of 59045 LinkedIn

Gemeenten worstelen met floppy’s, tapes en cd-roms

De helft van gemeenten ondervindt problemen met archiveren van informatie die op verouderde wijze is opgeslagen, zoals op floppy’s, taperecorders en cd-roms. Dat blijkt uit onderzoek van Binnenlands Bestuur bij eindverantwoordelijken voor het archief van 26 gemeenten. Ook gaf de ruime meerderheid van de gemeenten aan informatie te missen in hun archieven.

Gemeenten ondervinden problemen met archiveren van informatie die op verouderde wijze is opgeslagen, zoals op floppy’s, taperecorders en cd-roms. Informatie uit het verleden is daardoor moeilijk vindbaar, niet doorzoekbaar en soms geheel ontoegankelijk. Dat blijkt uit een steekproef van Binnenlands Bestuur onder eindverantwoordelijken voor het gemeentelijk archief. De ruime meerderheid van de 26 ondervraagden gaf bovendien in de correspondentie aan informatie te missen in de archiefbewaarplaatsen.


Problemen met oude software
Informatie die door gemeenten aangemerkt wordt voor blijvende bewaring moet volgens de Archiefwet na maximaal twintig jaar verhuisd zijn naar zogeheten archiefbewaarplaatsen, zodat de informatie openlijk beschikbaar is en blijvend bewaard wordt. Door de digitale revolutie die in de jaren negentig werd ingezet zijn gemeenten steeds minder informatie op papier gaan bewaren, doordat er nieuwe digitale opties voor archiveren ontstonden. Deze zijn echter niet altijd even duurzaam gebleken. Zo is er door diverse gemeenten nog informatie opgeslagen op inmiddels verouderde software en floppy’s en cd-roms, die na verloop van tijd onleesbaar zijn.
 

Informatie te laat overgezet naar nieuwe hardware
Het tijdig overplaatsen van de informatie naar nieuwe hardware kan de problemen verhelpen, maar dit hebben gemeenten door de jaren heen niet voldoende gedaan. Uit de 26 interviews met eindverantwoordelijken van gemeentelijke archieven wordt duidelijk dat de verplichte overplaatsing naar een gemeentelijke archiefbewaarplaats anno 2016 diverse problemen oplevert. Dertien van de zesentwintig ondervraagden geven aan ‘soms’ of ‘vaak’ moeilijkheden te ervaren. Informatie die overgeplaatst moet worden is door verouderde soft- en hardware ontoegankelijk, niet vindbaar en bovendien niet doorzoekbaar, zo geven de geïnterviewden aan. Genoemde voorbeelden van moeilijkheden zijn CD/DVD-drives, maar ook floppy’s zoals Floppy Disk 5.25 en 3.5, tapes, bijbehorende taperecorders en verouderde versies van Windows. 

 

Bitrot
Twee van de ondervraagde gemeenten hebben aangegeven dat hun archiefmateriaal wordt geteisterd door bitrot. Dat is een verschijnsel waarbij de elektrische lading van een bit langzaam uitdooft waardoor programma’s mogelijk niet werken. Data die op tapes zijn opgeslagen blijken hier gevoel voor. Ook de diversiteit aan tapes en taperecorders is een probleem. Het zou goed kunnen dat er in werkelijkheid meer gemeenten last hebben van bitrot: maar liefst tien van de 26 gemeenten beantwoorden deze vraag met ‘onbekend’. Gemeenten die zeiden geen last te ondervinden, gaven aan dat tijdige conversie, het overzetten van informatie naar andere hardware, deze problemen oplost.
 

Informatie voor archiefbewaarplaatsen mist
Ook diverse softwareprogramma’s en de koppelingen tussen deze programma’s maken het archiveren lastig. Een gevolg van deze technische moeilijkheden is dat het merendeel, namelijk vijftien van de zesentwintig gemeenten, informatie die voor de archiefbewaarplaats bestemd is zegt te missen. En dat brengt gevolgen met zich mee. Gemeenten kunnen informatie zodoende niet verstrekken aan de vragende partij, zo geven zij aan. De gemeenten die informatie missen stellen tevens dat dit tot extra werk leidt. Voor vijf gemeenten betekent de ontbrekende informatie ook extra kosten, waarbij één gemeente aangaf dat er externen worden ingehuurd. Eén van de grote gemeenten stelt dat het ontbreken van informatie heeft geleid tot een actie om gedrag rond digitaal archiveren te verbeteren. 
 

