of 59221 LinkedIn

Sturen op kwaliteit in het sociaal domein

Reageer

Belangrijke stap naar realisatie Digitale Agenda 2020.
De transitie van productieverantwoording naar prestatiesturing in het sociaal domein is al jaren in volle gang, maar er zijn nog twee uitdagingen die moeten worden getackeld. Ten eerste: hoe meet je prestatie c.q. kwaliteit in relatie tot gedrag en ontwikkeling van mensen? Ten tweede: hoe leg je de prestatie vast zonder de registratielast nog verder op te laten lopen?

Het verantwoorden en bekostigen op basis van productie is een inspanningsverplichting. Het zegt iets over wat je als zorgverlener hebt gedaan, niet wat je hebt bereikt. Wat je hebt gedaan, kun je in cijfers uitdrukken: P maal Q. Meten heeft betrekking op het kwantificeren van verschijnselen. Het aantal begeleidingen en activiteiten dat uitgevoerd is, kan objectief geteld worden. Zorgprocessen zijn echter voor een groot deel maatwerk en fingerspitzengefühl. Er dient dan ook een menukaart van een beperkt aantal mogelijke activiteiten bepaald te worden voordat je de inspanning kunt meten.

Wat je hebt bereikt, wil je natuurlijk ook graag kwantificeren. In een voetbalwedstrijd meet je het resultaat door het aantal doelpunten of gewonnen wedstrijden te tellen. Maar resultaat is in het sociaal domein meestal niet zo eenvoudig en objectief te kwantificeren. Het is net zo subjectief als de vraag of je goed hebt gevoetbald.

Prestatie-indicatoren
Prestatie-indicatoren gaan niet over de inspanning die verricht is, maar over bereikte resultaten. Output is een vorm van prestatie- indicatoren. Dit zijn directe doelen die je met een bepaalde inspanning (P maal Q) wilt behalen. Voorbeelden hiervan zijn verleende diensten, besparing en substitutie. De output beïnvloedt, vaak indirect, de outcome. Dit zijn de ‘doelen achter het doel’. Deze zijn vaak gerelateerd aan de strategische en maatschappelijke doelstellingen van financiers en verantwoordingspartijen.

Denk daarbij aan zelfredzaamheid, participatie en veiligheid. Wij adviseren om eerst gezamenlijk de outcome te bepalen. Immers, we doen het uiteindelijk voor onze cliënten en de maatschappij. Pas daarna bepaal je de output. Een strategiekaart/doelenboom is een handig hulpmiddel om de causale relaties tussen output en outcome inzichtelijk te maken. Nadat de output en outcome zijn bepaald en geprioriteerd, volgt de stap om voor elk doel kritische prestatie indicatoren (KPI’s) uit te werken. Let op: output KPI’s kunnen doorgaans eenvoudig gekwantificeerd worden, maar outcome KPI’s zijn vaak kwalitatief en niet eenvoudig te kwantificeren.

Registreren
Voor het monitoren van de prestatie-indicatoren is het een uitdaging om het registreren zo gebruikersvriendelijk mogelijk te maken. De registratielast in het sociaal domein nadert immers zijn grenzen. Hoe vaak hoor je niet de verzuchting: “Ik kom helemaal niet meer aan mijn werk toe.” Wanneer je wilt sturen op kwaliteit, is een nulmeting op nieuwe indicatoren nodig, gevolgd door een frequente herhaalmeting. Bestaande cliëntregistratiesystemen zijn gefocust op het registeren van productiecijfers. Mogelijkheden voor het registreren van prestaties dienen zelf toegevoegd of apart gecreëerd te worden. Ook de werkwijze moet worden aangepast. Behalve extra registraties, is een cultuuromslag naar continu leren benodigd. Dit betreft een fundamentele omslag van een lineaire naar cyclische werkwijze, waarin herhaaldelijk geëvalueerd wordt. Daarbij is het ook zaak om de uitnutting van de te verwachte zorgkosten voortdurend te monitoren.

