of 58959 LinkedIn

De archiefsector in transitie

Digitalisering van data en documenten is in volle gang. Aan de ene kant zien we dat papieren archieven worden gedigitaliseerd, aan de andere kant is er de digitale informatie die digitaal is ontstaan. Het duurzaam toegankelijk bewaren van deze informatie vormt een andere uitdaging dan in de papieren situatie. In plaats van het vinden van de juiste archiefkast, is het nu een kwestie van het invoeren van de juiste zoektermen, of metadata, om de gezochte informatie te vinden. De archiefsector is volop in transitie. Overal in het land ontspruiten initiatieven die eraan bijdragen dat de archiefsector zich razendsnel ontwikkelt.

Het voorbereiden van de organisatie op de veranderingen in de archiefsector blijkt een uitdagend vraagstuk. Niet alleen voor de archivaris betekent deze transitie een grote omslag; ook managers en bestuurders zullen steeds meer de verbinding moeten leggen tussen de bedrijfsvoering en duurzaam toegankelijke archivering. Dit roept de vraag op of de archivaris hiervoor niet al aan de voorkant moet adviseren bij de inrichting van processen en systemen, door op te treden als verbinder of informatiekundige. Vaak werken archivarissen en de medewerkers Documentaire Informatievoorziening nog in gescheiden werelden. De archivaris wordt steeds meer een adviseur en professional op het gebied van informatiebeheer. Hiertoe dient deze zich te ontwikkelen tot specialist op het gebied van technologie en wet- en regelgeving van digitale informatie. Voor managers betekent deze transitie een groeiend belang om afspraken te maken met ketenpartners en zich meer bezig te houden met de vindbaarheid van hun informatie, de eisen die dit stelt aan hun ICT-architectuur en aan hun ICT-opdrachtgeverschap. Ook zien bestuurders het nut in van duurzame toegankelijkheid. Begin april stuurden de bestuurders van verschillende gemeenten, waterschappen en provincies een brandbrief, waarin zij ervoor pleiten "in actie te komen om de kwaliteit van de archivering en informatievoorziening te verbeteren".

 

Het leggen van de verbinding tussen de werkprocessen en administratieve processen is dan ook bij uitstek een uitdaging die vraagt om een bundeling van krachten. De Zeeuwse Werkgroep, bestaande uit informatiebeheerders van alle Zeeuwse overheden, heeft in dit kader een interessant concept ontwikkeld; de 'Flying Information Doctors'. Deze informatiebeheerders, met een achtergrond in bijvoorbeeld de documentaire informatievoorziening, ICT of archiefsector, zijn flexibel inzetbaar om zo collega's op aanvraag te helpen. Door gezamenlijk instrumenten te ontwikkelen, bijeenkomsten te faciliteren en van elkaars expertise gebruik te maken, maken zij de het digitaal informatiebeheer - dat vaak als erg groot en ingewikkeld wordt ervaren - behapbaar. Een ander pro-actief initiatief op dit vlak vormen de Adviseurs Digitale Informatie (ADI's), zo stelt André Plat, programmacoördinator bij Archief 2020. Deze ADI's zijn medewerkers bij archiefinstellingen die zich samen voorbereiden op de toekomst, bijvoorbeeld door archiefvormers te helpen bij het implementeren van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden.

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Contactgegevens

Van de Spiegelstraat 12,

2Afbeelding518 ET Den Haag

Postbus 18607,

2502 EP Den Haag

070- 376 36 36

info@pblq.nl

www.pblq.nl

Meer nieuws

Gaat u in 2016 in uzelf investeren?

Afbeelding

Traineeprogramma Informatiemanagement

Whitepapers

  • ‘Smart’ lijkt wel een nieuw toverwoord. Net zoals innovatie dat ook al enige jaren...

    Smart city

    ‘Smart’ lijkt wel een nieuw toverwoord. Net zoals innovatie dat ook al enige jaren...
  • Voor bestuurders, managers en veranderaars 
 Met de digitalisering van onze samenleving is het...

    Safe in cyberspace

    Voor bestuurders, managers en veranderaars Met de digitalisering van onze samenleving is het...

Bloggers