‘Digitale duurzaamheid onderwerp van gesprek'
Het Nationaal Archief zegt in een reactie op het onderzoek bekend te zijn met ‘de uitdagingen van digitale duurzaamheid’ en stelt dat Bitrot een voorbeeld van zo’n uitdaging is. 'Wij zien dat ook gemeenten daar tegenaan lopen. Momenteel is dit meer dan voorheen in het hele land een onderwerp van gesprek.' Kennisdeling zou volgens het Nationaal archief kunnen bijdragen aan digitale duurzaamheid. ‘Het Nationaal Archief stimuleert kennisontwikkeling en kennisdelen over dit onderwerp.’
 

Ambtenaren niet bewust van belang goede archivering
Dat er nog flink wat stappen te maken zijn op het gebied van kennis over digitale duurzaamheid laat de beantwoording zien op de vraag of gemeenteambtenaren zich voldoende bewust zijn van het belang van goede archivering. Ongeveer de helft van de eindverantwoordelijken voor het archief geven aan dat ambtenaren zich niet voldoende bewust zijn van het belang van goede archivering, door hun bewustzijn te beoordelen als ‘matig’ of ‘onvoldoende’. De gemeentebestuurders komen er beter vanaf: slechts zes gemeenten geven aan dat zij zich niet voldoende bewust zijn van het belang van goede archivering. De kennis van medewerkers van het gemeentelijke archief wordt over het algemeen hoog geschat. Slechts vijf van de zesentwintig gemeenten stellen dat zij over een matige kennis beschikken. 

Lees het hele artike in Binnenlands Bestuur nr. 10 van deze week (inlog)

Verstuur dit artikel naar Google+

Gerelateerde artikelen

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Reactie op dit bericht

Door Maarten Wolf (Adviseur documentaire informatievoorziening) op
Het is tijd om de archiefwet te veranderen in een informatiewet, ondersteund door serieuze sancties. Het is nu allemaal veel te vrijblijvend.Daardoor is het nauwelijks een issue voor hen die erover beslissen.
Inzake informatieveiligheid gaat het nu wel een serieuze kant op. Zwaan kleef aan!
Door vastgoedmeisje (Directeur Vastgoedmeisjes b.v.) op
En jullie vragen je nog af hoe dit komt? Omdat de mensen die deze kennis in huis hebben door dezelfde gemeenten en bedrijven ontslagen zijn!
Als dank voor hun geweldige automatiseringskennis. Goed gemigreerd joh, er zijn nu tien fte overbodig, ps, dat is dan ook jouw fte.
En daarna ligt er ineens nog een doos floppies op zolder. En dan nu maar afvragen waarom er geen verhaal vanuit de markt komt. Ja al die mensen zitten thuis in de Bijstand omdat de WW inmiddels wel is afgelopen. Er wordt veel te kortzichtig omgegaan met kennis. Door mallote directeurtjes.
Door Ruud op
Typisch:
Bedrijven hebben deze oude informatiedragers al omgezet naar moderne opslag systemen.
Bedrijven als Google zijn in staat om complete bibliotheken te digitaliseren, indexeren en doorzoekbaar te maken.
En de overheid staat beteuterd te kijken alsof ze water zien branden....
Door Daan op
Gewoon alles wat ouder is dan 5 jaar volledig onverbindend verklaren. Geen mens / overheidsinstantie kan een beroep doen op iets dat ouder is dan 5 jaar. In de dossierkasten bij overheden maken we dan een schuifsysteem waarbij ruimte is voor max 5 jaar aan opslag. Wat ouder is valt automatisch over de rand, direct het verticaal archief in.
Door Ab Soluut (waarnemend ambtenaar) op
Terecht wordt verwezen naar het destijds in Archiefland opzien barende rapport "Omslag in opslag". In de periode daarna is door diverse toonaangevende figuren binnen de archiefwereld en archiefopleidingen benadrukt dat digitale dementie dreigde als we niet van meet af aan (verspreide) digitale gegevensbestanden onder beheer zouden brengen.... a self fulfilling phrophecy. Ook de ODRP onderkende de risico's en bood zelfs software aan waarmee de archiefbeheerders de digitale opslagplaatsen en systemen konden monitoren, en zo nodig gegevens konden converteren. Echter, door eigenwijsheid, gebrek aan discipline en een "het loopt zo'n vaart niet" mentaliteit kregen veelal individualistisch opererende organisatieonderdelen en eigenwijze medewerkers de gelegenheid hun gegevenscollecties in te richten en te beheren, geheel buiten de waarneming van afdelingen registratuur en archief. De gretigheid waarmee destijds digitalisering werd omarmt door de politiek, als kostenbesparing (die dan ook maar direct werd ingeboekt) is ook veelzeggend. Uiteindelijk bleek het allemaal veel lastiger, duurder en vooral onbeheersbaarder dan men zich had voorgesteld. Vooral overenthousiaste ICTers trokken het initiatief naar zich toe en de achivisten bleven bedremmeld aan de zijlijn staan, niet in staat de glans van al die digitale vooruitgang te nuanceren.
Maar gelukkig valt het wel mee, aangezien dergelijke bestanden hoofdzakelijk gericht zijn op het beheer van eigendommen en objecten, uitvoering van beleid en kleinere digitale cartotheken zoals leerlingen- of begraafplaatsadministraties. Dit zijn gegevensbestanden die op termijn vernietigbaar zijn. Voor het op lange termijn/eeuwig bewaren van gegevensbestanden moet een substitutiebesluit zijn genomen en dat is andere koek. Veel gemeenten en provincies zijn nu nog niet eens zover dat aan alle eisen voor volledige vervanging van papier door digitale opslag kan worden voldaan; gelukkig maar.
De oorzaak van de narigheid ligt niet in de techniek maar tomeloos optimisme en slecht management. Ook politiek verkocht digitale vooruitgang beter dan het oubollig geheven vingertje en de waarschuwing dat het wel eens fout zou kunnen gaan als niet aan de eisen van goed archiefbeheer wordt voldaan (in goede, toegankelijke en geordende staat).
Door P.J. Westerhof op
Dit issue is rond 1990 al grondig op de kaart gezet in het kader van het programma 'Omslag in opslag'.
Het merkwaardige is echter dat dit onderwerp sindsdien om de zoveel tijd weer opduikt. Zonder dat er ook maar íets veranderd is.
Zie ook de 'Gerelateerde artikelen', met daarin genoeg kundige reacties.

