of 59108 LinkedIn

Verbetering van het inkoopproces: meer doen met minder

Reageer

Efficiënter werken en optimalisatie van de bedrijfsprocessen is in gemeenteland een aandachtsgebied van formaat. Verbeteringen moeten daarbij vooral plaatsvinden op de pijlers doelmatigheid, rechtmatigheid en kwaliteit. Met behulp van de Lean methodiek is onderzoek gedaan naar het inkoopproces bij de gemeenten Huizen en Hoogeveen. Uit het onderzoek blijkt dat een gemeente een tijdsbesparing kan realiseren van 78% op het bestelproces én 40% op factuurafhandeling.

Een goed voorbeeld van een verbeterpunt is het aantal niet correct geaccordeerde facturen. Waarom zijn facturen in 30% van de gevallen, ondanks de accordering van een budgethouder, niet direct te boeken? Waarom is dit een probleem en waarom lopen we steeds tegen hetzelfde probleem aan? Waarom ontbreekt de verplichting voor deze factuur?”

 

Behoefte tot verbetering
Het totale inkoopproces is op te splitsen in het bestelproces en de uiteindelijke factuurafhandeling. Vanuit de onderzochte gemeenten zijn een aantal duidelijke wensen en behoeften neergezet.

  • Reduceren van kosten binnen de interne organisatie;
  • Een gestandaardiseerd en bewaakt inkoopproces voor alle betrokkenen;
  • Een inkoopproces dat maximaal is geautomatiseerd, met een gedigitaliseerde documentenstroom.

 

Verspillingen in het proces
Lean richt zich op het maximaliseren van klantwaarde in een proces door het elimineren van niet-waarde toevoegende acties en verspillingen. Veel verspillingen in het huidige inkoopproces worden veroorzaakt door ‘herstelacties’: een activiteit die noodzakelijk is, doordat het niet in één keer goed gaat. Een andere bron van verspilling is het niet naleven van de afspraak tot vastlegging van verplichtingen. Als gevolg van discipline en cultuur vindt deze vastlegging niet altijd plaats. Bovendien zijn de vele en omslachtige controleslagen in het koopproces aan te merken als niet-waarde toevoegend. Deze controlestappen kosten onnodig tijd. Er is dus een flink verbeterpotentieel aanwezig.

 

Uitgangspunten voor procesverbetering
Vanuit de Lean-methodiek en de mogelijkheden op automatiseringsgebied zijn er heldere punten voor procesverbetering uitgedacht.

  • Volledig digitale documentenstroom;
  • Geborgd en bewaakt inkoopproces door een rechtmatige beslisboom (geautomatiseerd);
  • Volledige integratie tussen aanvraag, inkoopcontract, bestelling en factuur;
  • Lean workflow met verminderde kans op fouten en verhoging kwaliteit;
  • Lerend vermogen: terugkoppeling naar aanvrager bestelling.

 

Verbeterpotentieel
Beide gemeenten kwamen tot de ontdekking dat het aantal te doorlopen processtappen meer dan halveert met gemiddeld een tijdsreductie van respectievelijk 78% voor het bestel- en 40% voor het facturatieproces. Dit efficiëntere proces zorgt voor aanzienlijke besparingen. Daarnaast werd duidelijk dat betere mandatering en budgetbewaking resulteert in borging van rechtmatigheid en kwaliteit. Deze financiële beheersing en het in control zijn van de organisatie zorgt bovendien voor een transparante verantwoording naar de gemeenteraad.

 

Ook aan de slag met het verbeteren van het inkoopproces binnen de gemeentelijke organisatie?
Dit kan met onze oplossing Smart Finance. Kwartiermakers Stein en Bestuursdienst Ommen-Hardenberg zijn overtuigd van de nog te ontwikkelen oplossing. Neem contact op met mij voor meer informatie.

 

Contactpersoon:

Wilco Moen, Product Manager Financiën & Services

+31 6 2952 7440 / Neem contact op
Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Afbeelding

Postbus 1470, 5200 BM  's Hertogenbosch

088 110 1500

info.prlg@pinkroccade.nl

www.pinkroccadelocalgovernment.nl

Meer nieuws

Urk - Horst aan de Maas: de Berichtenbox voor inwoners

Afbeelding

Whitepapers JouwGemeente MijnGemeente

Afbeelding

Afbeelding

Waarom gemeentelijke applicaties onderbrengen in de cloud?

Nieuwsbrief

Lees hier onze nieuwsbrief Publiekszaken met o.a.

- Geboorte-appje naar gemeente

- iBurgerzaken gereed voor mobiel

- Nieuwtjes uit het land der Burgerzaken

Gemeente Oss kiest heel bewust voor digitale huwelijksaangifte

Klantcases

Burgers en gemeenten, samen in control

Ontwikkeling van ideeën tot apps

Afbeelding

PINKROCCADE opleidingen & Seminars

AfbeeldingPinkRoccade Local Government ziet het als haar verantwoordelijkheid om opdrachtgevers te faciliteren in de steeds veranderende dienstverleningsbehoefte van deze tijd. Daarom bieden wij een breed scala aan opleidingen voor gebruikers en functioneel beheerders van onze applicaties. Daarnaast organiseren wij regelmatig evenementen waar niet zozeer de applicaties aan bod komen, maar waar we samen met u naar het veranderende gemeentelandschap kijken en wat dat betekent voor u en uw gemeente.

Bloggers

Whitepapers