of 59045 LinkedIn

BVP: nieuwe manier van ICT-aanbesteding verlaagt kosten en risico’s

Reageer

Best Value Procurement ook goed toepasbaar in bedrijfsleven

Wendbaar zijn, soepel en snel meebewegen met nieuwe ontwikkelingen: anno nu zijn dit onmisbare kwaliteiten voor een organisatie. En dat heeft gevolgen voor alle disciplines – ook voor inkoop. Gelukkig zijn er methodes die daarbij helpen, zoals Best Value Procurement (BVP of prestatie-inkoop). Afkomstig van de overheid, nu steeds vaker toegepast in het bedrijfsleven.

De meerwaarde van aanbestedingen volgens Best Value Procurement (BVP) is heel duidelijk terug te zien bij ICT-aanbestedingen. Vooral wanneer het gaat om aanbestedingen in ICT speelt het wederzijdse vertrouwen en de professionaliteit een grote rol. De inzet van ICT is tegenwoordig zo complex en zo verweven met organisatiedoelstellingen, dat het uitschrijven van de aanbesteding bijna niet meer op de ‘traditionele’ manier mogelijk is. Werken met BVP is bij ICTprojecten een goede manier om risico’s te minimaliseren en kosten in de hand te houden. Vanaf het allervroegste begin: de aanbesteding. Dat betekent echter wel dat Inkoop veel aandacht besteedt aan de formulering van de kernvraag. Daarbij externe expertise inhuren is het overwegen waard.

Wil je als Inkoop dat je organisatie daadwerkelijk krijgt wat het nodig heeft, dan biedt BVP daar een methode voor. BVP gaat uit van de expertise van de (potentiële) opdrachtnemer. De opdrachtgever waardeert deze expertise en geeft de leverancier ook de verantwoordelijkheid en ruimte deze te benutten. Het aanbestedingsproces volgens BVP begint er dan ook mee dat de opdrachtgever de projectdoelstellingen neerlegt met een prijsplafond. Opdrachtnemers formuleren vervolgens zélf zorgvuldig en beknopt hun oplossing, inclusief prestatieonderbouwing, noodzakelijke ervaring en risicobeheersing. Separaat dienen ze hun prijs in – fixed price, welteverstaan.

‘Wederzijdse vertrouwen en professionaliteit spelen een grote rol’

De vier fasen van BVP
1. Voorbereidingsfase - de eerste fase is de voorbereiding van het project. De opdrachtgever definieert de doelstellingen en de scope van zijn vraag. Belangrijk hierbij is de focus op wát er bereikt moet worden, niet zozeer hóe. Vooral binnen ICT projecten is deze benadering essentieel, aangezien de opdrachtnemenr de expert is.De opdrachtgever formuleert de kern van de vraag, op basis van de eigen interne expertise. De kernvraag wordt objectief en meetbaar gepresenteerd, goed afgestemd op de bredere organisatievraagstukken, zonder dus in valkuilen te stappen van technische eisen of performance-indicatoren.

2. Selectiefase –in deze fase start de aanbieder met een bijeenkomst voor opdrachtnemers, waarna zij beknopt en concreet hun oplossing en aanpak voorstellen, inclusief een kansen- en risicodossier met kosten en baten afwegingen. De opdrachtgever selecteert op basis van scope, risico’s, kansen en planning. Binnen ICT projecten blijft het echter een hele kluif of en in hoeverre de (technische) oplossing bijdraagt aan de doelstelling en scope van de vraag. Tot slot volgen interviews met sleutelfiguren bij de opdrachtnemer – mensen die later ook echt een rol in de uitvoering krijgen – waarna de opdrachtgever de scores op de oplossingen, het RaVaplan (risk assessment and value add) en interviews fictief verrekent met de prijsstelling en – uiteindelijk – de beste eruit rolt.

3. Concretiseringsfase – de gekozen opdrachtnemer gaat nu samen met de opdrachtgever het aanbod uitdiepen. Ook in deze fase is het van essentieel belang dat de opdrachtnemer goed begeleid wordt bij met complexe (ICT) trajecten en het beoordelen van de uitwerking van de voorstellen van de opdrachtnemer. Nadat risico’s, beheermaatregelen en rapportages geregeld zijn, start de uitvoering.

4. Uitvoeringsfase – in de uitvoeringsfase vangt het project daadwerkelijk aan. De opdrachtnemer rapporteert met wekelijkse rapportages omtrent ‘ongewenste gebeurtenissen’ over de voortgang aangaande geld en planning. Eventueel wordt er ook gerapporteerd over performance, KPI’s of SLA’s. Belangrijk hierbij is dat er ook wordt gerapporteerd over gebeurtenissen bij de opdrachtgever die vertragend werken. De invloed van BVP houdt hier dus (juist) niet op: dankzij de intensieve afstemming in de vorige fasen is een vruchtbare voedingsbodem ontstaan voor de verdere samenwerking, gebaseerd op vertrouwen.