De genoemde hard- en software is nog probleemloos te krijgen. 'Bitrot' ben ik op mijn 20 jaar oude 5.25" floppies tot op heden nog niet tegengekomen.

Hoezo 'ITIL Continuity Management´?
Eindverantwoordelijken voor de archieffunctie blijken niet in staat de vereiste Governance & Compliance vorm te geven. Bij gebrek aan accountability is daartoe ook weinig aanleiding.
Dat de verappte ambtenaar steeds meer moeite heeft met de rechtsstatelijkheidsaspecten van diens functie is bekend en is het probleem-achter-het-probleem.
Door ilja scholten op
Al vele jaren geleden (ongeveer 5 jaar na intro beschrijfbare CD's) bleken vele exemplaren van reputabele fabrikanten bij mij onleesbaar ("bit-rot"). Toen ook eerste vakpublicaties daarover. Ik grapte wel: "mijn kat heeft op eerste bladzijde van mijn net (her)typte artikel gekotst. Afgeveegd, geherkopiëerd en probleem opgelost". Maar mijn vroege documenten op CD ben ik kwijt (ze zouden 100 jaar meegaan).
Door Vincent (Grootvizier) op
"Ik meen een BBC-computer van Acorn te herkennen op de foto boven dit artikel."

Klopt, maar dat is natuurlijk gewoon een willekeurige foto die de journalist erbij heeft gezocht onder het sleutelwoord "oude computer". De Model-B was bedoeld voor scholen, niet voor overheden, had geen tape-drive en gebruikte gewon 5.25" floppies waar nog tienduizenden drives voor bestaan (als ze niet nog speciaal gemaakt worden voor de freaks)

In de praktijk hebben moderne computers gewoon geen floppy-drive meer, en de tape-drives van vroeger zijn ooit een keer afgeschreven zonder dat iemand er ooit bij stil heeft gestaan dat je de tapes eerst moet uitlezen en omzetten naar je nieuwe datadrager voordat je de machine weg doet. Dat gebeurt overal. Immers, wat is nou de kans dat we over tien jaar al die informatie op het internet willen zetten. Wat is dat internet uberhaupt?

Een ander probleem is dat de data op die dragers ooit is geschreven door een stuk software dat niet meer in gebruik is. Dit, beste mensen, is precies de reden waarom Windows-XP nog zo veel wordt gebruikt: mensen hebben daar een werkend systeem mee gebouwd en Windows-vista etc hebben botweg de drivers niet meer voor de printer/scanner/geluidkaart die men gebruikt.
Door Ike Busser (wethouder) op
Ik meen een BBC-computer van Acorn te herkennen op de foto boven dit artikel. Het wordt inderdaad tijd om hier aandacht aan te besteden nu er nog mensen zijn die met deze systemen gewerkt hebben en behulpzaam kunnen zijn bij het omzetten van informatie.
Er zijn nog steeds clubs waarbinnen deze systemen hobbymatig in de lucht gehouden worden.
Door Paul van D. op
Die ganzenveer heeft het verdraaid lang volgehouden.