Gemeentelijke archieven na fusie in de problemen

Het archief van gemeente Súdwest Fryslan moet snel verbeteren. Dat concludeert wethouder Durk Stoker na een rapport over het archief- en informatiebeheer van de gemeente. Er is met name een gebrek aan overzicht van de archiefstukken. Ook kan de beveiliging van de archiefkamer beter. Een eerdere fusie lijkt de grootste oorzaak van de problemen. 

Wettelijke eisen
Het archief is volgens Stoker ‘geen rotzooitje’, zo vertelt hij aan Binnenlands Bestuur, maar er is genoeg reden om er extra aandacht aan te geven. Momenteel voldoet het archief aan de minimale wettelijke eisen, maar op het gebied van duurzaamheid en toegankelijkheid kunnen er nog stappen gezet worden, zo valt in het rapport te lezen. Volgens Stoker is de situatie niet ideaal doordat de gemeente enkele jaren geleden ontstond uit een fusie van vijf gemeenten. 'Het gaat nu met name over wie verantwoordelijk is voor het archief. Nu is dat verdeeld over meerdere plekken en over meerdere archiefsystemen. Daarnaast werken we aan verbeteringen op het gebied van clean desk policy. Computers horen vergrendeld te zijn als er niemand is en dossiers mogen niet rondslingeren.’

Overzicht ontbreekt
Er ontbreekt volgens de rapporteurs een volledig overzicht van zowel de analoge als de digitale gegevensbestanden in het archief. Nu is niet voor iedereen duidelijk waar de archiefstukken zich bevinden, hoe deze beheerd en bewaard worden en wie er voor verantwoordelijk is. Er is daarnaast geen meta-dataschema, een set aan kenmerken dat een document beschrijft. Doordat metadata niet eenduidig wordt gebruikt is de toegankelijkheid minder goed. 'Nu is het vaak voor medewerkers van de eigen gemeenten goed vindbaar, maar voor collega’s van andere afdelingen elders niet', aldus Stoker.

Clean desk policy moet scherper
In het rapport staat daarnaast beschreven dat er geen geautomatiseerde contextmetadata  wordt vastgelegd. Een duurzaamheidsplan gericht op langdurige bewaring van digitale documenten ontbreekt. Er is echter ook een positieve noot in het rapport; de meeste archiefstukken zijn in goede en geordende staat. Het archief functioneert voldoende, al moet de beveiliging van de archiefkamer omhoog, door de kamer op slot te doen als er geen bezetting is. De clean desk policy moet scherper worden uitgevoerd en er moeten procedures worden opgesteld en uitgevoerd om de kwaliteit te verbeteren. Ook moet het personeelsbestand anders worden ingericht.
 

E-depot een mogelijkheid
Voorheen was de provincie verantwoordelijk voor het toezicht op de gemeentelijke archieven. Gemeenten moeten die taak nu zelf uitvoeren. Daarnaast zijn door Súdwest Fryslân –vanwege de fusie- de archieven nu ondergebracht op meerdere locaties. In het rapport staat dat die verspreiding niet een ideale situatie is. De rapporteurs roepen op tot vaart maken met de voortgang van een centrale archief-bewaarplaats. Volgens Stoker moest na de fusie eerst de organisatie op poten worden gezet en is het archief 'niet het eerste' wat dan wordt opgepakt. Binnenkort wordt er een plan van aanpak voor het toekomstige archief van de gemeente opgesteld, waarbij er aandacht is voor duurzaamheid en toegankelijkheid. Een voorziening in de vorm van een e-depot is daarbij volgens Stoker een optie.