of 59045 LinkedIn

Zaakgericht werken in de hele organisatie

Reageer

Gemeente Hardinxveld-Giessendam pakt het grondig aan

De eerste dinsdag van februari 2015 was de ‘big bang’ voor Gemeente Hardinxveld-Giessendam. Vanaf dat moment werkt letterlijk de hele organisatie zaakgericht, met behulp van Zaaksuite van PinkRoccade Local Government. Een ingrijpende organisatieverandering met bijzonder mooie resultaten: meer inzicht in zaken en meer efficiency.

Afbeelding

                                          

“Ook de interne processen en de bestuurlijke besluitvorming worden zaakgericht aangepakt.”

 

Almar Hutten
Projectleider zaakgericht werken, Hardinxveld-Giessendam

 

Verder kijken dan de taken die je als medewerker zelf afhandelt, integraal samenwerken met collega’s. De stappen die gemeente Hardinxveld-Giessendam zet op het gebied van zaakgericht werken vormen een grote verandering voor de medewerkers. Almar Hutten, projectleider zaakgericht werken: ‘Van oudsher zijn we gewend om te werken vanuit de documenten. Omdat we ervan overtuigd zijn dat zaakgericht en dus procesgericht werken veel voordelen oplevert, wilden we daarin graag snel stappen zetten. In de zoektocht naar software-ondersteuning op dat gebied kwamen we al snel uit bij PinkRoccade Local Government. Dit was al onze preferred supplier, die bovendien alles in huis heeft wat nodig is op dit gebied. CiVision Zaakafhandeling, Makelaarsuite en iDocumenten zijn bij ons nu volledig geïntegreerd.’

 

Organisatiebrede implementatie

De gemeente nam geen halve maatregelen. ’Niet alleen de voor de hand liggende dienstverleningsprocessen worden nu zaakgericht aangepakt, ook de interne processen en de bestuurlijke besluitvorming doen mee. Daarin onderscheidt de gemeente zich van de meeste andere Nederlandse gemeenten. ‘Sturende, primaire en ondersteunende processen gaan meestal hand in hand. Er is bijvoorbeeld intern advies, overleg en besluitvorming nodig om een vergunning te kunnen afgeven. Dus om het goed te kunnen doen, vonden we het belangrijk om zaakgericht werken in de hele organisatie in te voeren. Omdat de besluitvormingsprocessen behoorlijk specifiek zijn, hebben we flink gesleuteld aan de bijbehorende zaaktypen. En dat blijven we doen, in de komende periode.’ De tijdslijnen waren kort. ‘In maart 2014 besloten we dat we in februari 2015 met de hele organisatie op de nieuwe manier wilden werken. Het management fronste wel even bij dit voorstel, maar die deadline hebben we gehaald.’

 

Doorontwikkeling

In de eerste maand na de go-live op 3 februari zijn er ruim 1000 zaken geïnitieerd. ‘De livegang was best even spannend: houden de systemen het, breekt er geen paniek uit? Dat viel gelukkig erg mee. Natuurlijk hadden medewerkers de nodige vragen en opmerkingen en dat is nog steeds zo. Als we er in de interne beheerorganisatie niet uit komen, kunnen we altijd terecht bij de helpdesk, consultants en ontwikkelaars van PinkRoccade Local Government. Zij hebben ons heel accuraat en goed geholpen. Die verstandhouding is prettig, want gaandeweg ontstaan er steeds meer wensen. Soms gaat het om kleine dingen, bijvoorbeeld weergaveopties, soms om ingrijpender zaken. Zo wordt de mogelijkheid om digitaal te ondertekenen binnenkort geïmplementeerd. Dat is weer een mooie stap voorwaarts in het digitaal werken.’

 

Van A tot Z inzichtelijk

Een volgende stap is sturen op kwaliteit met behulp van de gegevens uit het zaaksysteem. ‘Wat mag een klant minimaal verwachten? Hoe lang moet hij nu gemiddeld wachten op een bepaalde dienst? Op dat soort indicatoren willen we in de toekomst graag sturen, maar daarvoor is nog wel een doorontwikkeling nodig. Het is één van de vervolgstappen die we nog gaan zetten. Een goede verbinding tussen front- mid- en backoffice is voor ons essentieel. Dat maakt de werkprocessen van A tot Z inzichtelijk – en beter.’

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Afbeelding

Postbus 1470, 5200 BM  's Hertogenbosch

088 110 1500

info.prlg@pinkroccade.nl

www.pinkroccadelocalgovernment.nl

Meer nieuws

Afbeelding

Afbeelding

Waarom gemeentelijke applicaties onderbrengen in de cloud?

Nieuwsbrief

Lees hier onze nieuwsbrief Publiekszaken met o.a.

- Geboorte-appje naar gemeente

- iBurgerzaken gereed voor mobiel

- Nieuwtjes uit het land der Burgerzaken

Gemeente Oss kiest heel bewust voor digitale huwelijksaangifte

Klantcases

Burgers en gemeenten, samen in control

Ontwikkeling van ideeën tot apps

Afbeelding

PINKROCCADE opleidingen & Seminars

AfbeeldingPinkRoccade Local Government ziet het als haar verantwoordelijkheid om opdrachtgevers te faciliteren in de steeds veranderende dienstverleningsbehoefte van deze tijd. Daarom bieden wij een breed scala aan opleidingen voor gebruikers en functioneel beheerders van onze applicaties. Daarnaast organiseren wij regelmatig evenementen waar niet zozeer de applicaties aan bod komen, maar waar we samen met u naar het veranderende gemeentelandschap kijken en wat dat betekent voor u en uw gemeente.

Bloggers

Whitepapers