In veel gevallen wordt er nog niet geregistreerd tijdens het verlenen van zorg, maar achteraf. Thuis, op een trage en niet gebruikersvriendelijke computer als de dag er al op zit. Vooral als de zorgverlener geen toegevoegde waarde inziet van al dit registreren, wordt dit als een opgelegde last ervaren.

Praktische oplossingen
Het tot een minimum beperken van de registratielast lijkt wellicht een onmogelijke uitdaging. Toch zijn er wel degelijk praktische oplossingen om het registreren, weliswaar niet leuker, maar wel makkelijker te maken.

Veel registraties zijn niet strikt noodzakelijk voor het uitvoeren van de zorgtaken, maar zijn opgelegd door steeds wisselende wet- en regelgeving en verantwoordingseisen. Deze registraties worden in het beste geval op een onlogische plek in de bestaande cliëntregistratiesystemen geïncorporeerd. Nog vaker worden deze buiten de bestaande registraties in losse systemen opgenomen en meestal werkt dit niet op een mobiel apparaat.

Het bouwen van een webgebaseerde invoerschil bovenop de verschillende registratiesystemen, zodat de zorgverlener één logische invoermodule voor zich krijgt, doet wonderen. Dit is wel vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Veel cliëntregistratiesystemen zijn verre van open en transparant dus het in- en uitvoeren van gegevens op een andere manier dan via de bestaande gebruikersinterface is geen sinecure. Daarbij dient de veiligheid en privacy te allen tijde te worden gewaarborgd.

Het is raadzaam om bij de aanschaf of contractverlening van ICT-systemen over deze ´openheid´ eisen te stellen. Daarnaast is het cruciaal om bij het ontwikkelen van zo´n invoerschil vanuit het proces en de behoeften van de zorgconsulent te redeneren, en niet het bestaande systeem als uitgangspunt nemen. Zo´n invoerschil hoeft niet helemaal opnieuw opgebouwd te worden. Er zijn configureerbare bouwpakketten in de markt, maar de tool dient gemodificeerd te worden naar het zorgproces, en niet andersom.

Uitvoering
In de praktijk ontbreekt kenniservaring in het sociaal domein. Het opstellen van de juiste registraties en KPI’s is een vak apart. Cruciaal hierin is de ketenalignment tussen visie, doelstellingen, KPI’s, ICT en medewerkers. Een aanpak die bewezen is in de praktijk, volgt drie stappen. Ten eerste: bepaal vanuit strategie en visie de doelen waarop je als organisatie wilt gaan sturen. Denk daarbij steeds aan de toegevoegde waarde vanuit die strategie en visie. Vraag hiervoor input en feedback van financiers, samenwerkingspartners en verantwoordingspartijen. Ten tweede: werk, samen met de zorgverleners, de KPI’s uit voor deze doelen. Als je de werkvloer niet bij de ontwikkeling betrekt, zal het nooit lukken de kwaliteit transparant te maken. Werknemers zullen in dat geval hun gedrag en prestaties niet veranderen en de performance van de organisatie blijft hetzelfde. Ten derde: zorg voor de inrichting van de schil, zodat alle betrokkenen middels een dashboard of rapportages kunnen monitoren op de KPI’s. Als prestatiesturing integraal en gefaseerd wordt aangepakt dan is het een haalbare uitdaging, die uw organisatie een strategische voorsprong geeft en letterlijk op de kaart zet.

 

Jack Mooyer, Performance Management Consultant, Hot Item

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Contactgegevens

AfbeeldingHot ITem B.V.

Danzigerkade 19

1013 AP Amsterdam

020-5810200

www.hotitem.nl

info@hotitem.nl


Meer nieuws

Aankomende events

Hot ITem organiseert geregeld evenementen waarin verschillende thema’s rondom Performance Improvement centraal staan.