Gezamenlijke behoefte
BVP is ontstaan vanuit een gezamenlijke behoefte van opdrachtgever en -nemer aan meer flexibiliteit en minder onverwachte risico’s, zowel in het aanbestedingsproces als in de uitvoering. Binnen ICT projecten bleek dat er vooraf onvoldoende werd nagedacht over de impact van het project in de organisatie en de risico’s die tijdens uitvoering en implementatie konden optreden. Het afgelopen decennium ontstond een vicieuze cirkel van steeds verder dichtgetimmerde SLA’s, bonus-malusregelingen en – aan beide kanten – negatief risicomijdend gedrag. Prijs werd steeds vaker de basis voor gunning – wat het nu nog te vaak is. Voor opdrachtnemers, die daardoor nauwelijks marges in kunnen bouwen, een reden om tijdens de uitvoering voor elke afwijking in de strak uitgeschreven procesaanpak onmiddellijk meerkosten in rekening te brengen. Vaak ontbrak het de opdrachtgever aan voldoende kennis om de impact van technische issues op waarde te kunnen inschatten en moesten beslissingen, omwille van doorlooptijd, ad hoc worden genomen.

Inkoop en besluitvormers
Van de negatieve vicieuze cirkel heeft niet alleen de directe opdrachtgever last – in de zin van kosten die de pan uit rijzen, deadlines die steeds overschreden worden – maar het ondermijnt ook de positie van de afdeling Inkoop en de besluitvorming in een organisatie. BVP is een aanbestedingsmethode die gebaseerd is op respect voor beider expertise. Vertrouwen in elkaars kunnen speelt een hoofdrol, waardoor het ook de basis legt voor de verdere samenwerking ná de gunning.

‘Met BVP krijgt de organisatie wat het nodig heeft’

Doordat de reikwijdte van BVP groter is dan het aanbestedingsproces vraagt de inzet wel wat van beide partijen. Aan de ene kant volstaat Inkoop niet langer met het tot in detail vastleggen wat experts uit de organisatie ze vertellen. Anderzijds is van belang zich in te leven in de materie en zo te kunnen inschatten wat de kaders zijn voor leveranciers. Bij de gunning beoordeelt Inkoop of de aanbesteding werkelijk aan de vraag beantwoordt. Expertise die niet zonder meer kan worden ingebed in een organisatie. Begeleiding, zeker van grotere aanbesteding, is essentieel.

Werkelijk wendbaar
Voor inkoopmedewerkers maakt de inzet van BVP het werk een stuk interessanter. In plaats van eindeloos details uit te moeten werken en beoordelen, kunnen ze zich weer op de grote lijnen richten. Samen met experts uit de eigen organisatie en externe adviseurs met specialistische kennis gaan ze op positieve wijze aan de slag om ervoor te zorgen dat de beste partij wordt ingeschakeld op basis van de juiste (niet een technische) vraagstelling en dat de juiste impact op de organisatie wordt bepaald,. Een geslaagde aanbesteding zorgt ervoor dat alle betrokkenen, ook later in het proces, goed samenwerken en weten wat er van ze verwacht wordt. Dat de opdrachtnemer energie stopt in de realisatie van de einddoelen en niet in het definiëren van eventuele kosten voor mogelijk meerwerk, bijvoorbeeld. En daarmee brengt Inkoop die wendbare, proactief opererende organisatie wel heel dichtbij.

 

Door: Gerard Jans

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

 

Afbeelding 

KPN Lokale Overheid

Röntgenlaan 75 2719 DX Zoetermeer

Postbus 19535, 2500 CM Den Haag

070 – 343 69 00

kpnlokaleoverheid.nl

info.lokaleoverheid@kpn.com

 

Meer nieuws

Whitepapers

Afbeelding

 

‘Alleen door kennis uit te wisselen, komen we samen verder,’ stelt José Brenninkmeijer in deze eerste uitgave van Minds, het nieuwe magazine van KPN Consulting. ‘Met mooie voorbeelden brengen we de nieuwe wereld tot leven. Laat je verrassen door slimme tools en gadgets en inspireren door bijzondere samenwerkingen.’

 

Bekijk het online magazine hier 

Is de BIG al ingeburgerd in uw informatiebeveiliging?

Afbeelding

Afbeelding

Aansluiting op digikoppeling-Generieke Berichten Platform

Lokale overheden veranderen

Afbeelding

Bloggers