties nog vorm aan het krijgen was. Volgens Twijnstra Gudde hebben zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer Logica de resulterende technische complexiteit onderschat en is het de vraag of het systeem überhaupt gemaakt had kunnen worden, gezien de technische keuzes.

Doormodderen
Het geloof 'dat zoiets toch moest kunnen' en de vrees voor reputatieschade aan beide zijden zorgden voor het doormodderen met het project. Aanleidingen voor een onafhankelijke review naar de haalbaarheid waren er wel drie keer, maar die gingen voorbij. Uiteindelijk heeft TAX-i geen van de beoogde producten opgeleverd. Waterschappen hebben inmiddels zelf of samen met enkele anderen in hun belastingsystemen geïnvesteerd. Van de 17,2 miljoen euro aan kosten waren er 6,6 miljoen voor de werkzaamheden van Logica, 4,4 miljoen projectkosten voor Het Waterschapshuis (nog exclusief de inzet vanuit de waterschappen) en 6,2 miljoen voor Oracle-licenties die voor 5 jaar zijn afgesloten.

Kunnen waterschappen samenwerken in ICT?
De fundamentelere vraag die Twijnstra Gudde stelt is of Het Waterschapshuis 'als regie- en uitvoeringsorganisatie op het gebied van ICT voor de 25 autonome waterschappen' wel een haalbaar concept is. Het Waterschapshuis zou eigenlijke zijn ambitie, rollen en taken moeten herdefiniëren en moeten accepteren dat kleinere samenwerkingsverbanden effectiever kunnen zijn. Het Waterschapshuis kan landelijke samenwerking niet regisseren, maar wel stimuleren en faciliteren.

Ook bestuurders bijspijkeren
De UVW-commissie onderschrijft de constateringen uit de evaluatie en vindt dat het tijd is om goed vast te stellen hoe 'Het Waterschapshuis 2.0' eruit moet komen te zien. Een heldere rolomschrijving en een goed onderscheid tussen de beheer-, ontwikkel- en sturende functies op ICT-gebied is nodig, evenals het inbouwen van 'proof-of-concepts' en reviews in toekomstige ICT-projecten. Naast de herdefiniëring van Het Waterschapshuis acht de commissie 'bijspijkeren van bestuurders noodzakelijk om kennis van complexe ICT-trajecten te vergroten'.