of 59232 LinkedIn

E-facturatie: een prettige verplichting

Het ontvangen en verzenden van facturen is een proces dat al geruime tijd in ontwikkeling is. De archiefkasten vol mappen met facturen zijn nog niet weg te denken, maar in tegenstelling tot tien jaar geleden worden facturen inmiddels nog maar zelden per post verstuurd.

Omdat facturen per e-mail nog steeds veel tijd kost en niet veilig is, is de introductie van e-factureren een welkome ontwikkeling in de verdere digitalisering van het facturatieproces.

E-facturatie biedt de mogelijkheid om facturen via een beveiligd netwerk met alleen geautoriseerde toegang te versturen en vervolgens geautomatiseerd te verwerken in de financiële applicatie. Hierdoor neemt het aantal handmatige handelingen voor de gemeentelijke administratie enorm af. Denk hierbij aan het tijdrovende scannen en herkennen van facturen wat niet meer hoeft, of aan het overtypen van factuurgegevens van een factuur. Misschien nog wel belangrijker is dat de gemeente door het gesloten en geautoriseerde netwerk ook geen last meer heeft van spookfacturen en met virussen geïnfecteerde pdf-facturen.

Om deze mooie ontwikkeling een extra prikkel te geven, gaat de overheid e-facturatie nu verplicht stellen middels wetgeving die ingaat in 2019. Vanaf april 2019 moeten alle aanbestedende overheden, en dus ook gemeenten, conform Europese richtlijnen e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Hierop vooruitlopend ondersteunen inmiddels ook een groot aantal leveranciers van ERP/boekhoudpakketten voor de MKB-sector dit facturatieproces. Als gemeente faciliteer je dit proces straks dus niet alleen omdat het verplicht is, maar vooral ook omdat er in ondernemersland veel gebruik van wordt gemaakt.

Wil je meer weten over e-factureren binnen CiVision Middelen? Dan verwijs ik je naar mijn collega Wilco Moen via Wilco.Moen@pinkroccade.nl.

 

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Reactie op dit bericht

Door Hessel op
Mbt veiligheid mail:

-1 Disguising malicious attachments as fake invoices remains the most popular tactic for tricking users into opening phishing emails and taking the bait. (source: https://blog.barkly.com/phishing-statistics-2017
)
-2 Het heeft KPN er zelfs toe gezet om er een pagina aan te wijden: https://www.kpn.com/service/internet/veilig-inte …

Als mijn boekhoudleverancier mij de keuze laat tussen een faktuur sturen of ontvangen via mail of via PEPPOL en qua kosten en complexiteit is er geen verschil, dan zou ik het wel weten ....
Door jaapjan nienhuis op
Helemaal eens Julius Haagh, en goed te zien dat jullie onderdeel van Simplerinvoicing / PEPPOL zijn.

Ik merk in de reactie enige scepsis over PEPPOL, wellicht kan ik hier een bijdrage aan leveren:

De overheid heeft een heldere toekomstvisie: een wereld waarin ERP-, accounting-, e-facturatie- en inkoopsoftware met elkaar verbonden zijn om een zo vergaand mogelijke vorm van automatisering en gebruiksgemak te bewerkstelligen. De verplichting voor (semi-) overheden en de keuze voor PEPPOL / Simplerinvoicing moet in dat kader gezien worden.

Het is niet gek dat de overheid in haar visie 3 belangrijke principes hanteert:
1. De uiteindelijke oplossing moet ‘veiligheid’ waarborgen: concreet betekent dit: (a) de e-factuur kan onderweg niet worden veranderd (behoudens conversie), (b) de e-factuur komt van een geauthenticeerde bron en (c) de e-factuur kan gegarandeerd afgeleverd worden. In een tijd waarin cybersecurity zo belangrijk is, moet je een toekomstvaste infra uitrollen die ‘security by design’ als uitgangspunt heeft.

2. De oplossing moet inclusiviteit waarborgen: concreet betekent dit dat een oplossing niet alleen moet werken voor mkb naar mkb, maar ook van zzp naar corporate en overheid. Kortom, iedereen moet naar iedereen kunnen e-factureren vanuit zijn eigen software.

