of 59236 LinkedIn

Bezuinigingstaakstelling en de gemeentelijke ICT organisatie

Reageer

Waar moet ik als ICT manager beginnen?

Gemeenten worden geconfronteerd met bezuinigingstaakstellingen. Ook de ICT organisatie van een gemeente zal hier een steentje aan moeten bijdragen. Hoe kan de ICT organisatie de kosten omlaag brengen zonder dat de kwaliteit van de ICT dienstverlening in gevaar komt? Vergaderingen met de ICT manager gaan niet meer over het op peil houden van de kwaliteit van de ICT dienstverlening. In plaats daarvan gaat het over kosten besparen en nog eens kosten besparen. Zit u, de ICT manager, met de handen in het haar en weet u niet waar u moet beginnen?

U bent niet de enige. Helaas kunt u niet de oorzaak van het probleem wegnemen. Immers, het reduceren van kosten krijgt u opgelegd. Het enige wat u kunt doen is symptoombestrijding: het reduceren van uw kosten zodat het probleem verdwijnt. Kosten reduceren binnen de gemeentelijke ICT organisatie kan op verschillende manieren. Hieronder volgen vijf praktische en in onze ervaring relatief eenvoudige efficiency maatregelen om kostenbesparingen te realiseren.

 

Reduceer applicaties en applicatiebeheer

Als gemeentelijke ICT organisatie biedt u diverse applicaties aan de gemeentelijke medewerkers. In de loop der jaren loopt het aantal applicaties aardig op. Het applicatiebeheer is ingericht op basis van het aantal applicaties. Zoals bij iedere organisatie zijn er hoogstwaarschijnlijk meerdere applicaties niet meer in gebruik en zijn er diverse applicaties met overlappende functionaliteit. Het uitfaseren van niet of nauwelijks gebruikte applicaties en het terugbrengen van applicaties met overlappende functionaliteit tot één applicatie leidt tot een afname in het aantal applicaties en daarmee het aantal benodigde uren aan applicatiebeheer. Het besparingspotentieel van applicatie rationalisatie kan in onze ervaring oplopen tot wel 60% van de huidige kosten voor applicatiebeheer.

 

Vermijd licentiekosten

Licentiekosten voor applicaties vormen een aanzienlijke kostenpost binnen ICT organisaties. Ook hier kunt u een kostenbesparing realiseren, en wel door de bestaande applicaties en bijbehorende licenties zoveel mogelijk te vervangen door een freeware applicatie met dezelfde functionaliteit. Hierdoor bespaart u op licentiekosten en supportcontracten. Daarnaast kunt u ook besparen op licentiekosten van toekomstige applicaties. Regelmatig denkt een medewerker voor de ICT organisatie en vraagt zelf om een specifieke, in de consumentenmarkt bekende, applicatie. Door te vragen naar de benodigde functionaliteit i.p.v. de applicatie en een daarbij passende freeware applicatie te selecteren en aan te bieden, kunt u licentiekosten soms volledig vermijden. Een voorbeeld hiervan is de applicatie Workpace (indicatie €80) en de alternatieve freeware applicatie Workrave (indicatie €0).

 

Zet hardware efficiënt in

Desktops, laptops en thuiswerktokens zijn bekende apparaten binnen iedere organisatie. De meeste medewerkers hebben minimaal één apparaat. Voor een ICT organisatie is het essentieel om in kaart te hebben of al deze apparaten daadwerkelijk worden gebruikt. Immers, ieder apparaat moet worden aangeschaft en ook worden beheerd, wat kosten met zich mee brengt. Door inzicht te hebben in het daadwerkelijke gebruik kunt u deze apparaten, wanneer deze niet of nauwelijks worden gebruikt, terugvorderen en herinzetten. Dit bespaart u onnodige aanschafkosten voor nieuwe desktops, laptops en thuiswerktokens en daarbij behorende beheerskosten voor nieuwe aanvragen.

 

Versober hardware accessoires

Ook kunt u ervoor kiezen de bestaande apparaten qua type te versoberen of goedkopere hardware accessoires aan te schaffen. Denk daarbij aan het wijzigen van het formaat beeldscherm en het vervangen van dure beveiligde USB sticks door goedkope standaard USB sticks met freeware beveiligingssoftware. Het wijzigen van het formaat beeldscherm van 23” (indicatie €160) naar 19” (indicatie €90) bespaart u €70 per beeldscherm. Het vervangen van een beveiligde USB stick van 8GB (indicatie €40) door een goedkope standaard USB stick met freeware beveiligingssoftware (indicatie €10) bespaart u €30 per USB stick.

 

Haal de overlap uit contracten

Contracten met ICT leveranciers bevatten regelmatig een onderhoudscomponent. Het beheren van contracten en het daadwerkelijk benutten van alle mogelijkheden in een contract is een karwei op zichzelf. Het zal u niet verbazen dat er ook hier kosten worden gemaakt voor diensten waarvan geen gebruik wordt gemaakt. Daarnaast is het door de veelheid aan contracten mogelijk dat u meerdere contracten heeft en kosten maakt voor dezelfde dienst. Het inhoudelijk heronderhandelen van bestaande contracten en het opzeggen van niet gebruikte of dubbel afgenomen contracten kan aanzienlijke onnodige kosten besparen. Een inhoudelijke contractbeheerder kan vaak gemakkelijk de eigen salariskosten terugverdienen en daar bovenop nog een besparing realiseren voor de organisatie.

 

De hierboven genoemde efficiency maatregelen kunnen binnen de ICT organisatie worden opgepakt en hebben een beperkte impact op de ICT dienstverlening. Heeft u al diverse efficiency maatregelen genomen? Dan kan het zo zijn, met behoud van de huidige ICT dienstverlening, dat u pas kunt voldoen aan de bezuinigingstaakstelling op de lange termijn wanneer de gemeente haar bezuinigingstaakstelling heeft volbracht en het aantal medewerkers daadwerkelijk is gereduceerd.

Immers, het aantal beheerde gebruikers en hardware nemen af wat resulteert in een afname van kosten voor de ICT organisatie. Volstaan de genoemde efficiency maatregelen niet en moet u toch op korte termijn aan de bezuinigingstaakstelling voldoen? Ga dan over op het overwegen van fundamentele maatregelen zoals het afschaffen van een specifiek product of dienst, het stopzetten van projecten of het versoberen van service levels. Dit zal echter een direct effect hebben op uw totale ICT dienstverlening.

 

Joey van der Capellen MScBA – Consultant Government & Education @ KPN Consulting

Pieter-Bas Nederkoorn – Portfoliomanager @ KPN Lokale Overheid

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

 

Afbeelding 

KPN Lokale Overheid

Röntgenlaan 75 2719 DX Zoetermeer

Postbus 19535, 2500 CM Den Haag

070 – 343 69 00

kpnlokaleoverheid.nl

info.lokaleoverheid@kpn.com

 

Meer nieuws

Overvolle vuilcontainers

Whitepapers

Afbeelding

 

‘Alleen door kennis uit te wisselen, komen we samen verder,’ stelt José Brenninkmeijer in deze eerste uitgave van Minds, het nieuwe magazine van KPN Consulting. ‘Met mooie voorbeelden brengen we de nieuwe wereld tot leven. Laat je verrassen door slimme tools en gadgets en inspireren door bijzondere samenwerkingen.’

 

Bekijk het online magazine hier 

Is de BIG al ingeburgerd in uw informatiebeveiliging?

Afbeelding

Afbeelding

Aansluiting op digikoppeling-Generieke Berichten Platform

Lokale overheden veranderen

Afbeelding

Bloggers