3. De oplossing moet de hoogst haalbare efficiëntie nastreven: dat betekent dat de oplossing geen vereisten heeft tot allerlei extra handmatige handelingen, zoals controles, etc.
Het realiseren van de overheidsvisie vraagt dat de ERP-, accounting-, e-facturatie- en inkoopsoftware het PEPPOL protocol gebruiken. Maar, als de overheid deze visie niet zou hebben, zouden mkb’ers en zzp’ers altijd met versnipperde oplossingen moeten werken: voor e-factureren aan mkb en zzp kunnen zij een ubl via e-mail versturen en voor e-factureren aan corporates moeten ze aansluiten op de talloze corporate platformen.

Tenslotte over de veiligheid van email: email voorziet (ook met SPF, DKIM, DMARC, STARTTLS en DANE) niet volledig in een aantal aspecten zoals spam, onverwerkbare berichttypes, spookfacturen, authenticiteit van de verzender en ontvanger, etc. Het PEPPOL protocol is wellicht lastiger om initieel te implementeren (voor het softwarepakket) maar heeft deze aspecten wel standaard geïntegreerd en is daarom eenvoudiger in gebruik (voor de gemeente & haar leveranciers).

Het versturen van ubl via email is een goede stap voorwaarts ten opzichte van de print knop. Maar PEPPOL / Simplerinvoicing is de volgende stap die het nog simpeler maakt voor de verzenders en ontvangers om aan iedereen te e-factureren.

Kortom: (1) de overheid heeft een lange termijn visie op e-factureren, uiteindelijk zijn we beter af met deze visie en (2) softwarepakketten hebben de sleutel in handen om het leven van zzp’ers en mkb’ers echt simpel te maken. Daarin is nog een weg te gaan.
Door Friso de Jong (/) op
Het is inderdaad een prettige verplichting, voor mede-overheden. Allereerst om de mede-overheden namelijk UBL e-facturen per e-mail mogen ontvangen en niet verplicht zijn om UBL e-factureren via PEPPOL te ontvangen, zoals rijksoverheden. Dat maakt het voor hen gemakkelijk om aan de aankomende verplichting te voldoen.

Daarnaast is het zo dat boekhoudpakketten van heel veel leveranciers een label bezitten waaruit blijkt dat zij al gereed zijn om UBL e-facturen per e-mail aan te leveren. (De naam mag ik -ondanks het feit dat het een kosteloos maatschappelijk initiatief is met een ideeel karakter- niet noemen van de redactie, maar met een beetje vertalen en puzzelen komt u er vast wel uit ;-)

Het prettige is dus dat mede-overheden door middel van UBL e-factureren per e-mail zowel kunnen voldoen aan hun wettelijke verplichting, ze grote hoeveelheden UBL e-facturen gemakkelijk kunnen ontvangen en verwerken (lees: adoptiegraad) en tot slot leveranciers gemakkelijk aan hun aanstaande contractuele verplichting kunnen laten voldoen.
Door Rob Tolstra op
Het lijkt allemaal weer veel te ingewikkeld. Houd het simpel. Om aan je verplichting te kunnen voldoen kan je gewoon go2UBL inzetten. Alle papier en pdf's eenvoudig geconverteerd naar het verplichte UBL formaat.

Maak het dus niet onnodig moeilijk!
Door Friso de Jong (/) op
Voor wat betreft de opmerking dat e-mail niet veilig is.....
1) Zijn er concrete gevallen te noemen waaruit het bewijs blijkt van deze stelling?
2) E-mail gaat qua veiligheid (SPF, DKIM, DMARC, STARTTLS en DANE) ver ver voorbij papieren post (en dat is het referentiekader, immers van papier naar digitaal). 3) Daarnaast benadert e-mail met de aankomende aanvullende verplichte beveiligingsmaatregelen het niveau van PEPPOL (waarvan SimplerInvoicing de Nederlandse implementatie is).
4) Tot slot, als er problemen zijn met facturen, komt dat niet door een bepaalt stukje techniek, maar vooral door de mens (fouten, fraude). De techniek digitaliseert, automatiseert, maar lost menselijk falen niet meteen op.

Meer nieuws

#LSG17

Afbeelding

#GPSC17

Afbeelding

Urk - Horst aan de Maas: de Berichtenbox voor inwoners

Afbeelding

Whitepapers JouwGemeente MijnGemeente

PinkRoccade Live

PinkRoccade Local Government biedt een ruim aanbod aan curcussen, (klassikale) opleidingen en webinars.

Bloggers

Afbeelding

Postbus 1470, 5200 BM  's Hertogenbosch

088 110 1500

info.prlg@pinkroccade.nl

www.pinkroccadelocalgovernment.nl